Varför dina personalansvariga behöver HR-analys

Det är ingen hemlighet att personalen är varje företags mest värdefulla (och dyra) tillgång.

Från deras löner och förmåner till kontorsutrymmena de sitter i och tekniken som de använder. För att skydda denna enorma investering vänder sig personalansvariga till HR-analyser för att ta reda på vad som händer i deras personalstyrka och hur resurserna bäst kan användas.

Vad är HR-analyser?

HR-analyser är de data som HR-team samlar in och analyserar för att förstå företagets personalstyrka. Det innefattar allt från antal anställda, ersättning, arbetstitel och funktion, arbetsplats (t.ex. på kontoret eller på distans), rekrytering, onboarding, omsättning, medarbetarengagemang, mångfald och inkludering, lärande och utveckling med mera.

Dessa analyser samlas in från flera olika källor, bland annat medarbetarundersökningar, system för sökandespårning (ATS), HR-informationssystem (HRIS), personalkapitalförvaltning (HCM) och system för hantering av personalresurser (HRMS).

Likt en marknadsförare skulle använda data för att utforma en annonskampanj eller ett företag skulle använda analyser för att avgöra var man ska öppna ett nytt kontor, använder HR-team HR-analyser för att:

• förstå sin personalstyrka
• effektivt använda resurser
• planera för framtiden

Detta är särskilt kritiskt för stora företag med tusentals anställda och flera platser. HR-analyser kan hjälpa HR-team att övervaka medarbetarnas prestationer och engagemang för att minska personalomsättningen och bygga upp en mer produktiv personalstyrka.

Företagen bygger på styrkan och innovationen hos sin personalstyrka. Utan HR-analyser riskerar personalansvariga att missa viktiga trender, som dåliga chefer eller brist på yrkesmässig utveckling. Missnöjda eller otillfredsställda anställda kostar varje företag dyrt i form av förlorad produktivitet och pengar.

Vilken typ av frågor kan personalanalyser besvara?

Hur kan vi påskynda vår rekryteringsprocess? När är rätt tidpunkt att befordra någon? Hur kan vi se till att vår personalstyrka är mångsidig och inkluderande? Detta är bara några av de många frågor som HR-analyser är utformade för att besvara. Från att lämna in en ansökan till pensionering erbjuder HR-analyser insikter om en anställds hela arbetsresa.

Rekrytering

Personalansvariga arbetar hårt för att anställa de bästa personerna till rätt position på kortast möjliga tid. För att göra detta effektivt använder rekryterare ofta HR-analyser för att inte bara hitta talanger utan också för att utvärdera rekryteringsprocessen och kvaliteten på kandidaterna.

Hur kan HR-analyser hjälpa till?

Rekryterare och rekryterande chefer använder HR-analyser för hela rekryteringsprocessen. När de till exempel skriver platsannonser kan de använda HR-teknik och kompetensdata för att skriva bättre platsannonser som lockar rätt personer. Utan HR-analyser är det svårt att veta vilken jobbtitel, beskrivning och vilka färdigheter och erfarenheter som krävs för att inkludera en platsannons.

HR-analyser kan också hjälpa rekryterare och rekryterande chefer att ta reda på var de bör rekrytera för ett visst jobb. Om du till exempel vill anställa webbutvecklare till bästa pris kan du använda data från ett HR-teknikverktyg för att bygga upp en rekryteringsstrategi. Detta kan omfatta ersättning, utbud, efterfrågan, konkurrens, omsättningshastighet, mångfald med mera – allt för en viss region.

Om din organisation rekryterar praktikanter eller nyanställda på nybörjarnivå har du troligen också en rekryteringsplan för universitet. HR-analyser kan hjälpa rekryterare att begränsa listan över universitet att besöka eller samarbeta med så att de bara spenderar tid och pengar på att rekrytera från de mest produktiva skolorna.

HR-analyser hjälper också HR-team att avgöra var de ska lägga ut sina lediga jobb. Vilka jobbannonser ska de använda? Var ska de spendera sina pengar för att få ut sina annonser till rätt personer? Genom att spåra resultatet av tidigare jobbannonser kan man få information om framtida jobbannonser.

När anställda har anställts kan rekryterare och rekryterande chefer använda HR-analyser för att utvärdera kvaliteten på dessa anställningar. Fanns det till exempel några ”snabba uppsägningar”, dvs. anställda som slutade inom de första sex eller tolv månaderna.

Time-to-hire

Som namnet antyder är time-to-hire ett mått som HR-team använder för att mäta hur lång tid det tar att få en person i en roll. Processen omfattar att få arbetsbeskrivningen godkänd, publicera jobbet, granska sökande, intervjuer, ge ett erbjudande, bakgrundskontroller och slutligen underteckna det slutliga pappersarbetet.

