Har distraktionerna ett slut?

Del 1: Fokusera på distraktioner

Hur många gånger har du satt dig ner i början av dagen, förväntansfull att få en massa uppgifter gjorda, bara för att bestämma dig för att snabbt kolla din e-post och sedan snurra in i en dag som inte resulterar i något mer än att du äntligen får veta vem som faktiskt satte dit Roger Rabbit?

Tid är en begränsad resurs, och vår förmåga att fokusera under den tiden tycks vara i allvarlig fara.

I själva verket visar studier att distraktioner sker en gång var elfte minut och att människor byter uppgift i genomsnitt var tredje minut och femte sekund.

Så, tack och lov är det inte bara du som slutar skriva en presentation bara för att gå iväg och leta efter texten till öronormen som fastnat i din hjärna.

Distraktioner är ett stort problem på dagens arbetsplats. En snabb minut för att scrolla på Twitter kan lätt bli en snöboll av timmar av förlorad koncentration. Forskning från Dr. Gloria Mark vid University of California Irvine säger att det kan ta nästan 25 minuter att uppnå samma sinnestillstånd i den ursprungliga uppgiften efter att ha blivit distraherad.

Mycket mer än förlorad tid

Den inverkan som distraktioner har är inte bara tid, utan även arbetets kvalitet. I en studie från Institute of Psychiatry vid King’s College i London avbröts vissa deltagare med e-postmeddelanden och andra distraktioner när de gjorde ett IQ-test. Dessa deltagare fick i genomsnitt tio poäng lägre än kontrollgruppen som lämnades oavbrutet. För att sätta detta i ett sammanhang kan nämnas att personer som rökte marijuana strax innan de gjorde testet endast fick 8 poäng lägre.

I en annan studie krävde dr Mark att försökspersonerna skulle besvara en uppsättning e-postmeddelanden. En grupp personer lämnades ostörda medan den andra gruppen ständigt avbröts med telefonsamtal och meddelanden. Med hjälp av en arbetsbelastningsskala från NASA upplevde gruppen som blev avbruten förhöjda nivåer av stress, frustration, ansträngning, press och mental utmattning.

Inte alla distraktioner är likadana

Alla kan alla känna igen sig i att bli distraherade, men det finns många olika typer av distraktioner och att förstå skillnaden kan vara nyckeln till att övervinna dem.

Goda vs. dåliga

När du tänker på distraktioner tänker du förmodligen på de metaforiska trollen som springer runt på kontoret och orsakar kaos.

Men nya studier har visat att distraktioner också kan vara bra. En studie från Northwestern University visade att när man tar itu med ett komplext problem kan en viss tid som spenderas i omedvetet, distraherat tänkande i slutändan hjälpa dig att prestera bättre när du återvänder till kärnfrågan.

Vad sägs om att du jobbar med ett projekt och att en kollega kommer förbi ditt skrivbord. Hon ställer några frågor om projektet eller ger dig ny information om det, vilket ger upphov till några positiva resultat. Dessa goda distraktioner kan vara nödvändiga sociala interaktioner som föryngrar och vitaliserar ditt sinne och som är avgörande för hög produktivitet.

Dåliga distraktioner slutar med att ditt ursprungliga arbete blir sämre eller ogjort. Dåliga distraktioner är vanligtvis perifera eller helt orelaterade till det arbete du ville göra. De drar bort dig och hjälper dig inte att återvända till det du ursprungligen höll på med.

Fysiska kontra digitala

Fysiska distraktioner sker i utrymmet runt omkring dig, som någon som spelar upp en högljudd video, eller de där hungerkänslorna som slår till precis när du sätter dig ner för att avsluta något viktigt. Digitala distraktioner å andra sidan överfaller dig med surrningar, dings eller små röda meddelanden som ber om att bli kontrollerade.

Internt vs. externt

Det är vanligt att peka med fingret och skylla distraktioner på saker runt omkring dig – bullriga medarbetare, chattmeddelanden eller dåliga kontorsplaner. Men tänk på när du senast hade två solida timmar på dig att arbeta med ett projekt utan att någon störde dig. Var det inte lika svårt att hålla sig fokuserad? Faktum är att studier visar att upp till hälften av distraktionerna är självförvållade.

