Som småföretagare är hanteringen av dina redovisningsprocesser en nödvändig men komplex del av din totala verksamhet. Även om du outsourcar din bokföring eller affärsredovisning till en certifierad yrkesman är det dock viktigt att förstå en mängd viktiga redovisningsbegrepp och rapporter, särskilt de som är direkt relaterade till att analysera ditt företags ekonomiska resultat och hälsa.
En av de viktigaste redogörelserna att förstå är din bokföringsbalansräkning. Denna rapport är en av de viktigaste finansiella rapporterna som används av revisorer, fordringsägare och långivare för att analysera ditt företags ekonomiska resultat. Dessutom används balansräkningen för ett antal viktiga redovisningsbegrepp och formler, vilket gör det ännu viktigare att din balansräkning är korrekt.
För att hjälpa dig att sortera igenom denna ofta förbisedda redovisningsrapport har vi skapat denna balansräkningsguide. Vi kommer att besvara frågan ”vad är en balansräkning”, bryta ner ett exempel på en balansräkning och övergripande förklara allt du behöver veta om denna integrerade affärsredovisning.
Vad är en balansräkning?
En balansräkning är en redovisningsrapport som beskriver ett företags tillgångar, skulder och eget kapital vid en viss tidpunkt. Därför bör informationen i din balansräkning exakt återspegla följande formel:
Aktiva tillgångar = skulder + eget kapital
Som en sammanfattning av ditt företags tillgångar och skulder visar balansräkningen både vad ditt företag äger och vad det är skyldigt vid en viss tidpunkt. Jämfört med resultaträkningen, som visar hur ditt företag har presterat under en viss tidsperiod, visar balansräkningen ditt företags finansiella status på en viss dag.
På grund av detta faktum används denna särskilda redovisningsrapport tillsammans med resultaträkningen och kassaflödesanalysen för att analysera ditt företags ekonomi – och används även i andra redovisningsberäkningar, till exempel skuldsättningsgrad, omsättningsgrad för fordringar med mera.
Balansräkningens format
Aktiva tillgångar
Aktiva tillgångar är det som ditt företag äger eller har rätt att samla in – kontanter, utrustning, fordringar, förskott från anställda med mera. Tillgångarna listas först på en bokföringsbalansräkning och delas upp i omsättningstillgångar och anläggningstillgångar, som du ser nedan.
Anslutningstillgångar är de saker som lätt kan omvandlas till kontanter. Dessa listas i allmänhet först, eftersom tillgångarna på det hela taget listas i balansräkningen i termer av likviditet, det vill säga hur lätt de kan omvandlas till kontanter. Förutom kontanterna på ditt bankkonto omfattar omsättningstillgångarna även:
- Kasseekvivalenter
- Förbindelser
- Förråd
- Inventarier
- Investeringar
Efter omsättningstillgångarna listas anläggningstillgångarna i din balansräkning, vilket omfattar materiella tillgångar som du använder i ditt företag, som utrustning, mark eller byggnader för att producera inkomster för ditt företag. Du kan också ha immateriella tillgångar. Denna typ av tillgångar omfattar poster som inte är fysiska, men som ändå är relevanta för ditt företag, som din webbplatsdomän, upphovsrätt, varumärken eller till och med goodwill.
Om de är tillämpliga på ditt företag ingår dessa tillgångar under anläggningstillgångarna. Även om det inte visas i vårt exempel, så kallas kombinationen av anläggningstillgångar och immateriella tillgångar ofta för bokföringsbegreppet anläggningstillgångar, även kallat långfristiga tillgångar.
Skulder
Skulder är det som ditt företag är skyldigt eller har en skyldighet att betala, som till exempel leverantörsskulder, löneskulder, låneskulder och kunddepositioner. Precis som tillgångarna kommer dina skulder att delas upp i två kategorier i din balansräkning – kortfristiga skulder och långfristiga skulder.
Kortfristiga skulder inkluderar leverantörsskulder och andra kortfristiga skulder som kreditkortsbetalningar, skatter eller hyra. Kortfristiga skulder betalas alltid med omsättningstillgångar, så det är viktigt att ha tillräckligt med tillgångar för att ta hand om skulder. Ett bokföringstips för småföretag är att ha två och en halv gång fler tillgångar än skulder.
Långfristiga skulder är å andra sidan förpliktelser som kommer att betalas inom en längre tid än ett år. Dessa skulder kan inkludera emitterade obligationer, pensionsfonder och lån.
Eget kapital
Den sista biten i denna redovisning kommer att vara det egna kapitalet, vilket du kan se i balansräkningsexemplet nedan. Eget kapital, som bestäms genom att subtrahera dina skulder från dina tillgångar, är i huvudsak de pengar som ägs av företagets aktieägare. Precis som tillgångar och skulder kan eget kapital delas upp i underkategorier, inklusive behållna vinstmedel, bidrag eller egna aktier.