Hur kan HR-analyser hjälpa till?

Företagen förlorar pengar och produktivitet varje dag som ett jobb inte tillsätts. Därför är det så viktigt att HR-grupperna håller tiden till anställning så kort som möjligt. HR-analyser kan spåra hela arbetsflödet för anställning och notera hur lång tid varje steg i processen tog. Med hjälp av dessa data kan HR-teamen identifiera eftersläpningar (t.ex. utmaningar med att boka intervjuer med upptagna rekryterande chefer) och utveckla en lösning.

En del företag skapar t.ex. automatiserade e-postmeddelanden för att hålla kandidaterna engagerade under hela processen. HR-analyser kan hjälpa till att informera om tidpunkten för dessa e-postmeddelanden. Hur länge efter en screeningintervju bör kandidaten få ett uppföljningsmejl?

Anställningsprocessen kan lämna nya medarbetare med en dålig smak i munnen eller så kan den skapa nöjda kandidater som är glada över att jobba för dig. HR-analyser hjälper till att hålla processen smidig och informerad.

Inskolning av anställda

När de nyanställda kommer in i ditt företag måste de sätta sig in i teknik och utrustning, genomföra utbildningar, fylla i pappersarbete, träffa sina kollegor och komma igång med sin roll. Som vi alla vet kan den här processen ta tid. Faktum är att vissa HR-proffs säger att introduktionen bör ta minst tre månader. Med så mycket tid (och pengar) investerad är det vettigt att använda HR-analyser för att se till att det är en effektiv process.

Hur kan HR-analyser hjälpa till?

Det finns många sätt som HR-analyser kan hjälpa till med onboarding, bland annat genom instrumentpaneler som hjälper cheferna att följa en nyanställds framsteg. Men ett alltmer populärt sätt är analys av organisatoriska nätverk (ONA). Deloitte definierar detta som ”ett strukturerat sätt att visualisera hur kommunikation, information och beslut flödar genom en organisation.”

Vi har alla våra go-to personer på varje avdelning, de som vi vet har svaren. ONA hjälper HR-team att spåra dessa interaktioner. De får en känsla för hur de anställda interagerar med varandra och vilka dessa personer är på varje avdelning och på varje ledningsnivå. På så sätt vet HR-avdelningen vem de ska koppla nya medarbetare till för att effektivisera deras introduktions- och inlärningsprocess.

Om du undrar hur HR-avdelningar spårar en sådan nebulös sak finns det två sätt. Det ena (det icke-krypiga sättet) innebär vanligtvis en nätverksanalysundersökning. De anställda svarar på frågor om vem de oftast pratar med, vem de har träffat i teamet, vilka som är deras kontaktpersoner osv. Därefter skapar personalavdelningen en nätverkskarta utifrån dessa undersökningar.

Det andra (betydligt läskigare sättet) innebär att personalavdelningen följer de anställdas kalendrar för att se vem de träffar och hur ofta. Ännu en påminnelse om att ingenting någonsin är riktigt privat.

Mönster för bibehållande och omsättning

Med tanke på att personalen är de flesta företags största kostnad är det viktigt att spåra hur länge de anställda stannar kvar på företaget. Och om de slutar, varför? HR-analyser kan hjälpa HR-teamen att besvara dessa frågor och skapa strategier för att förbättra retentionen och minska omsättningen.

Hur kan HR-analyser hjälpa till?

Med HRIS-verktyg kan HR-teamen spåra rörelsen för varje anställd i sin organisation. När de anställs, om de blir befordrade eller flyttar till en annan avdelning, hur länge de var i sin roll, hur deras prestationsbetyg var och när de lämnar företaget. Med hjälp av HR-analyser (tillsammans med avgångsintervjuer) kan HR-teamen utvärdera alla dessa mönster för att identifiera drivkrafterna bakom omsättningen.

Om anställda till exempel konsekvent lämnar ett team kan det tyda på en dålig chef eller en orimlig arbetsbelastning. Om människor konsekvent slutar efter ett eller två år kan HR-teamet behöva se över justering av löner, arbetsmiljö, professionell utveckling och befordringsmöjligheter.

Omsättning är dyrt. Inte bara på grund av produktivitetsförlusten, utan också på grund av förlusten av institutionell kunskap. HR-analyser kan hjälpa HR-team att identifiera problem och ingripa på lämpligt sätt.

