By Beth Buehler
Att känna till de olika syftena med affärsretreater och affärsmöten är mycket viktigt för de personer som tilldelas uppgiften att planera sådana sammankomster eller som är en del av en större planeringsgrupp. Ledarna för fyra Colorado-baserade destination management companies (DMCs) hjälper till att förklara skillnaden.
Vad är skillnaden mellan en business retreat och ett business meeting?
En business retreat är mycket mer fokuserad på strategi på hög nivå, kombinerat med mycket ”white-space-tid” för deltagarna. Typiskt sett är målet för en retreat att ta med sig tänkare på hög nivå ut ur sina hektiska vardagliga scheman och till en intim miljö som gör att de verkligen kan frigöra sin kreativa tankeprocess. Jag skulle kunna tänka mig en mer avslappnad miljö, mycket tid utomhus, informella rundabordssamtal, guidade vandringar etc. – allt för att inspirera till en mer strategisk tankeprocess. Ett affärsmöte är vanligtvis mycket strukturerat och inriktat på en viktig avdelning inom en organisation. På många möten som vi har upplevt lyssnar deltagarna mer än de deltar, och innehållet styrs av cheferna på företaget eller avdelningen. – Kathy Fort Carty, DSC, Allied PRA
En retreat är vanligen ett mindre möte som samlas på en plats som ligger utanför de upptrampade stigarna; exempel på detta är dude ranches och upplevelserika boenden som erbjuder deltagarna en ovanlig miljö som inspirerar till organiska nätverk och möjligheter att knyta kontakter. Ett affärsmöte äger vanligtvis rum på ett hotell inte långt från flygplatsen, med mötesutrymmen och audiovisuellt stöd för att tillgodose mötets storlek och omfattning. Ett affärsmöte är innehållsstyrt, medan ett retreat är inriktat på att deltagarna ska uppleva resmålet som en grupp. – Melissa Layton, Operation Altitude
Det är svårt att överträffa auran från historiska fastigheter som C Lazy U Ranch nära Granby. Courtesy C Lazy U Ranch.
Den största skillnaden som vi upplever är att en retreat inkluderar fler element på agendan utanför affärsmötet, till exempel gruppaktiviteter, teambuilding eller utflykter för att utforska destinationen. Ofta finns det också inslag av föryngring eller avkoppling. – Nicole Marsh, Imprint Group
Ett affärsmöte är inriktat på ett företags omedelbara behov eller ett specifikt ämne som måste tas upp. Ett affärsmöte är en tid för teambuilding, reflektion och fokusering inåt på människorna och hur de arbetar tillsammans för att uppnå målen. – Deana Mitchell, Realize Colorado, en global DMC-partner
Vad är ditt bästa tips för att planera en affärsretreat?
Hitta en attraktiv plats som lockar gästerna att delta, koppla av och få kontakt med kollegor. – Melissa Layton
Se till att ha en bra balans mellan olika mötesämnen/sessioner och tid för att knyta band som ett team. – Nicole Marsh
Planera en talare eller en aktivitet som knyter samman gruppen och hjälper dem att lära känna och förstå varandra bättre så att de blir mer produktiva som ett team framöver. – Deana Mitchell
Välj en unik plats i Colorado där deltagarna kan få mycket motion, utomhusvistelse, hälsosamma måltider och sömn. Låt dem ladda upp sina batterier medan de deltar i ett evenemang för strategisk planering. – Kathy Fort Carty
Vad är ditt bästa tips för att planera ett affärsmöte?
Välj en plats som är gynnsam för möten, inklusive god tillgänglighet, gedigna mötesfaciliteter och kanske inte alltför många distraktioner från mötesagendan. – Nicole Marsh
Hitta en plats som gör det möjligt att fokusera på det aktuella ämnet, men som samtidigt har nära till något roligt under en paus eller på kvällen. – Deana Mitchell
Se till att mötesmålen är väl integrerade med upplevelserna på destinationen. Även om det alltid finns inlärnings-/affärsmål som måste uppfyllas av organisationen, kan man vanligtvis ta deltagarna ut ur ett vanligt mötesrum för att delta i aktiviteter som gör det möjligt för dem att samarbeta, kommunicera och lösa problem tillsammans. Genom att få deltagarna att engagera sig och uppleva situationer tillsammans skapar man en starkare företagskultur och uppmuntrar innovation och kreativitet på jobbet. – Kathy Fort Carty
Välja ett centralt beläget hotell med god tillgänglighet och mötesutrymmen som passar gruppens dagordning och särskilda krav. Denver är en idealisk destination för möten med enkla flygtransporter från öst och väst och ett obegränsat antal hotell inom 30 minuter från flygplatsen. – Melissa Layton.
I Colorado är det möjligt att njuta av både friluftsliv och stadsliv. Med tillstånd av The Ritz-Carlton, Denver.
Hur förändras ditt tillvägagångssätt för att välja plats och/eller destination när du planerar en affärsretreat jämfört med ett affärsmöte?
