Online patientplanering – bästa praxis

Allt du behöver veta för att få online patientplanering att fungera för dig

Om du är ett hälsovårdssystem eller en läkarmottagning som har investerat i online patientplanering, kan du vara lite besviken. Även om 80 % av patienterna föredrar en läkare som har patientplanering online, är det bara 15 % av läkarbesöken som planeras online. Vad är det som händer? Hur kan hälso- och sjukvårdssystemen göra det mer attraktivt att boka läkartider online? Programvara för schemaläggning kan vara en betydande investering både ekonomiskt och operativt. Se till att du gör rätt investering

Vad är onlinepatientplanering?

Med onlinepatientplanering kan patienterna boka tider direkt i sina läkares schema. Patienterna bokar möten på ett av tre sätt.

RELATERAT: De flesta läkarmottagningar har en egen patientportal som möjliggör onlinebokning på deras webbplats för patienter med portalkonton. Tyvärr har endast 1/3 av patienterna tillgång till sina hälsouppgifter via portalen, även om andelen patienter som använder portalen är över 90 %.

Patientportal från tredje part

Du läser (hoppas vi) QueueDrs blogginlägg för att vi är noga med detaljerna. I stort sett alla patientportaler skapas av en tredje part (Epic, athenahealth, Greenway Health etc.), men det finns en liten skillnad när det gäller programvara för schemaläggning på läkarmottagningar. Vissa hälso- och sjukvårdssystem låter patienterna få tillgång till sin patientportal och boka möten från sin egen mobilapp. Andra grupper kräver dock att patienterna laddar ner deras EHR:s mobilapp. I det här fallet utförs de möten som ska schemaläggas av EHR-programvaran. Denna lilla skillnad kan få konsekvenser. En patient kan ha svårare att hitta mobilappen och hälsovårdssystemen måste dela på varumärket. Omvänt är det ganska svårt att bygga en egen mobilapp för hälso- och sjukvården och kräver kontinuerlig uppmärksamhet.

Third Party Appointment Marketplace

Istället för att komma till en webbplats för en läkarmottagning kan patienterna boka på en webbplats eller en app som samlar flera läkares möten. ZocDoc är det främsta exemplet på en marknadsplats för tidsbokning av läkartider. De har funnits i cirka 13 år och bokat in miljontals patienter. Detta är sannolikt den vanligaste onlinebokaren som används av patienter av de tre. Om den tredje parten framgångsrikt har bevisat att de kan driva patienttrafik, kommer läkarna inte bara att göra det lättare för befintliga patienter att boka tider online, utan också öppna sig för nya patienter som söker en läkare. På en marknadsplats finns det dock konkurrens med andra listade läkare.

Är lättanvänt online schemaläggningsprogram dåligt?

På QueueDr är enkelhet och sömlöshet vårt kärnvärde. Vi har lagt ner tusentals timmar på detaljerna för att få allt att se enkelt ut. Programvaruföretag för schemaläggning av medicinska patienttider har konkurrerat i över ett decennium. Som ett resultat av detta är det ganska enkelt för patienterna att boka möten online. Denna kapplöpning mot enkelhet är ett tveeggat svärd, särskilt när man förlitar sig på en marknadsplats för tredje part. Om det är superenkelt för en patient att boka en tid online för din läkare är det också superenkelt för en patient att boka en tid online för en annan läkare. Patienter kan, och gör det, boka möten med flera läkare samtidigt och sedan utebli från alla utom en av dem. Det är en del av förklaringen till varför endast 6 av 21 studier om online schemaläggning fann ett omnämnande av att minska patienternas uteblivna besök.

RELATERAT – Den definitiva guiden till patienternas uteblivna besök

Varför är online schemaläggning så populärt just nu?

Programvara för schemaläggning av möten för medicinska patienter är helt i ropet just nu. Det är ingen tillfällighet att du läser detta nu. Det finns tre huvudsakliga förklaringar.

EHR Adoption

Du måste krypa innan du kan gå. Märkligt nog kanske min son går innan han kryper, men jag avviker. Hälsovårdssystem och läkarmottagningar skulle inte införa programvara för schemaläggning online förrän de var 100 % inställda på sitt EHR. EHR är huvuddatabasen för patientjournaler och schemaläggning. Programvara för schemaläggning online är ett värdefullt tillägg. EHR-företagen bygger också de flesta programvaror för schemaläggning online. Ofta kan man inte få det ena utan det andra. Slutligen, nu när nästan 90 % av de kontorsbaserade läkarna använder ett EHR kan de fokusera på annan elektronisk programvara.

Naturlig teknisk utveckling

Den elektroniska tidsbokningen av läkarbesök har funnits i över två decennier. Men patienterna behövde bli mer bekväma med att använda bokningssystem på andra ställen, t.ex. på restauranger, innan de litade på dem när det gällde information om hälsovård. Dessutom ökade den ökande mobilanvändningen, som gör att bokningssystemen kan användas på plats, användningen av tidsbokning av läkarbesök.