Sluttningsvis kan det sätt på vilket en balansräkning formateras och vilka specifika poster som ingår variera från företag till företag, och om du använder ett bokföringsprogram kan det bero på det sätt på vilket detta system spårar din information och producerar denna specifika rapport. Med detta sagt, återigen, för att en balansräkning ska vara korrekt bör dina totala tillgångar vara lika med dina totala skulder plus ditt totala eget kapital.
Balansräkningsexempel
Med denna balansräkningsdefinition i åtanke, låt oss diskutera de olika delarna som ingår i en korrekt bokföringsbalansräkning. Som vi nämnde består din balansräkning av tillgångar, skulder och eget kapital – och en korrekt redovisning bör återspegla formeln ovan: Tillgångar = skulder + eget kapital. Du kan se denna uppdelning i vårt balansräkningsexempel nedan.
Du kan också hänvisa till vår balansräkningsmall, om du bestämmer dig för att inte börja bygga upp en balansräkning från grunden.
Varför din balansräkning är viktig
När vi nu har en bättre förståelse för de olika delarna som ingår i en bokföringsmässig balansräkning, låt oss prata om varför just denna rapport är så viktig. Eftersom varje transaktion som ditt företag gör påverkar den här redovisningen illustrerar balansräkningen ditt företags övergripande finansiella ställning – vilket innebär att den är ett effektivt verktyg som ska användas tillsammans med andra redovisningar för att visa en mer fullständig bild av ditt företags finansiella resultat.
På grund av att balansräkningen återspeglar alla transaktioner som ditt företag gör dagligen används den för att beräkna andra finansiella nyckeltal, som t.ex. omsättningen av kundfordringar, skuldsättningsgrad, omsättningen av rörelsekapital etc. – var och en av dessa nyckeltal kan också ge specifika insikter om olika delar av ditt företags finansiella resultat. Eftersom informationen i denna redovisning dessutom används i en mängd andra bokföringsberäkningar är det desto viktigare att den är korrekt.
Samt detta sagt är det samtidigt också viktigt att komma ihåg att denna redovisningsrapport visar en ögonblicksbild av en specifik tidsperiod – och därför bör den användas som ett jämförelseverktyg, med balansräkningar från andra tidsperioder, eller som vi nyss nämnde, i samband med andra redovisningsrapporter, för att mer fullständigt förstå tillståndet för ditt företags ekonomiska hälsa.
Analysera din balansräkning
Med tanke på de möjliga begränsningarna i din bokföringsbalansräkning är det värt att överväga de olika frågor du kan ställa och jämförelser du kan göra för att få särskilda insikter om ditt företags ekonomi.
Med hjälp av uppdelningen av tillgångar, skulder och aktier kan du till exempel ställa följande frågor i din balansräkning:
- Har ditt företag tillräckligt med likvida medel för att täcka driftskostnaderna?
- Har du flexibilitet med dina tillgångar för att kunna ta hänsyn till förändringar i verksamheten, t.ex. en oväntad utgift?
- Trenderar dina siffror i en viss riktning – uppåt eller nedåt – och vilka åtgärder kan du vidta för att korrigera situationen om det behövs?
- Kan din nuvarande väg bibehållas för att främja tillväxten av ditt företag?
Ett bra sätt att besvara några av dessa frågor är att jämföra din nuvarande balansräkning med en från en tidigare period. Om du vill jämföra denna månads ekonomi med förra månadens kan din rapport därför se ut som exemplet på balansräkningen nedan.
Du kan notera tre viktiga förändringar, betecknade med de röda siffrorna i det här exemplet:
- Dina likvida tillgångar (företagets checkräkningskonto) har ökat, eftersom
- Du lyckades driva in många av dina fordringar, och
- Du betalade ner din kreditkortsskuld.
Genom att göra den här typen av jämförelser kan du se hur de unika delarna av ditt företags ekonomi fungerar, och därmed avgöra, vad som i så fall måste ändras eller justeras för att du ska kunna nå dina affärsmål.
Balansräkningen
Och även om den ibland glöms bort, så är din balansräkning ett centralt uttalande inom ditt företags redovisning. Som vi har diskuterat är denna rapport särskilt viktig eftersom den visar ditt företags finansiella status vid en viss tidpunkt. Genom att dela upp de specifika poster som utgör dina tillgångar, skulder och eget kapital kan du dessutom se hur ditt företag presterar och identifiera områden som kan behöva förbättras.
Då varje transaktion du gör påverkar den här rapporten är den dessutom ett viktigt verktyg som används av långivare och kreditgivare för att avgöra om de ska låna ut krediter till ditt företag. Därför är det desto viktigare att du håller din bokföring uppdaterad och korrekt och ser till att alla balansräkningsrapporter du skapar är korrekta.