Få in mer pengar genom att sälja sponsorer, inte biljetter

”Ska vi sänka biljettpriset för vårt evenemang?” är en fråga som jag har fått om och om igen av kunder och kollegor i år. Mitt svar är ett bestämt NEJ!

Det finns två huvudsakliga skäl: För det första finns det människor som har möjlighet att fortsätta att betala det vanliga biljettpriset (eller sponsringsnivån). Genom att sänka biljettpriserna (och sponsornivåerna) lämnar man pengar på bordet. För det andra sänker man förväntningarna på kommande år.

Om vissa personer och företag inte kommer att kunna delta på sina vanliga nivåer på grund av ekonomin, vad gör man då? Ring dem. Prata med dem. Berätta för dem hur mycket du uppskattar deras tidigare stöd till ditt evenemang. Förklara att du har märkt att de inte har förnyat sitt stöd för i år och fråga om det var ett misstag (om det nu skulle vara så). Om inte, fråga på vilken nivå de skulle kunna delta i år igen. Välkomna dem tillbaka på vilken nivå som helst och erbjud dem de fördelar och förmåner som hör till deras normala, högre nivå, med förhoppningen att de kommer att kunna återkomma på högre nivåer under kommande år. Gör detta med företag och privatpersoner, för sponsring och enskilda biljetter.

Mitt råd: Lämna inte pengar på bordet och sänk inte förväntningarna på ditt evenemang. Sänk inte biljettpriserna i år.

Varför ha evenemang?

Evenemang är den mest tidskrävande och dyraste typen av insamling av medel, så varför har vi dem? Evenemang är en möjlighet att:

• Presentera din organisation för dina nuvarande supportrar och medlemmar i samhället,
• Få in mycket pengar från företag och personer som kanske inte skulle ge pengar annars,
• Bygga upp din databas, och
• Skaffa fram obegränsade driftspengar, som är svåra att få in på andra sätt.

Jag anser att varje liten utvecklingsbutik bör ha evenemang, men bara ett årligen, eller högst två. (Om du planerar mer än två evenemang per år kommer du inte att ha tid för andra viktiga delar av insamlingen av medel, t.ex. individuell odling och värvning, bidragsskrivande, massutskick etc.) Trots nackdelarna med evenemang bör det vara väl värt ansträngningen om du har personalkapacitet för att anordna ett evenemang (eller två).

Evenemangskommittéer är till för att samla in medel, inte för att planera

När du planerar ditt evenemang är det första steget att bilda en kommitté med styrelseledamöter och andra medlemmar som ska fungera som din evenemangskommitté. Helst bör du ha många personer i kommittén med olika positioner, titlar och kontakter i samhället. Låt varje kommittémedlem veta på förhand att du förväntar dig att de ska köpa eller sälja minst ett bord, som ett villkor för att få sitta med i kommittén. Ange ytterligare förväntningar, t.ex. att delta i tillfälliga möten och skicka inbjudningar med personliga anteckningar till vänner och kollegor.

En evenemangskommitté är en insamlingskommitté och bör inte förväntas planera (eller förvänta sig att planera) detaljerna i evenemanget. Första gången jag ledde ett större evenemang gjorde jag misstaget att låta kommittén delta i beslut som färger på bordsdukar och val av middagsmeny. Även om du kanske har en kommittémedlem som vill vara delaktig i detaljerna kring evenemanget (och du kanske måste låta dem göra det av politiska skäl), bör detta inte vara kommitténs huvudfokus. Kommittén finns till för att hjälpa er att samla in pengar!

Eventkommitténs medlemmar har fyra huvudansvarsområden:

1. Bestämma typen av evenemang,
2. Välja hederspersoner och talare,
3. Sätta upp sponsringsnivåer och
4. Sälja biljetter och bord.

Företag alltid viktiga beslut, t.ex. val av hederspersoner och sponsringsnivåer, i en kommitté (med rekommendationer och bidrag från personalen, förstås). På så sätt säkerställer du att kommittémedlemmarna deltar och köper in sig.

Skapa förutsättningar för att samla in pengar: När evenemangskommittén har bildats är det första steget att välja typ av evenemang

När evenemangskommittén har bildats är det första steget att välja typ av evenemang. Personalen bör ha ett eller två förslag i åtanke för att vägleda samtalet. Du kanske vill starta samtalet via e-post före det första mötet, så att kommittémedlemmarna kan ha idéer när de anländer och du kan gå vidare snabbt.

Ett av de vanligaste evenemangen bland ideella organisationer är prisutdelningsmiddagen. Det fungerar bra, eftersom det fungerar som en vänskaps- och insamlingskampanj. Det finns många andra populära evenemang som golfutflykter och middagsdanser eller galor.

Och även om det finns en mängd olika typer av evenemang att välja mellan, bör du fokusera på evenemang som lätt lämpar sig för sponsringsmöjligheter. Jag anser att alla insamlingar där man säljer saker en i taget är dåliga insamlingar. Till exempel kakförsäljning (utom när det gäller flickscouterna). På samma sätt är tidskriftsförsäljning, försäljning av omslagspapper, bakförsäljning, biltvättar osv. dåliga insamlingsevenemang för alla små organisationer. (Skolor är kanske undantaget från denna regel, eftersom de har en enorm arbetskraftsreserv – studenter – som kan göra försäljningen). Sponsring är nyckeln till framgångsrika insamlingsevenemang, och du bör hålla dig borta från evenemang där saker och ting säljs en i taget (oavsett om det är en biljett eller en låda kakor).