Intern distraktion kallas också för självavbrott. De inträffar när du läser en blogg och sedan tar upp din telefon eller kollar sociala medier utan anledning. Medan du är mitt uppe i något annat dyker en slumpmässig tanke upp i din hjärna (”Vad händer med hönsägg när de fryser?”), och tjugo minuter senare undersöker du områdeslagar för att ha en egen stadsodling.

Dr. Marks forskning visade att när externa avbrott minskar, ökar de interna avbrotten. Så även om du blockerar några timmar för att få ett fokuserat arbete gjort, är det fortfarande lika troligt att du slösar bort din tid på saker som du inte ville göra.

Har jag lyckats fokusera, eller fokuserar jag på att fokusera?

Var det inte bättre förr?

Är distraktioner bara ett modernt digitalt fenomen? Eller är våra hjärnor gjorda för att vandra iväg vid första bästa tillfälle?

Distraktioner går längre tillbaka än du tror. Beatriz Arantes, senior forskare och psykolog på Steelcase, tror att det har sina rötter i vår evolution.

”Ur överlevnadssynpunkt var det viktigt att vara uppmärksam på sin omgivning eftersom det kan finnas något som är en möjlighet eller ett hot. Vi är förprogrammerade för att lägga märke till andra saker och kan inte stänga av vår uppmärksamhet på omgivningen”, säger hon till The Guardian.

År 1830 stod Victor Hugo inför en omöjlig deadline; han hade mindre än sex månader på sig att komma med en ny bok, men han fortsatte att skjuta upp den. För att hjälpa honom att fokusera bad han sin assistent att ta alla sina kläder, låsa in dem i en kista och lämna huset. Han lämnades i sitt rum utan några lämpliga kläder, vilket tvingade honom att stanna inomhus och skriva. The Hunchback of Notre-Dame publicerades två veckor före deadline, i januari 1831.

Och hur apokryf historien än må låta kan man inte förneka det faktum att människor alltid har varit medvetna om de skadliga effekterna av distraktioner. David Lavendas artikel på Fast Company pekar på Petrarca, 1300-talets vetenskapsman, som i The Life of Solitude skrev: ”Stäng dörrarna till dina sinnen för att uppnå ensamhet i närvaro av andra människor”.

Men med smartphones och obegränsade dataplaner är väl distraktioner i dag mycket värre än arbetare i det förflutna, eller hur?

Det är den förbannade teknikens fel

Distraktioner och ny teknik har alltid varit kopplade till varandra. Detta går så långt tillbaka som till Sokrates som trodde att handlingen att skriva ner saker och ting skulle minska hjärnans förmåga att hålla information och distraherar den med överflödig information.

Varje ny teknik har både löften om ökad produktivitet och en benägenhet att driva sina användare till fler distraktioner. Som Sokrates förutspådde innebär ökad produktivitet och fler förbindelser mer buller och fler saker att sålla bland. Människor har därför alltid varit tvungna att höja sin nivå när det gäller att hantera distraktioner när ny teknik dyker upp. Den kommer mycket snabbare nu för tiden, men människans förmåga att hantera de nya distraktionerna har inte ökat i samma takt.

Men vad händer när tekniken själv försöker distrahera dig?

Max Stossel från Center for Humane Technology avslöjar att målet för många nystartade teknikföretag är att fånga och hålla någons uppmärksamhet i minst två minuter. När du har en hel ekonomi och ett värderingssystem som bygger på hur mycket uppmärksamhet du har är det naturligt att företagen försöker ta reda på vad som fångar användarnas uppmärksamhet. ”Det är en kapplöpning till botten av hjärnstammen”, som Tristan Harris uttrycker det.

Stossel säger att den verkliga spelförändringen i dag är att det inte är en person som försöker locka dig, utan en algoritm. ”Det algoritmen lär sig är hur den bäst kan behålla vår uppmärksamhet.” När du har en maskin som är skapad och har incitament för att dra dig bort från det du höll på med har du ett stort distraktionsproblem.

Multitasking är så 1995

Rapporterna har funnits ute länge som säger att multitasking är en myt och att din hjärna faktiskt inte kan fokusera på mer än en sak åt gången. Det är faktiskt nästan omodernt i moderna företag att hävda att man är bra på multitasking.

