Vad ska ditt kit för nyanställning innehålla (och varför ska du erbjuda ett)?

Det är dag 1 på ditt nya jobb. När du går genom skjutdörren och mot receptionen för att meddela att du har anlänt kan du inte hålla leendet borta från ditt ansikte. Det här är precis den karriärmöjlighet du har väntat på.

Din nya chef är den första personen som välkomnar dig, och de verkar glada över att se dig. (Underskatta inte kraften i att träffa din chef första dagen.) Men sedan presenteras du för teamet, visas till ditt skrivbord och får ditt passerkort. Och den spänning du kände förvandlas till tristess och nervositet. Du vrider tummarna och undrar varför du inte känner dig som en del av teamet.

Frågorna rusar genom ditt huvud. Kommer du att behöva gå på träning? Finns det ett introduktionspaket för nyanställda som du fortfarande behöver få? Var kommer du att äta lunch? Du börjar plötsligt ångra de tre kopparna kaffe du drack tidigare och tänker: Var finns badrummet? Du skäms för mycket för att fråga.

En brist på vägledning och direktiv under de första dagarna på ett nytt jobb kan vara frustrerande och nedslående. Inte direkt den bästa starten på vad som borde vara ett långt och välmående förhållande. Det är därför som det är så viktigt att introducera nya anställda på ett roligt och informativt sätt, med början i ett paket för nyanställda.

Varför ditt introduktionspaket för nyanställda spelar roll

Enligt SHRM Human Capital Benchmarking Report spenderar företag i genomsnitt 4 129 dollar på varje nyanställd, och det tar dem 42 dagar att hitta den rätta personen. Det innebär att varje gång en anställd slutar är det en ganska stor kostnad att ersätta honom eller henne.

Hur ser man då till att de anställda är lojala från början? Du skapar ett introduktionspaket för nya medarbetare som får dem att känna sig bekväma i sin arbetsmiljö, positiva till företaget, en del av teamet och övertygade om att de kan utföra sitt jobb från dag 1.

Att inleda introduktionsprocessen med ett paket för nya medarbetare är inte bara till hjälp för nyanställda. Företaget gynnas också av anställda som snabbare blir produktiva lagspelare. Och vem skulle inte vilja det? Frågan är vad innehållet i ett onboardingpaket bör innehålla?

En komplett lista över viktiga delar av onboardingpaketet

Det moderna onboardingpaketet är mycket mer än en massa formulär och policyer. I dag är introduktionspaket för nyanställda praktiska, motiverande och roliga. Visst innehåller de fortfarande viktig information om jobbet och kontoret. Men de innehåller också innehåll som hjälper nyanställda att förstå företagets kultur, värderingar och strategiska vision.

Så innan de kommer till jobbet kan du skicka ett välkomstbrev till nyanställda för att förklara företagets klädkod, parkeringsmöjligheter, vägbeskrivning, starttid och vem de ska fråga efter i receptionen. När de sedan anländer kan du ge dem ett introduktionspaket med något eller några av följande innehåll.

Praktiska dokument om den fysiska arbetsplatsen

Det finns några grundläggande fakta om arbetsplatsen som nyanställda kommer att vilja känna till. En kontorskarta hjälper till exempel nyanställda att hitta toaletter, cafeteria, säkerhetsutgångar och viktiga teammedlemmar utan att behöva känna att de stör kollegorna med för många frågor.

Här är några av de viktigaste kontorsfakta som bör ingå i ditt onboardingkit:

• Kontorets karta
• Kontorets öppnings- och stängningstider
• Parkeringsalternativ

Kontrakt och pappersarbete

Varje nytt jobb har lite pappersarbete inblandat. Det är svårt att undvika, men det är lätt att förenkla. Genom att använda ett onlineverktyg som BambooHR kan processen med att fylla i formulär och underteckna kontrakt bli snabb och bekväm. Naturligtvis sparar det några träd också!

Se till att inkludera dessa viktiga dokument i ditt onboarding-kit för nyanställda:

• Kopia av anställningsavtal
• Anställningsvillkor
• Konfidentialitetsavtal
• Kontakter i nödsituationer

Policy och riktlinjer

Även om det här kanske inte verkar vara det ”roliga” innehåll som du hade förväntat dig, så måste de nyanställda vara bekanta med företagets policy och riktlinjer. Om de inte känner till reglerna kommer de inte heller att veta när de bryter mot dem.

De flesta av följande uppgifter kan kombineras i en handbok för anställda, komplett med en innehållssida som gör det lätt att hitta relevant information. Din personalhandbok bör innehålla följande:

• Kontorets regler om klädkod, arbetstider, användning av mobiltelefoner och företagets resurser, rökning och uppförande
• Policy för personalresurser
• Prestationsnormer och förväntningar
• Förväntningar på utbildning och utveckling – glöm inte att introducera dem till företagets Learning Management System (LMS) eller online-resursbibliotek om ni har dessa

Få dina nyanställda med på tåget med TalentLMS
LMS:et för introduktionsutbildning som är lätt att sätta upp, lätt att använda och lätt att anpassa.