Väljning av hedersmedlemmar

Om du ska ha en prisutdelning eller en gala är det ett viktigt steg att välja rätt hedersmedlemmar, eftersom hedersmedlemmarna kan köpa och sälja sponsring åt dig. Gör en lista över företag, privatpersoner, stiftelser och grupper som stöder din organisation. Vilka skulle ni vilja hedra och som har möjlighet och som har möjlighet att köpa och sälja sponsorer. Utnyttja dina kommittémedlemmars kontakter i samhället för att säkra de bästa möjliga hedersdoktorerna.

De flesta organisationer väljer att ha mer än en hedersdoktor, för att utnyttja så många sponsorer och bord som möjligt. Min tumregel är inte mer än tre till fyra hederspersoner. Om du har fler än fyra, urvattnar det betydelsen av hedersbetygelsen, både på inbjudan och vid evenemanget. Att ha för många hedersmedlemmar skapar också ett långt och tråkigt program.

En anmärkning: att ha en politiker som hedersmedlem är alltid en bra idé (förutsatt att du har mer än en hedersmedlem), men han/hon kommer sällan (nästan aldrig) att generera någon biljettförsäljning eller några sponsorer.

Förutsättning av sponsornivåer

Nyckeln till ett lyckat evenemang är att sälja sponsorer, inte (bara) biljetter. Jag har alltid ett biljettpris för de få personer som kommer att vilja köpa dem, men huvudfokus bör ligga på att sälja bord eller sponsorpaket. Evenemangsintäkterna tas upp i en traditionell insamlingspyramid (tio procent av människorna ger nittio procent av gåvorna, och nittio procent av människorna ger tio procent av gåvorna). Så börja där pengarna finns och be om sponsring.

Förra året anlitades jag av en organisation för att hjälpa till att samla in mer pengar vid deras årliga evenemang. Efter att ha granskat sponsornivåerna för evenemanget rekommenderade jag att de skulle höja dem avsevärt från en toppnivå på 5 000 dollar till en toppnivå på 15 000 dollar. Det fanns ett stort motstånd från styrelsen och den verkställande direktören, men jag övertygade dem om att ge det en chans. Vi skapade nivåer på 15 000 dollar, 10 000 dollar och hade 5 000 dollar som lägsta nivå (vilket hade varit den högsta nivån året innan). Med de nya sponsringsnivåerna på plats fick de tre toppsponsorer (15 000 dollar vardera) och två sponsorer på 10 000 dollar. Från de fem största givarna samlade de in mer pengar än vad de någonsin hade samlat in vid detta evenemang tidigare år, och det var innan de hade sålt en enda biljett, annons i tidningen eller auktionsartiklar. Det är onödigt att säga att de samlade in mer än dubbelt så mycket som de någonsin tidigare hade samlat in vid detta evenemang, helt enkelt genom att ha lämpliga sponsringsnivåer.

Denna berättelse innebär inte att 15 000 dollar är en lämplig nivå för alla organisationer, vilket är anledningen till att det är viktigt att din kommitté hjälper till att fastställa sponsringsnivåerna. Ska borden kosta 1 000 dollar, 5 000 dollar eller 25 000 dollar? Detta beslut beror på din organisation och din styrelse. Har ni några VD:ar eller vice VD:ar från företag i er kommitté eller i er styrelse? Fråga dem om de skulle vara villiga att sponsra middagen för 25 000 dollar – eller den högsta nivå som din kommitté kan tänka sig. Om de är villiga, kommer andra också att vara det – och det kommer att sätta en hög standard för kommande år. Sälj inte din organisation för lite. Om du sätter sponsorpriserna lågt kommer det att bli svårt att höja priserna avsevärt efter det första året.

Det är viktigt att ha ungefär tre sponsringsnivåer, och du kan kalla dem vad du vill (välgörare, vän, bordssponsor – vad som helst). Sätt den högsta nivån så högt att det är okej om du inte får någon, och om du får en blir du jätteglad.

Oavsett vilka nivåer du väljer bör du kunna få 3-5 sponsorer på mellannivå (om du inte kan det kanske dina nivåer är för höga, och omvänt, om du får mer än två på den högsta nivån kan dina nivåer vara för lågt satta). Få åtaganden från kommittémedlemmar och styrelseledamöter om vilka nivåer de kan sponsra på innan du annonserar dem till allmänheten.

Sökande av sponsorer och försäljning av biljetter

Att skapa stöd för evenemanget och för din organisation är kommitténs viktigaste ansvarsområde. När kommittémedlemmarna har åtagit sig att sponsra sitt eget bord bör de hjälpa dig att be om stöd från sina kontakter (vänner och kollegor). Personalen måste hjälpa till med denna process genom att skapa alla brev, kuvert och slutföra utskick. Frivilliga (kommittémedlemmar) bör ombes att få en lista över personer att skicka inbjudningar till och uppmuntras att skriva personliga kommentarer på själva inbjudan eller på ett följebrev. De bör också uppmanas att ringa telefonsamtal före och efter inbjudan för att uppmuntra deltagande från sin lista.

Inbjudningarna i sig genererar faktiskt väldigt få sponsorer. Det är innan inbjudningarna skickas ut som det faktiskt sker en värvning av sponsorer. Jag har alltid en förhandsinbjudan, ett sponsringsformulär och ett följebrev som kommittémedlemmarna kan skicka till sina kontakter. Dessa formulär omfattar endast de två högsta nivåerna av sponsring. Styrelseledamöterna kanske motsätter sig denna strategi, men genom att inkludera de lägre nivåerna på formuläret ger ni företagen en ”enkel utväg”. Om de tackar nej till de högre nivåerna kan du återkomma till dem med den lägre sponsringsnivån. Återigen bör kommittémedlemmarna skicka uppföljande e-postmeddelanden och ringa uppföljande samtal till sina kontakter.

Ett sista ord