Vad är en virtuell telefonlinje?

Ett virtuellt telefonnummer, eller direkt inkommande uppringning (DID), är ett telefonnummer som inte är knutet till en specifik telefonenhet eller linje och som gör det möjligt för användaren att omdirigera och dirigera samtal från ett nummer till ett annat nummer, en IP-adress eller en annan enhet. Virtuella telefonlinjer kan också kallas online-nummer.

Traditionellt sett var telefonnummer utformade för att fungera över en enda telefonlinje som var fysiskt ansluten från telefonbolaget till ditt hem eller företag, och alla samtal som gjordes till det numret kunde bara skickas till den specifika fysiska platsen. Mobiltelefoner, även om de är mer mobila än fasta telefoner, är fortfarande beroende av mobilmaster för att ge täckning. Ett virtuellt nummer ger ett företag större kontroll och flexibilitet när det gäller hur det tar emot samtal genom att ta bort dessa fysiska begränsningar.

Redaktörens anmärkning: Letar du efter en företagstelefonitjänst eller VoIP-leverantör? Fyll i frågeformuläret nedan så kontaktar våra leverantörspartners dig med gratis information.

Hur fungerar virtuella telefonnummer?

Virtuella telefonnummer förlitar sig på internet i stället för på ett telefonbolag eller en mobilmast för att ge täckning, vilket gör att användare kan nås via telefon eller dator. Det gör det också möjligt att ändra den enhet du använder i realtid. Om du till exempel bara vill vara tillgänglig på din mobiltelefon vid vissa tider kan du dirigera alla samtal du får under arbetstid till en virtuell telefonlinje.

Hur man får ett virtuellt telefonnummer

Virtuella telefonnummer kan köpas på flera olika sätt. Om ditt företag redan har ett VoIP-system (Voice over Internet Protocol) kan du lägga till virtuella nummer till ditt nuvarande paket via din VoIP-leverantör. Detta kostar i allmänhet 5 till 10 dollar per månad och nummer.

Om du vill köpa ett virtuellt telefonsystem kan du få ett paket som innehåller ett virtuellt nummer och ett visst antal tillägg och minuter. Minuter uppkommer beroende på hur länge du pratar på ”affärslinjen”. Kostnaderna för en plan för ett virtuellt telefonsystem börjar på 10-12 dollar i månaden för ett eller två virtuella nummer med 300-500 minuter och går upp till 25-50 dollar för två virtuella nummer med 2000-3000 minuter.

Om du inte redan har ett virtuellt telefonsystem kan du gå via en leverantör som endast säljer virtuella nummer. Dessa är några av de mest populära leverantörerna av virtuella telefonlinjer:

Google Voice ger enskilda användare ett gratis virtuellt telefonnummer som kan användas för samtal, textmeddelanden och röstbrevlåda. Det har en lättanvänd app för smartphones eller datorer, och du kan koppla det virtuella numret till ett mobilt eller fast nummer. Företagsplaner börjar på 10 dollar i månaden per användare.
MightyCall är ett molnbaserat virtuellt telefonsystem som erbjuder telefonsamtal, textmeddelanden och röstbrevlåda samt smart vidarekoppling och samtalsinspelning. Flera abonnemangsplaner finns tillgängliga, från 19,99 dollar i månaden.
Grasshopper stöder samtal, sms och röstbrevlåda. Det erbjuder tre olika serviceplaner, med början på 26 dollar per månad, så att du kan välja den som fungerar bäst för ditt företag.
8×8 är ett molnbaserat VoIP-kommunikationssystem för enhetlig kommunikation som kan skryta med mycket tillförlitlig service, trevägssamtal, röstbrevlåda på nätet, vidarekoppling av samtal och ringgrupper bland sina många funktioner. Det integreras också med kontorsprogram som Salesforce och Slack. Planerna börjar på 12 dollar i månaden per användare.

Vad är fördelarna med ett virtuellt telefonnummer?

Om du inte är bunden till en fysisk plats kan du ta emot samtal var som helst, när som helst och på den enhet du föredrar. Om någon i ditt företag till exempel ska vara bortrest och måste kunna nås via telefon men inte vill lämna ut sitt mobilnummer kan du tilldela ett virtuellt nummer till dennes mobiltelefon.