För ett affärsmöte behöver du uppkoppling/teknik. För en affärsresa kan man dra nytta av den fantastiska naturen som Colorado har att erbjuda och minimera tekniken! – Deana Mitchell.
Det finns många möjligheter att vistas utomhus i Colorado. Courtesy Visit Vail Valley.
Vi börjar med att lyssna på våra kunder och mötets intressenter för att verkligen förstå målen och prioriteringarna för programmet. Vissa kunder kan säga att de vill ha ett affärsmöte, men när de beskriver den ”känsla” de vill ha för sina deltagare kan vi hänvisa dem till en mindre traditionell mötesplats. Platsen för ett affärsmöte styrs oftast av gruppens storlek, tillgång till en flygplats och ett hotell och mötesutrymme av lämplig storlek. Om gruppen är liten kanske de väljer ett mer modernt boutiquehotell i centrala Denver i stället för ett stort företagshotell med tillgång till Colorado Convention Center. Retreater tenderar att vara mer intima, så valet av plats handlar ofta mer om att hitta rätt plats/destination som fortfarande är lättillgänglig men som ger möjlighet till den typ av upplevelse som kunden söker. En yogaretreat måste t.ex. boka en plats som ger tillgång till yogalokaler inomhus och utomhus och sannolikt en hälsosam mat. En strategisk planeringsretreat för chefer kanske fortfarande vill ha ett lättillgängligt hotell/lodge, men kanske väljer en bergsresort som verkligen låter cheferna slappna av, koppla bort lite och samlas i en mängd olika intima utrymmen i och runtomkring fastigheten. – Kathy Fort Carty
En plats för affärsresor ger en unik upplevelse som visar upp destinationen. – Melissa Layton
När man planerar en affärsresa bör man leta efter en plats eller ett resmål med en bra blandning av bekvämligheter och alternativ för att balansera arbete och fritid. Det är viktigt att låta teamet fokusera på båda och njuta av stunderna. När man planerar ett affärsmöte är det bra att deltagarna får uppleva destinationen på sin fritid, men det är inte lika nödvändigt att tillgodose fritidsaktiviteterna och alternativen. – Nicole Marsh
Vad är en särskild anledning till att Colorado är en bra plats för antingen ett möte eller en retreat?
Vi har så mycket mångfald i Colorado – från exceptionella kongresshotell i hela staden som Hyatt Regency Denver at Colorado Convention Center och det nya Gaylord Rockies Resort & Convention Center – och vi kan fortfarande erbjuda en fantastisk resortupplevelse för en stor grupp på The Broadmoor. När det gäller små och medelstora möten har vi hotell i våra bergsorter som varierar i storlek, stil och pris för att passa grupper som är budgetmedvetna eller mycket avancerade. – Kathy Fort Carty.
The Broadmoor i Colorado Springs erbjuder fantastiska alternativ för både affärsmöten och retreater. Courtesy The Broadmoor.
Colorado har hotellalternativ som är idealiska för affärsmöten samt avlägsna reträttplatser där deltagarna kan koppla ur, knyta kontakter och brainstorma. – Melissa Layton
Colorado är en utmärkt plats för både möten och retreater. För möten är vi centralt belägna, vilket gör att deltagarna lätt kan ta sig in och ut, och vi har ett överflöd av direktflyg. För retreater erbjuder våra städer och bergsdestinationer en oöverträffad blandning av möjligheter för deltagarna att arbeta och leka. – Nicole Marsh
Colorado har ett sätt att inspirera människor och förändra deras perspektiv så att de kan tänka utanför ramarna. Även om fokus ligger på ett affärsmöte finns det många möjligheter att ha en mini-retreat som en 30-minuters paus eller ett nätverksmöte på kvällen för att uppleva friluftsliv och natur! – Deana Mitchell
Övriga tankar …
När man planerar en retreatagenda är det viktigt att ledningen känner att det finns tillräckligt med innehåll och avkastning på investeringen (ROI) från ett mötesperspektiv för att kostnaden (tid och/eller pengar) ska vara värd det. Mötesagendan och fokus på resultaten är lika viktigt som tiden för teamet att knyta band och känna sig uppfriskade och föryngrade när de återvänder. Det är en känslig balans, men om den planeras på rätt sätt har organisationen enorma fördelar. Vi har nyligen ”bytt namn” på vår egen interna stimulansresa så att den i stället kallas och formateras som en retreatresa. Vi tyckte att begreppet ”incentive” var en ren och skär underhållning utan innehåll, och vi har hittat en bra balans mellan mötesinnehåll och fritid. – Nicole Marsh
Colorado har så mycket att erbjuda på flera olika destinationer! Som DMC specialiserar vi oss på att hitta rätt plats och utrymmen för kunderna så att de kan uppnå sina mål med maximal inspiration från vår omgivning. – Deana Mitchell
Beth Buehler är redaktör för tidskrifterna Colorado Meetings + Events och Mountain Meetings, har planerat många möten och evenemang och tycker om att utforska Colorado.