Men folk gör det ändå hela tiden.

Multitasking har omdefinierats, inte som att göra mer än en sak samtidigt, utan som att snabbt växla från en uppgift till en annan. Så när du gör en djupgående analys av en försäljningsrapport och sedan kollar dina telefonmeddelanden och sedan kollar du snabbt din e-post är det multitasking.

Multitasking är att omfamna distraktioner. Det är att arbeta som en triagesköterska på akutmottagningen som bara väntar på att nästa sak ska komma in genom dörren. Människor som multitaskar är ofta så beroende av det att de inte kan inse att de gör det.

Men att luta sig mot distraktioner hjälper ingen. American Psychological Association rapporterar att ”även korta mentala blockeringar som skapas genom att växla mellan olika uppgifter kan kosta så mycket som 40 procent av någons produktiva tid”.

Clifford Nass, psykologiprofessor vid Stanford University, säger: ”Dagens oavbrutna multitasking slösar faktiskt bort mer tid än det sparar”, och det finns bevis för att det kan döda din koncentration och kreativitet också.

Gå tillbaka till det ögonblick då du börjar din arbetsdag på nytt. Hur skulle det vara att bryta igenom allt utan distraktioner och åstadkomma det du alltid drömt om?

Har du sett en konsert där violinisten ”förlorar” sig själv i sitt arbete, helt uppslukad och omedveten om tidens gång eller sin omgivning? Eller sett en basketspelare som kan göra mål efter behag oavsett hur starkt försvaret är?

Dessa människor har nått ett tillstånd som kallas flow.

Flow är en term som myntades av den ungersk-amerikanske psykologen Mihaly Csíkszentmihályi. Han studerade högpresterande personer inom många områden och lade märke till mönster i hur de talade om sina mycket produktiva perioder. I sitt TED-talk berättar han om en kompositör som hade en tid då han skrev musik utan friktion, fri från distraktioner. Kompositörens hjärna arbetade så flytande och snabbt att kompositören inte ens kunde observera det.

Csíkszentmihályi började märka samma sak hos poeter, konstnärer, idrottare och till och med företagsledare. Han använde termen flow för att beskriva ett tillstånd där du är helt involverad och nedsänkt i ditt arbete, oövervinnerlig från distraktioner. Det är ett tillstånd av extas och stor inre klarhet.

Du kanske har upplevt detta på kontoret vid enstaka tillfällen. Kommer du ihåg när du satte på dig hörlurarna och började skriva, men sedan insåg att musiken slutade spelas för länge sedan? Ändå satt du där i två timmar, i total trance, helt uppslukad och pumpade ut ett fantastiskt arbete.

Att arbeta när du är distraherad känns som att försöka springa genom knädjup lera. Att vara i flow gör att du känner att du flyger över distraktionens leriga pooler och kan leva upp till din fulla potential.

Den långa vägen till flow

Det finns tyvärr ingen hemlig formel eller genväg som du kan använda för att trolla fram flow när du vill. Faktum är att det är nästan omöjligt att tvinga fram det. Dr Mark säger att flow är ”mycket sällsynt” och att det inte inträffar särskilt ofta. För dem som upplever det måste alla dessa saker vara på plats:

1. Mycket erfarenhet. Csíkszentmihályi menar att det krävs minst tio års djup erfarenhet inom ett område innan man kan förvänta sig att nå ett flowtillstånd. Så om du precis har börjat din karriär som programvaruingenjör ska du inte förvänta dig att gå in i en felfri kodfrenesi direkt.

2. Rätt kombination av utmaning och färdigheter. Det mesta av det arbete du gör varje dag kräver inte dina mest avancerade färdigheter. Det mesta av det är inte heller extremt utmanande. Csíkszentmihályi säger att flow uppstår när du arbetar med saker som ligger på gränsen till dina förmågor och som utmanar dig djupt.

3. En hög tolerans mot distraktioner. De personer som når flow är redan experter på att hantera distraktioner. Det är inte korrekt att säga ”Jag ska komma in i ett flowtillstånd så att jag inte behöver hantera dessa distraktioner”. Faktum är att du måste ta itu med distraktionerna först för att nå flow.