Virtuella telefonnummer är också fördelaktiga för företag med flera kontorsorter. I stället för att en telefon ringer på ett kontor kan inkommande samtal skickas till telefoner på varje kontor. Du kan göra detta genom att göra din virtuella telefonlinjes destination till en samtalskö eller ringgrupp, som kommer att ringa på telefonerna hos alla anställda som är utsedda som en del av kön eller gruppen, antingen samtidigt eller i tur och ordning, beroende på dina önskemål.

Om ditt kontor ligger i ett annat område än din kundbas kan du tilldela din telefonlinje ett lokalt riktnummer. Detta hjälper dig att etablera en närvaro i ett viktigt område och sänker kostnaderna för inkommande samtal. Kunderna är mer benägna att ringa och besvara samtal från ett lokalt nummer än ett nummer med ett riktnummer som de inte känner igen.

Du kan också spåra viktiga kundmått genom din virtuella telefonlinje. Många system låter dig till exempel tilldela ett unikt nummer till en specifik kampanj, så att du vet om någon ringer för den kampanjen enbart på grundval av numret. Dessa uppgifter kan vara till hjälp för att utvärdera en kampanjs effektivitet.

Virtuella telefonlinjer kan spara ditt företag tusentals dollar i telefoni- och utrustningsavgifter. Eftersom de är 100 % digitala kräver virtuella telefonlinjer ingen hårdvara, utrustning, installation eller underhåll.

När du letar efter en leverantör av virtuella telefonlinjer bör du se om företaget du överväger erbjuder text- och röstbrevlådefunktioner utöver telefontjänsten. Dyrare och mer komplexa abonnemang erbjuder vanligtvis funktioner som trevägssamtal, ringgrupper, nummerpresentation, väntande samtal och vidarekoppling, samtalsinspelning och samtalsöverföring. Du bör också kontrollera hur tillförlitlig tjänsten är när det gäller drifttid och se om kundsupport ingår i din plan.

Vad är nackdelarna?

Fördelarna med virtuella telefonlinjer överväger vida för nackdelarna, men det finns några potentiella nackdelar. Det främsta problemet är dess effekt på balansen mellan arbete och privatliv, säger Matt Schmidt, vd för Diabetes365.

”Nackdelen, enligt min mening, är att du är tillgänglig nästan när som helst när du är vaken”, säger han. ”De flesta människor är arbetsnarkomaner till att börja med, och att ha möjlighet att ringa ytterligare ett samtal hemifrån eller var som helst kan leda till utbrändhet.”

En annan nackdel är den inkonsekventa samtalstillförlitligheten. Eftersom ett virtuellt telefonnummer är rent internetbaserat kommer samtalskvaliteten bara att vara lika stark som din internetuppkoppling. Se till att du har en stark och pålitlig signal och att din leverantör har ett bra kundserviceprogram.

Om du har ett abonnemang som använder minuter måste du vara medveten om hur du använder dessa minuter och se till att du inte slösar bort dem på skräppost eller samtal som inte är affärsmässiga. Annars riskerar du att driva upp dina kostnader över din budget.

Virtuella telefonnummer vanliga frågor

Hur kan jag få ett virtuellt telefonnummer gratis?

Flera gratis leverantörer av virtuella telefonnummer finns tillgängliga online, till exempel Google Voice för personligt bruk. Välj helt enkelt den leverantör du föredrar och öppna ett konto, välj önskat riktnummer och börja använda ditt virtuella telefonnummer. Många virtuella telefonleverantörer erbjuder ett gratis telefonnummer för privatpersoner men har betalalternativ för företag.

Kan ett traditionellt telefonnummer bli ditt virtuella telefonnummer?

Ja, du kan omvandla ditt befintliga traditionella telefonnummer till ett virtuellt. Denna process kallas ”portering” och är tillgänglig via de flesta leverantörer av virtuella telefonnummer.

Vilka länder kan man få ett virtuellt telefonnummer i?

Du kan få ett virtuellt telefonnummer i de flesta delar av världen, men de specifika länderna kan variera beroende på leverantör. De flesta leverantörers tjänster är tillgängliga i 50 eller fler länder, och vissa kan skryta med att de är tillgängliga i över 100 länder.