I ditt företags löneprocess kan det hända att du har en anställd som vill begära undantag från källan. Om du har fakta hjälper det dig att hantera den här processen.
Källsorteringsprocessen
Källsortering är en allmän term för de belopp som tas från arbetstagarens lön för federala och delstatliga inkomstskatter och för FICA-skatter (socialförsäkringsavgifter och sjukförsäkringsavgifter). Vissa anställda behöver inte ta ut federal inkomstskatt från sin lön om deras inkomst ligger under en viss nivå.
IRS tillåter anställda att ansöka om undantag från källsortering av inkomstskatt under ett visst år om båda dessa situationer är uppfyllda:
- Under föregående år hade de rätt till återbetalning av all federal inkomstskatt som innehållits eftersom de inte hade någon skattskyldighet
- För innevarande år förväntar de sig återbetalning av all federal inkomstskatt som innehållits eftersom de förväntar sig att inte ha någon skattskyldighet
Vissa typer av anställda kan vara undantagna: studenter, deltidsanställda, personer som är äldre än 65 år och blinda anställda.
Ett eventuellt undantag från källskatt gäller endast federal inkomstskatt, inte delstatsskatt eller FICA-skatt (Social Security/Medicare).
Anspråk på undantag från källskatt från och med den 1 januari 2020
En ny W-4-blankett är nu i kraft, från och med den 1 januari 2020, för alla nyanställda och anställda som vill ändra sina W-4-blanketter. Om en anställd vill ansöka om undantag måste han eller hon skriva ”Exempt” på formuläret W-4 i utrymmet under steg 4(c) och fylla i steg 1 och 5.
En anställd som vill ha undantag för ett år måste ge dig det nya W-4-formuläret senast den 15 februari det året. Om en anställd som för närvarande får skattebefrielse räknar med att vara skyldig skatt för nästa år måste han/hon ändra sin W-4 senast den 10 december innevarande år.
Hur man vet om en anställd är befriad från källsortering
Du kan endast ändra källsortering baserat på den dokumentation som den anställde ger dig. Tills den anställde ger dig rätt blankett eller blanketter måste du fortsätta att hålla inne federal, statlig och lokal inkomstskatt baserat på de senaste blanketterna som fyllts i av den anställde. Du kan inte lita på den anställdes ord när det gäller ansökan om undantag.
Om den anställde hävdar att han/hon är undantagen ska W-4-blanketten se ut så här:
- Linje 5 – Totalt antal ersättningar – kommer att vara tomt
- Linje 6 – Ytterligare belopp som ska innehållas – kommer att vara tomt
- Linje 7 – Begäran om befrielse – kommer att visa ordet ”Exempt”.
Du (arbetsgivaren) kan behöva skicka W-4-blanketten till IRS för att de ska granska begäran. Du behöver inte skicka in formuläret om inte IRS specifikt skickar dig ett brev som kräver det.
Mer om undantag från källsortering
Ett anspråk på undantag från källsortering befriar inte den anställde från att betala sin andel av FICA-skatterna, inklusive den extra Medicare-skatten. Alla FICA-skatter måste betalas av både dig som arbetsgivare och av den anställde. Den anställdes källskatt för socialförsäkringen upphör vid socialförsäkringsmaximum, men ditt bidrag till socialförsäkringen som arbetsgivare fortsätter för all lön.
Om du tror att en anställds W-4 källskattebefrielse är felaktig kan du inte ändra den, men du kan informera den anställde om att befrielsen kan komma att ifrågasättas av skattemyndigheten (IRS). Oavsett vad den anställde hävdar måste du endast använda den undertecknade W-4-blanketten för att hålla inne från den anställdes lön.
Den påstådda befrielsen från federal inkomstskatt har inget att göra med den anställdes källskatt på statlig inkomstskatt och lokal skatt. Den anställde måste kontrollera med statliga och lokala skattemyndigheter för att ta reda på hur detta undantag fungerar i dessa jurisdiktioner. Som nämnts ovan måste du fortsätta att hålla inne dessa skatter tills den anställde ger dig de undertecknade dokumenten för begäran om befrielse från statlig eller lokal skatt, tills den anställde ger dig de undertecknade dokumenten för begäran om befrielse från statlig eller lokal skatt.
Om den anställde vill göra anspråk på befrielse från källskatt men de redan har fått källskatt dragen från sin lön under året kan du inte återbetala dem dessa pengar. Vid beskattningstillfället meddelar du den anställde om källsorteringen på deras W-2-blankett för året. Den anställde kan sedan kräva det innehållna beloppet.
Till exempel: Carlton kommer till dig i februari och säger att han vill begära befrielse från källsortering för i år. Han fyller i en ny W-4-blankett där han begär befrielse, men du har redan innehållit 276 dollar i federal inkomstskatt från hans lön i januari. Han måste vänta med att lämna in sin skattedeklaration och begära in 276 dollar.
Anta inte att en student, en deltidsanställd eller en säsongsanställd kommer att vara undantagen från källsortering. Alla anställda måste fylla i ett W-4-formulär vid anställning, och det är detta formulär som den anställde måste använda för att begära undantag.
Din advokat kommer att säga att du inte ska hjälpa anställda att fylla i blanketter. Men om en anställd frågar kan du ge dem information för att hjälpa dem att fatta beslutet på egen hand. IRS Publication 505 har ett flödesschema (sidan 8) som kan hjälpa den anställde att se om han eller hon kan ansöka om befrielse från källsortering.
Om du får ett Lock-in-brev från IRS
Du behöver inte lämna in W-4-blanketter till IRS, men de kan granska en anställds anspråk på undantag och de kan be dig att lämna in en anställds W-4-blankett. I vissa fall, om IRS anser att ansökan om undantag inte är giltig, kan de skicka ett ”låsningsbrev” till ditt företag, tillsammans med en kopia till den anställde. Ett sådant brev låser in den anställdes källsortering på grundval av IRS granskning.
Detta brev anger det maximala antalet tillåtna källskatteavdrag för den anställde. När du har fått det här inlåsningsbrevet måste du börja använda den här informationen för att hålla inne federal inkomstskatt från den anställdes lön, med verkan från och med det datum som fastställts av IRS. Du kan inte ändra källskattebeloppet förrän du får tillstånd från IRS; du kan inte acceptera en ny W-4 från den anställde för att ändra källskattebeloppet.
Du får också en kopia av detta brev till den anställde som förklarar hur du kan ge IRS ytterligare information. Du kan uppmuntra den anställde att kontakta IRS för att begära en ändring av inlåsningen.
Om du inte ändrar den anställdes källsortering baserat på källsorteringen i inlåsningsbrevet är ditt företag ansvarigt för att betala det extra skattebelopp som borde ha innehållits.
.