Att uppnå flow är en underbar upplevelse, men det är inte något du bara kan göra på kommando genom att blinka tillräckligt hårt med ögonen. Du kan dock göra dig själv mer tillgänglig för flow genom att åta dig att bygga upp färdigheter inom ett visst område, söka utmanande arbete och bygga upp ett motstånd mot distraktioner.

Men vad kan jag göra i dag?

Då flow är ett mål som ligger mycket längre bort kan du under tiden praktisera det som Cal Newport kallar Deep Work, definierat som:

Professionella aktiviteter som utförs i ett tillstånd av distraktionsfri koncentration och som pressar dina kognitiva förmågor till sin gräns. Dessa ansträngningar skapar nytt värde, förbättrar dina färdigheter och är svåra att upprepa.

Newport kontrasterar detta med Shallow Work:

Non-kognitivt krävande, logistikliknande uppgifter, som ofta utförs medan du är distraherad. Dessa ansträngningar tenderar att inte skapa mycket nytt värde i världen och är lätta att upprepa.

Vilket av dem låter som hur du tillbringade din dag i går?

Objektivt arbete är det som driver stress, depression och är de mest sannolika uppgifterna som kommer att överlämnas till AI. På sätt och vis är både vårt välbefinnande och vår överlevnad i arbetslivet att kunna göra övergången från ytligt till djupt arbete.

Men de flesta människor är inte mer förberedda för att hoppa in i djupt arbete än de är för att börja grundutbildningen för militären. I Deep Work berättar Newport historier om människor som var tvungna att öva på dessa färdigheter i flera år innan de behärskade förmågan att hålla sig uppmärksamma. Så hur kan du komma igång?

Att träna sig själv för djupt arbete och undvika distraktioner kräver mycket arbete. Din uppmärksamhet är som en muskel. Du måste träna den regelbundet för att förbättra den. Precis som du inte kan göra ett trippel lutz-hopp i skridskoåkning efter ett varv runt isen, kommer du aldrig att nå ett tillstånd av flow förrän du har konditionerat din hjärna för att fokusera.

Så, varje gång du framgångsrikt undviker en negativ distraktion bygger du styrka varje gång du lyckas undvika en negativ distraktion. Men som alla som följer en diet- eller träningsplan vet är det väldigt lätt att glida tillbaka till gamla vanor.

Vi har samlat några av de bästa idéerna om hur du kan träna ditt sinne att hantera distraktioner bättre. Alla kommer inte att fungera för dig, men du bör kunna hitta några idéer som kan hjälpa dig att bekämpa distraktioner.

Förstå inte här

Här är några go-to staples från det förflutna som bara är dåliga idéer när det gäller att bygga upp din uppmärksamhet.

1. Försök inte hårdare. En av de mest intressanta delarna av Dr Marks studie är hur människor kompenserade när de hade blivit distraherade. Hon sade: ”När människor befinner sig i miljöer där de upplever ett stort antal avbrott tenderar de att påskynda sitt arbete”. Det är den där galna eftermiddagsrusningen för att äntligen bli klar med presentationen innan du måste vara hemma för att hämta ditt barn från skolan.

Men detta har alltid ett pris. Det ökar stress, frustration, tidspress och ansträngning. I en studie från Michigan State fick korta avbrott i ett tidsbestämt experiment deltagarna att anstränga sig hårdare, vilket fördubblade deras felprocent.

2. Förvänta dig inte mer av dig själv. Ibland behöver du bara ställa om dina förväntningar. Med tanke på den tid som alla har på en dag finns det bara så mycket som kan åstadkommas. I ett kapitel med titeln First Things First i The Effective Executive påpekar Peter Drucker att Mozart kunde arbeta på och slutföra flera kompositioner samtidigt. Men nästan alla andra berömda kompositörer var tvungna att göra en i taget. Drucker säger att det är ett misstag att anta att man är en undantagslös person. Ställ om dina förväntningar så att du fokuserar på en mycket viktig sak i taget.

3. Vänd dig inte till tekniken först. Det finns många bra verktyg som hjälper dig att kontrollera dina distraktioner. Men en av de främsta orsakerna till distraktioner är att ha för många appar från början. De flesta av de effektiva sätten att minska distraktioner inkluderar att eliminera användningen av vissa appar eller kräver åtminstone inte att man lägger till mer teknik.

