Hur man tar upp milkostnader i den amerikanska skatten

Kostnader

Det är viktigt att förstå vilka typer av körning som skattemyndigheten tillåter anställda och egenföretagare att dra av på sin skattedeklaration. Vi har sammanställt guiden nedan för att hjälpa dig att se till att du skriver av milkostnader i enlighet med de senaste IRS-reglerna.

Spåra dina milkostnader i företaget

För att kunna göra anspråk på milkostnadsavdrag måste du först föra noggranna register över dina milkostnader. I årtionden har människor följt sin körsträcka med papper och penna.

Tyvärr har tekniken utvecklats och nu finns det appar för Mileage Tracker som gör det enklare än någonsin att registrera körsträcka för företag. Everlance är den högst rankade lösningen för milspårning, eftersom den automatiskt och tillförlitligt spårar företagets körsträcka och sammanställer alla dina data i IRS-kompatibla rapporter.

Om du är företagare är det också en bra idé att ha specifika krav på dina anställdas milspårningsloggar. Du kan ladda ner en gratis Excel-mall för körjournaler som du kan dela ut till din personal, så att de är medvetna om vad som förväntas av deras rapporter om de spårar sin körsträcka manuellt.

IRS Standard Mileage Rate

IRS Standard Mileage rate är den standardiserade körsträckavgiften som fastställs av IRS varje år så att anställda, entreprenörer och arbetsgivare kan använda den i skattesyfte. Denna skattesats varierar från år till år och gäller för fordon inklusive bilar, lastbilar och skåpbilar.

För skatteåret 2020 är dessa skattesatser:

• 57,5 cent per mil för körda företagsmil (ned 0.5 cent från 2019)
• 17 cent per mil som körs i medicinskt syfte eller för flyttning (ned 3 cent från 2019)
• 14 cent per mil som körs i tjänsten för en välgörenhetsorganisation (fastställs för närvarande av kongressen)

De flesta företag strukturerar sin ersättningspolicy för anställda kring IRS standardavdrag för körsträckor för affärsresor på 58 cent, medan andra företag väljer att införa en högre eller lägre sats för att ersätta sina anställda.

Om ett företag till exempel är verksamt i ett område som har högre bränslekostnader, kan de använda en högre ersättningsnivå än IRS standardnivå.

Även om ett företag inte har ett ersättningsprogram för anställda på plats, kan de anställda ha möjlighet att dra av sina kostnader för körsträckor för affärsresor – med hjälp av IRS standardnivå för körsträckor – från sin bruttoinkomst.

Skattebetalare har också möjlighet att dra av faktiska utgifter – inklusive bensin, försäkring, parkering, reparationer och avskrivning – i stället för att använda standardkilometersatsen, men många kommer att hålla med om att det kan kräva mycket mer tid och arbete att använda denna metod. Dessutom måste dina totala utgifter för anställdas företagskostnader överstiga 2 procent av din justerade bruttoinkomst för att du ska kunna göra anspråk på detta avdrag.

Hur man hävdar milkostnader på skatten

Anställda kan spåra sina milkostnader till och från arbetsförpliktelser, samtidigt som de också dokumenterar syftet med varje resa, och hävda sina milkostnader i enlighet med detta på sina skattedeklarationer, men det finns undantag. Enligt IRS:

”En skattebetalare får inte använda den vanliga milersättningen för företag för ett fordon efter att ha använt någon avskrivningsmetod enligt Modified Accelerated Cost Recovery System (MACRS) eller efter att ha gjort anspråk på ett avsnitt 179-avdrag för det fordonet. Dessutom kan inte den vanliga kilometersatsen för företag användas för mer än fyra fordon som används samtidigt.”

Och även om detta kan vara en självklarhet kan de anställda inte dra av sina pendlingsresor, hur underbart det än skulle vara.

Det är också viktigt att notera FLSA:s kickbackregel, som är ett undantag när det gäller milersättningar som företag måste följa om deras anställda tjänar nära eller på minimilönen.

I enlighet med Tax Cuts and Jobs Act (TCJA) kan skattebetalare inte längre göra anspråk på ett diverse specificerat avdrag för oersatta resekostnader för anställda. Detta avdrag togs bort från schema A tillsammans med liknande avdrag. Detta påverkar dock inte avdrag som lämpligen yrkas på en Schedule C för dem som är egenföretagare eller oberoende entreprenörer.

Om du är egenföretagare eller oberoende entreprenör är detta reglerna för milavdrag och pendling. Dina avdragsgilla mil beror på var ditt primära verksamhetsställe är beläget. Om du arbetar hemifrån är alla dina mil vanligtvis avdragsgilla varje gång du sätter dig i bilen och kör i något syfte som är relaterat till ditt företag.

Enligt IRS är hela resan affärsrelaterad och därmed avdragsgill om du kör för att träffa en kund och sedan återvänder direkt hem. Du kan också dra av körkostnader från din affärslokal till arbetsrelaterade aktiviteter, även om det bara handlar om att lämna paket på postkontoret.

Om du driver ditt företag från en annan plats än ditt hem kan du inte dra av de kilometer du kör till den platsen eftersom det betraktas som pendling.

Körning av mil: affärsmässig vs. personlig

Det säger sig självt att endast mil som används i affärssyfte får tas upp i skatten, inte mil som används för personliga resor. Att pendla till och från kontoret betraktas som en personlig resa, och det gäller även den kopp kaffe som du stannade till för på vägen, även om många av oss kan behöva en daglig dos koffein för att klara av vårt arbete.

Detta kan göra saker och ting komplicerade när det gäller milspårning eftersom många av oss gör personliga ärenden, som att hämta vår kemtvätt eller göra ett stopp i mataffären, samtidigt som vi kanske kör av affärsmässiga skäl.

Everlance erbjuder en enkel lösning för att skilja mellan affärsmässiga och personliga körresor, även om de är blandade i samma körning. Varje gång du sätter dig i bilen på väg till nästa destination öppnar du Everlance-appen.

Om du är på väg till ett möte med en kund på deras kontor sveper du bara till höger för affärer. Om du ska träffa en vän på middag efter ett kundmöte sveper du bara åt vänster för personligt. På så sätt registreras alla dina affärskilometrar separat, och Everlance beräknar till och med ditt avdrag omedelbart, baserat på standardkilometersatsen.

Everlance låter dig också spåra andra typer av affärskostnader. Ta bara en bild av ditt kvitto så lagrar appen det säkert i molnet. Du kan till och med koppla ditt kreditkort eller bankkonto direkt för att spåra utgifter även på det sättet.

Slutsats

När det är dags att förbereda din skatt är det bara att ladda ner dina Everlance-rapporter för kilometer- och utgiftsspårning och skicka dem till din revisor. Everlance har banat väg för att spara företag och de som är egenföretagare massor av tid, pengar och krångel när det gäller att spåra företagets körsträcka och utgifter.

Oavsett om du är en företagare med flera anställda eller om du är egenföretagare erbjuder Everlance anpassade planer att välja mellan baserat på ditt eget företags behov. Utforska deras alternativ för kilometer- och utgiftsspårning och effektivisera din bokföring, samtidigt som du eliminerar de gissningar och fel som ofta följer med.