Det finns visserligen inget magiskt antal frånvarotillfällen som motsvarar överdriven frånvaro, men det finns ett antal faktorer att ta hänsyn till som kan leda till att man kan fastställa att frånvaron är överdriven. De faktorer som anges nedan bör ses över och beaktas som indikatorer på eventuell överdriven frånvaro. Om en eller flera av faktorerna tyder på ett möjligt problem bör den anställde intervjuas för att avgöra om det finns godtagbara skäl till frånvaron. Kontakta Employee & Labor Relations för råd vid tolkning av faktorerna och vid granskning av de skäl som den anställde anger.
- Sjukfrånvaron under innevarande år. Om en anställd har använt 80 % eller mer av den sjukfrånvaro han/hon har samlat på sig under innevarande år kan det finnas ett problem med överdriven frånvaro. Det är uppenbart att den här indikatorn blir mer bekymmersam ju längre året framskrider (en anställd som missar en dag under årets tredje löneperiod kommer att ha använt mer än 100 % av de 7,4 timmar som samlats in under de två första löneperioderna). Som nämnts ovan är 10 frånvarodagar under året mer bekymmersamma än en enda sjukdom/skada som resulterar i 10 dagars frånvaro.
- Användning av sjukfrånvaro sedan anställningsdatum. Om en anställd har använt 90 % eller mer av den sjukfrånvaro som han/hon har samlat på sig sedan han/hon anställdes kan det finnas ett problem med överdriven frånvaro. När du granskar den här faktorn bör du ta hänsyn till eventuell större sjukdom, skada eller föräldraledighet som kan ha orsakat det höga utnyttjandet.
När du granskar de två ovanstående faktorerna bör du titta på dem tillsammans. Om en anställd till exempel har arbetat för länet i 10 år och har använt 95 % av sin sjukfrånvaro hittills under året, men endast 50 % av den totala sjukfrånvaron, kan det tyda på en engångsföreteelse i användningen. Alternativt kan det tyda på att en anställd planerar att säga upp sig och vill använda upparbetad ledighet innan han eller hon slutar, vilket inte är lämpligt om det inte kan styrkas av en läkare. Å andra sidan kan du ha en anställd som har använt 95 % av sin totala sjukfrånvaro men bara 25 % av årets ackumulerade ledighet. Detta kan tyda på att den anställde gör en gemensam ansträngning för att förbättra sig.
- Mönstrad sjukfrånvaroanvändning. Om du identifierar en anställd med ett mönster i sjukfrånvaron måste du se över denna situation som ett potentiellt problem, även om den anställdes användning inte når upp till tröskelvärdena 80-90 % som beskrivs ovan. Du kan hitta anställda som sjukanmäler sig på måndagar eller fredagar, dagen efter en helgdag eller en semesterhelg, eller på dagar då arbetsbelastningen är särskilt hög eller då en specifik arbetsuppgift (t.ex. en månadsrapport) ska utföras.
- Användning av sjukledighet i kombination med semester. En anställd kan sjukanmäla sig den första dagen som han eller hon ska återvända från en semester. Det rekommenderas starkt att du meddelar den anställde när han/hon anmäler sig att han/hon måste visa upp ett läkarutlåtande som anger det datum då läkaren träffade honom/hon och intygar att sjukdomen hindrade honom/hon från att rapportera till jobbet det datumet.
Det finns också situationer där en anställd sjukanmäler sig på dagar för vilka han/hon tidigare har ansökt om ledighet från semestern och ansökan har avslagits. I dessa fall vill du säkert kräva ett läkarutlåtande enligt beskrivningen ovan. Du bör också ringa Employee & Labor Relations för att avgöra om ytterligare utredning är motiverad.
- Konsekvenser för verksamheten. Varje gång en anställds frånvaro påverkar serviceleveransen negativt finns det en potentiell fråga om överdriven frånvaro. När du bestämmer om du ska vidta åtgärder bör du ta hänsyn till faktorer som orsaken till frånvaron och om det finns rimlig förstärkning för den frånvarande medarbetaren. Om den anställde till exempel är receptionist med ansvar för att öppna kontoret varje dag och det inte finns någon backup, kan till och med en enda dag av sjukfrånvaro ha en negativ inverkan på servicen. Denna standard är helt klart inte rimlig, och vi skulle inte kunna vidta disciplinära åtgärder på grund av tillfällig frånvaro för att vi inte hade planerat en reservtjänst. I situationer där frånvaro påverkar verksamheten, kontakta Employee & Labor Relations för vägledning.