Håll dig i minnet att tekniken finns för att göra människor mer produktiva, men den öppnar också upp dig för fler distraktioner. Om du behöver hjälp med att hantera distraktioner kan du minska ditt teknikberoende tills du blir bättre på att hantera det du har.

Vad exakt undviker du?

Som tidigare nämnts finns det flera typer av distraktioner. Att säga ”jag ska undvika alla distraktioner” är ungefär lika hjälpsamt som att säga ”jag ska inte äta dålig mat”. Vilka distraktioner är de mest skadliga för dig? Fysiska eller digitala? Externa eller interna? När du har identifierat de största bovarna kan du utveckla en strategi för att specifikt rikta in dig på dessa för att börja.

Vi har kurerat dessa listor enligt de idéer som hjälper till att slå externa eller interna distraktioner, inklusive både digitala och fysiska distraktioner.

Idéer för att besegra externa distraktioner

Digitala

4. Ta bort varningar och meddelanden. Tyvärr kommer de flesta program med fulla varningar som standard, vilket tvingar dig att ställa frågan ”Vill jag inte ha de här notiserna?”, istället för den mer hjälpsamma ”Behöver jag verkligen de här notiserna hela tiden?”. Om ditt mål är uppmärksamhet är det bättre att missa en viktig avisering en gång än att behöva simma genom hundratals onödiga aviseringar varje dag.

5. Stäng av meddelandeappar när du gör djupgående arbete. Du kanske känner pressen att hålla kontakten med ditt team hela tiden, men inte ens meddelandeappar bör vara på dygnet runt. När du sitter ner för fokuserat arbete ska du stänga av dem eller sätta dem på stör ej-läge. Kom ihåg att när du har notiser påslagna är du alltid multitasking, vilket i praktiken innebär att du säger: ”Jag ska göra det här jätteviktiga arbetet OCH vara tillgänglig om någon vill dela en rolig GIF.”

6. Behandla din e-post som en riktig inkorg. Vad skulle du tycka om den person som tillbringade hela dagen med att ”arbeta” i postrummet? Ganska distraherande. Ron Friedman säger att ”arbeta” inne i en e-postklient är ”som att banta i ett konditori”. Kontrollera i stället din e-post vid några tillfällen under dagen, men följ Nir Eyals råd att använda den för triage, inte för svar.

7. Ha samtal i realtid. Formstacks vd Chris Byers säger: ”E-post bryter en 15-minuters konversation över flera dagar, var och en är ett avbrott”. Ta telefonen eller träffa någon personligen när svaret är komplicerat eller kräver mer än ett snabbt svar. Varje e-postutbyte som går fram och tillbaka mer än tre gånger hade förmodligen kunnat hanteras med ett kort telefonsamtal.

Fysiskt

8. Bär hörlurar under fokuserad arbetstid. Även om de inte är idiotsäkra har hörlurar blivit det öppna kontorets ”stör inte”-skylt. Om musik distraherar dig, hitta några spelare för vitt eller bakgrundsbrus, eller behåll bara hörlurarna på som ett tecken på att du inte vill bli störd.

9. Be om bättre möteskultur. Möten kan vara en källa till distraktioner, särskilt om de är onödigt långa. Varje gång du blir inbjuden till ett möte bör du fråga: ”Vad står på dagordningen? Vilken information kommer att delas? Vad diskuterar vi? Vilka resultat förväntar vi oss?” Annars kan möten vara en distraktion som varar i timmar i sträck.

10. Organisera din arbetsplats. Vissa människor trivs i en något kaotisk arbetsyta, men de flesta av oss tycker att det distraherar. Att ha papper och påminnelser på skrivbordet är som att ständigt ha flikar öppna i webbläsaren med saker som du måste komma tillbaka till.

11. Gå igenom dina sinnen. Vad är det som för närvarande distraherar dig visuellt, både på din skärm och på din arbetsplats? Vilka ljud är mest sannolika för att få dig ur kurs? Frestas du alltid att sluta arbeta när doften av kaffe slår dig? Hur påverkar hungern ditt arbete? Har din kropp den bästa temperaturen för att du ska kunna fokusera utan att behöva ta en paus för att hämta en tröja?