Patienternas konsumtion

Patienternas tillfredsställelse är ett hett ämne just nu. Det bör det alltid vara. Hälsovårdssystemen undrar hur de ska göra patienterna nöjda när de blir mer kräsna om vem de litar på deras vård. Dessutom har patienterna nu fler valmöjligheter än någonsin i och med ökningen av akutmottagningar och virtuella besök. Onlineplanering för patienter är ett led i att göra patienttillträdet till en trevligare upplevelse.

Varför endast 15 % av läkarbesöken planeras online

Patienterna säger att de vill ha onlineplanering, men siffrorna visar något annat. Lita alltid på uppgifterna. Onlinebokning av flygresor är numera norm och växer snabbt inom restaurangbranschen. Inom hälso- och sjukvården sker dock inte samma tillväxt. Här är två huvudskäl:

Patienter vill ha expertråd

Onlineplanering för patienter ÖKAR faktiskt samtalsvolymen för hälso- och sjukvårdssystem med 24 %! En av de främsta anledningarna till att sjukvårdssystem köper online schemaläggning är för att underlätta för personalen. Om man tittar på diagrammet ovan, fann mindre än hälften av studierna av onlinepatientplanering en minskning av personalens börda! Patienterna går ofta igenom hela bokningsprocessen och ringer sedan till mottagningen innan de trycker på knappen Boka tid. Det beror på att patienterna vill prata med personalen på kontoret för att få lugn och ro och expertråd. Även om personalen på mottagningen vanligtvis inte är sjuksköterskor, assistenter eller läkare ser de många fall. Det är betryggande för en patient att veta att deras specifika åkomma inte är ovanlig. Personalen i receptionen uppträder ofta monotont och nonplussed för att visa patienterna att deras problem är normala!

Dålig patienttillgång

Det finns en andra anledning till att patienter ringer trots att de kan boka ett läkarbesök på nätet. Patienternas genomsnittliga väntetid på en tid har ökat med 30 % sedan 2014 och är långt över tre veckor. Att ändra den mekanism genom vilken en patient kan boka en tid löser inte det problemet. Resultatet är att system för patientbokning online visar att läkarna är bokade veckor för en tid eftersom de är det! Om inte en patient har tur och råkar komma till skärmen exakt vid den tidpunkt då en patient avbokning inträffade, har han eller hon ingen tur. Många patienter ser alltså hur långt framme deras läkare är bokade och ringer till kontoret i hopp om att kunna prata sig till ett tidigare möte. Det är som att ge hovmästaren 20 dollar för att få det bästa bordet på en restaurang.

RECOMMENDERAD – The Definitive Guide to Patient Access

Hur du ökar din användningsgrad av onlinebokning av möten

För att få schemaläggning av läkarbesök online att fungera för din läkarmottagning finns det ett par saker som du bör göra först.

Förkorta patientens väntetid

Det allra första steget som du bör ta innan du introducerar onlinebokning är att förkorta patientens väntetid. Vi rekommenderar, autonom programvara för patienttillgång och hantering av väntelistor. Dessutom är det en bättre utgångspunkt att använda online patient schemaläggning för läkare med lägre utnyttjande än för alla leverantörer.

Organisera dina tidsbeställningsmallar

Front office personal är mycket beskyddande över sina scheman, och med all rätt, det är deras dag! Arbeta tillsammans med dem för att se till att scheman är mallade just så som de vill ha dem. Hela vårdteamet måste vara ok med att en tredje part bokar en viss typ av möte vid en viss tidpunkt. Detta är det största hindret för intern uppslutning kring onlineplanering av patienter. Det är en svår uppgift, så använd gärna de bästa metoderna från The Definitive Guide to Appointment Types nedan.

RECOMMENDERAS – The Definitive Guide to Organizing Your Appointment Types

Utbilda dina patienter

Använd din webbplats, affischtavlor på kontoret och meddelanden i väntrummet för att utbilda patienterna om onlinebokning. Att berätta för patienterna var och hur de kan boka online är det viktigaste budskapet att förmedla. Om du inte använder en marknadsplats för tredje part, vilket är en bra schemaläggningsprogramvara för dem med lägre utnyttjande, räkna med att etablerade patienter kommer att vara de dominerande onlinebokarna i början.

Incheckning efter lanseringen

Har du ett mål för hur stor andel av mötena du vill att patienterna ska boka i förväg. Dela upp det målet på nya patienter respektive etablerade patienter. Kontrollera det målet varje månad under det första året. Övervaka dessutom hur många patienter som inte dyker upp, tredje nästa tillgängliga och (om möjligt) volymen av inringningar uppdelat på online- och telefonbokare.

Slutsats: Det finns ingen patentlösning för läkare och hälsovårdssystem för att lösa sina problem med schemaläggning. Online patientplanering är en viktig del för att skapa en bra patientupplevelse, förbättra patientengagemanget och öka läkarutnyttjandet.