Information om ledningsstruktur och team

För att nyanställda ska känna sig som en del av teamet måste de förstå var de passar in i lednings- och teamstrukturen. De måste också veta när, var och hur de kan kommunicera med sina lagmedlemmar.

Se därför till att inkludera den här informationen i ditt onboardingkit för nyanställda:

• En katalog över de anställdas profiler, inklusive namn, kontaktuppgifter och användarnamn i företagets meddelandeprogram som Slack eller IM
• Ett organisationsschema
• Information om mentor (om en mentor eller kompis tilldelas nya anställda)
• Lokala hotspots som föredras av de anställda, som kaféer, restauranger och gym

Resurser och verktyg

Nästan alla jobb kräver några viktiga verktyg och resurser. Se till att dina nyanställda har allt de behöver för att vara produktiva från dag 1. Detta kan omfatta något av följande:

• Datoruppsättning, inklusive stationär dator, bärbar dator osv.
• Skrivmateriel, t.ex. pennor och anteckningsböcker
• Jobrelaterad programvara, t.ex. MS Project för en ny projektledare
• Företagets programvara för onlineutbildning som innehåller manualer, videor och grafik för att hjälpa nyanställda att bekanta sig med företaget och jobbet

Inloggningsuppgifter och åtkomst

Inget är mer frustrerande än att vilja jobba, men inte kunna göra det på grund av åtkomstproblem. Hjälp nyanställda att komma igång genom att ge dem all information de behöver för att börja arbeta och lära sig.

Detta inkluderar:

• WiFi-inloggningsinformation
• URL:er, användarnamn och lösenord för företagets e-post, LMS, projektspårningsapplikationer osv.
• Office access items, som passerkort eller ID-kort, nycklar och parkeringskort

Företagskulturens väsentligheter

Nästan, låt oss komma till det inspirerande innehållet i ditt onboarding-kit för nyanställda. Följande innehåll kommer att måla upp en bild av företagets syfte:

• Strategidokument som förklarar företagets vision, uppdrag och mål
• En beskrivning och exempel på företagets kultur och värderingar, t.ex. det senaste nyhetsbrevet från företaget eller videor med nuvarande anställda som beskriver vad de tycker om att jobba på företaget
• Beteendestrategiska riktlinjer, som företagets syn på flexibla arbetstider
• Länkar till företagets webbplats, sidor i sociala medier och blogg
• Företagets värdeerbjudande för medarbetarna

Personliga välkomstartiklar

Slutligen kan du vara kreativ med ditt onboarding-kit genom att inkludera personligt innehåll som gör att de nyanställda känner sig som en del av teamet. Det finns ingen enda rätt lista över vad du bör inkludera. Så välj något av nedanstående innehåll som skulle fungera bra för ditt företag:

• Ett välkomstbrev till den anställde – För en mer personlig touch kan du låta det här brevet vara handskrivet och undertecknat av den anställdes nya chef, team eller vd
• Ett kort frågeformulär om deras fritidsintressen, intressen och de företagsvärderingar som de relaterar mest till. Detta visar att du är intresserad av att lära dig mer om dem
• En agenda för den första dagen och veckan på det nya jobbet, inklusive introduktionsutbildning
• Branded swag, som en kaffemugg, t-shirt osv. (eftersom alla gillar gåvor!)
• En förpackning med egna visitkort får nyanställda att känna sig som en del av teamet från dag 1
• En branschrelevant eller motiverande bok för att inspirera nyanställda, eller en digital verktygslåda på ditt LMS för inskolning med inspirerande artiklar, videoklipp och handböcker

Over to you

Vi hoppas att de här idéerna kommer att inspirera dig till att skapa ditt eget välkomstpaket för nyanställda. Men kom ihåg att det bästa onboarding-kitet för nyanställda är olika för varje företag. Så var inte rädd för att experimentera med dina egna idéer till välkomstkit och presentera ditt företag på sitt eget unika sätt.

Till exempel är Ogilvy & Mathers introduktionslåda inspirerad av David Ogilvys åtta vanor hos effektiva människor. Företaget säger: ”Dessa vanor bildade den ideologi som O&M byggdes på för alla dessa år sedan, och med ett föremål som representerar varje vana gör introduktionslådan dessa vanor mer påtagliga och lekfulla för nyanställda”.

Hur är det då med ditt företags introduktionsprocess? Vi vill gärna höra vad som gör din introduktionslåda för nyanställda effektiv.