Idéer för att besegra interna distraktioner:

12. Behåll kontrollen. Oavsett om det är digitalt eller fysiskt uppmuntrar Gustavo Razzetti människor att reflektera över varför de blev distraherade. Undviker du eller utforskar du? När du får impulsen att bryta koncentrationen, stanna upp och fråga dig om det är värt det. Om du känner att du tappar kontrollen är det dags att ta en paus, ta en promenad eller byta till en uppgift som inte kräver lika mycket fokus. Nir Eyal säger att man ska vara nyfiken i stället för dömande när det gäller distraktionsutlösare.

Tip för planering

En stor del av kampen mot distraktioner är redan vunnen eller förlorad innan din dag börjar. Om du omedelbart börjar med att kolla din e-post och dina meddelanden ber du om att distraktioner ska komma och ta över din dag. Här är några idéer för att schemalägga din tid.

13. Planera kvällen innan. Den tidpunkt då du sannolikt är medveten om hur distraktioner har påverkat dig sker när du går ut från kontoret eller stänger ner den bärbara datorn. Antingen är du upprymd över att ha fått ett bra arbete gjort, eller så mår du illa för att du inte har så mycket att visa upp för all din tid. Ta de sista 5-10 minuterna av dagen och se till att morgondagen är förberedd för framgång.

14. Var smart med tidsblock. Djupt arbete kräver flera minuter innan du kan komma in i flödet. Så planera inte att klämma in dina mycket fokuserade uppgifter under de trettio minuter du har mellan mötena. Försök att avsätta stora delar av tiden när du kan fokusera utan att behöva titta på klockan.

15. Gruppera gemensamma uppgifter tillsammans. Försök att schemalägga alla dina möten bakåt i tiden eftersom de är en helt annan typ av arbete. Att försöka växla mellan skrivande, design, kodning och möten tar mentalt på krafterna.

16. Välj en höjdpunkt för dagen. Ofta räcker det med att bara få en vinst per dag för att hålla dig igång. Vad är det som du kommer att känna dig nöjd med om du åstadkommer något i dag? Prioritera din höjdpunkt först, så kan du vara på en bra plats även om distraktionstrollen tar över.

17. Var realistisk. Även om det på pappret kan verka som om du kan åstadkomma massor i dag, sikta på att bara få en mycket viktig höjdpunkt gjord varje dag, och allt annat är en bonus. Även om din uppmärksamhetsmuskel kommer att förbättras med tiden vill du inte bli deprimerad bara för att du inte har kryssat av alla punkter från din lista på en dag.

18. Bygg in pauser. Pauser är lika viktiga som fokuserad tid. Ditt omedvetna sinne kommer fortfarande att göra kopplingar åt dig efter att du har rensat din cache och checkat ut för en tid. Ta en promenad eller hitta en bra distraktion.

19. Använd ytligt arbete som en paus från djupt arbete. Eftersom du är medveten om när du blir distraherad, om du känner att du behöver en paus, ta den tiden för att kontrollera e-post och meddelanden eller göra något enkelt kalkylarbete tills du är redo att gå tillbaka.

Digital

20. Betala för webbplatser utan annonser. Tekniken ska göra dig mer produktiv, men om den är översållad med annonser är den kontraproduktiv. Som Max Stossel påpekar är en av anledningarna till att teknikföretag har börjat skörda din uppmärksamhet att de flesta inte betalar direkt för programvaran. Om du gillar en viss nyhetswebbplats eller ett visst program kan du leta efter ett betalalternativ som tar bort annonser och låter dig fokusera på vad programvaran gör.

21. Använd teknik som begränsar annan teknik i bakgrunden. Det behöver inte vara ditt första alternativ, men Humane Tech och Zapier har många bra resurser för att hindra dig från att driva iväg till internets bortre hörn när du är online. Verktyg som News Feed Eradicator för Facebook eller Distraction Free Distraction Free YouTube fungerar i bakgrunden och kan vara till stor hjälp.

22. Automatisera och delegera. Det är lätt att bli mest distraherad av de snabba, ytliga arbetsuppgifterna som ger ett dopaminrus. De flesta av dessa uppgifter kan dock delegeras till andra eller automatiseras. När det gäller regelbundna processer kan du använda automatisering för att minska detaljerna. Experimentera med AI för schemaläggning eller andra tjänster. Identifiera uppgifter som en personlig assistent kan hjälpa till med. Det är lättare att fokusera på den enda stora uppgiften på din tallrik när du inte också har ett dussintal små uppgifter.

Fysisk

23. Eliminera inre utlösare innan du sätter dig ner för djupgående arbete. Se till att magen är full, att blåsan är tom och att dina visuella signaler är dämpade innan du börjar.

24. Externalisera med hjälp av listor. Tyvärr är det ofta mitt i ett fokuserat arbete som du får dina bästa idéer. Den nuvarande tekniken har tränat ditt sinne att agera på en tanke så snart du har den, vilket ytterligare distraherar dig från ditt fokuserade arbete. Att externalisera de aktiviteter som måste göras hjälper dig att inte glömma en briljant idé, men håller dig också kvar i zonen. Dina listor ska alltid finnas nära till hands och vara enkla att använda.

25. Var öppen om de svårigheter du har. Många känner sig generade när det gäller produktivitets- och distraktionsproblem, men alla kämpar med det. Ditt team och din chef vill alla att du ska arbeta så bra som möjligt. Berätta för andra om du provar något nytt och be om deras stöd.

Om du leder ett team

En teamledare har stor makt att göra människors arbetsliv mycket roligare och mer produktivt genom att ändra miljön. Julian Birkinshaw uppmuntrar ledare att se sig själva som förvaltare av teamets uppmärksamhet. Hur kan du hitta sätt att sätta upp murar runt ditt team för att hålla distraktionstrollen borta?

26. Döda överflödiga appar. Forrester Research säger att 61 % av organisationerna använder fem eller fler samarbetsverktyg, men att de flesta av dem inte används effektivt. Att minska antalet appar är bättre än att ha data spridda överallt. Se till att bygga egna appar med plattformar i stället för att förlita dig på appar med en enda lösning.

27. Gör dig av med intern e-post. E-post är ett stort problem på de flesta kontor eftersom den inte används på rätt sätt. E-post är hemskt dålig på att organisera och lagra information, uppmuntra kontextuell kommunikation och hantera uppgifter. Ni har troligen mycket effektivare sätt att kommunicera och dela data i teamet. Använd endast e-post för extern kommunikation.

28. Fastställ riktlinjer. Ordna möten där ni kan prata om hur ni kan eliminera distraktioner och bibehålla uppmärksamheten. Att föreskriva saker som till exempel onsdagar utan möten fungerar dock sällan när de är toppstyrda. Låt teammedlemmarna komma med egna idéer om de bästa sätten att eliminera distraktioner. Tänk på hur du kan förbättra din möteskultur genom att kräva dagordningar och tydliga resultat.

29. Erbjud utbildning i uppmärksamhet. Väldigt få organisationer utbildar de anställda i hur de ska använda de verktyg de ger dem. Varje gång du lägger till ett nytt verktyg eller anställer någon, se till att utbildningen omfattar det korrekta sättet att använda verktyget och farorna och distraktionerna med att använda det på ett dåligt sätt.

30. Tvinga inte på alla en modell. Personer som naturligt har mer självbehärskning hindras faktiskt av ytterligare begränsningar, eller kanske aldrig tar en paus, vilket leder till snabbare utbrändhet. Inse att alla kämpar mot distraktioner på olika sätt och tillåt variation.

I takt med att tekniken ökar kommer även distraktionerna att öka. Som kunskapsarbetare måste du fortsätta att bygga upp din förmåga att fokusera på de uppgifter som har störst inverkan. Om du fortsätter att valsa runt i sörjan av distraherat, ytligt arbete slösar du inte bara bort tid, utan är också mer benägen att bli stressad och deprimerad och att kämpa för att hänga med i den moderna ekonomin.

Att bygga upp din uppmärksamhet och förmåga att fokusera på arbetet är inte omöjligt, men du måste simma mot strömmen. Identifiera hur du kan börja bli mindre distraherad och förbered dig för en bättre arbetsvärld.