Prestationer och kompetensutveckling behövs

Professionell utveckling är ett av de bästa sätten att bygga upp och behålla bra medarbetare. Anställda som inte känner att de utvecklas eller gör framsteg mot sina karriärmål kommer så småningom att sluta. Men vilken typ av professionell utveckling bör företagen erbjuda? Och till vem? Och när?

Hur kan HR-analyser hjälpa till?

De flesta företag har någon form av prestationsbedömningssystem, oavsett om det är årligen, halvårsvis eller kvartalsvis. HR-team kan använda dessa granskningar för att spåra vilka anställda som presterar bra. Och om de inte presterar bra kan HR-grupperna försöka ta reda på varför.

Prestationsbedömningar är också en chans för företaget att lära sig mer om de anställdas mål. Hur kan företaget hjälpa dem att bli bättre i sin roll och karriär? Behöver de mer kompetens och professionell utveckling? Många företag använder talanghanteringssystem (ofta moduler som är inbyggda i ett HRIS eller en separat LMS- eller HCM-lösning) för att hysa resurser för lärande och utveckling.

Vissa organisationer bygger upp eget internt lärandeinnehåll och egna kurser. Andra länkar till öppna online-kurser som Coursera, Udemy och edX eller samarbetar med utbildningsleverantörer, högskolor och universitet, bootcamps etc.

Företag som analyserar den nuvarande kompetensen hos sin arbetskraft och tillhandahåller resurser för att de anställda ska kunna utveckla fler färdigheter kommer att ha bättre retentionsgrad. Dessutom bidrar denna typ av utveckling och analys även till successionsplanering. Vem kan vara redo för ledarskap? När en mångårig anställd går i pension, vem kan då ta dennes plats? HR-analyser hjälper HR-teamen att planera för dessa stora förändringar.

Mångfald och inkludering

Det är inte bara rätt att bygga upp ett mångsidigt team, utan det är också lönsamt. Enligt en McKinsey-rapport från 2018:

”Företag i toppkvartilen när det gäller könsmångfald i ledningsgrupper hade 21 % högre sannolikhet att överträffa lönsamheten och 27 % högre sannolikhet att ha ett överlägset värdeskapande”. Och ”företag i toppkvartilen för etnisk/kulturell mångfald i ledningsgrupper hade 33 % högre sannolikhet att ha branschledande lönsamhet.”

De flesta företag har initiativ för mångfald och inkludering (D&I) för att öka mångfalden i sin personalstyrka, särskilt när det gäller ras och kön. HR-analyser spelar en viktig roll i D&I och gör det möjligt för HR-team att sätta upp mål och spåra framstegen.

Hur kan HR-analyser hjälpa till?

HR-team använder HR-analyser för att spåra mångfaldsdata så att de vet hur många kvinnor och minoriteter som ansöker om jobb på deras företag, blir intervjuade och anställs. Och när de väl har fått anställning, hur många av dem går vidare till ledarskap eller chefspositioner? Hur mycket får de betalt? Hur ofta blir de befordrade eller får löneförhöjning?

Med dessa uppgifter är företagen ansvariga och HR-teamen kan göra alla processer, bedömningar och system så inkluderande som möjligt, oavsett om det handlar om att ta itu med implicita fördomar i rekryteringsprocessen eller att undanröja eventuella löneskillnader.

De flesta företag börjar med att sätta upp riktmärkesmål för mångfald baserat på demografin i den region där de rekryterar. Med hjälp av sina mångfaldsdata kan HR-teamen också flagga för jobbkoder som vanligtvis är underrepresenterade av minoriteter. Därefter vidtar de åtgärder för att diversifiera sökandegruppen genom att lägga ut jobb på jobbannonser som riktar sig till minoriteter, t.ex. National Black MBA Association eller Women Who Code.

Förstå HR-analysprocessen

När vi nu har talat om de olika sätt som HR-teamen kan använda HR-analys, ska vi gå igenom varje steg i datainsamlings- och analysprocessen.

Insamling av data

De flesta data för HR-analys samlas in via tre nivåer av HR-system. Här är en uppdelning:

• Informationssystem för mänskliga resurser (HRIS). HRIS samlar in och lagrar data om ett företags anställda, inklusive deras namn, ålder, adress, lön, förmåner, närvaro, prestationsbedömningar med mera. Det innehåller också vanligtvis ett system för att spåra sökande (ATS), som är byggt för att effektivisera ett företags rekryteringsprocess. Ett ATS innehåller alla uppgifter om kandidater, inklusive deras ansökningar, CV, ansökningsbrev, intervjuanteckningar och feedback från teammedlemmar.
• Humankapitalhantering (HCM). En HCM-lösning innehåller allt som finns i HRIS, plus onboarding, prestationer, kontroll/spårning av positioner, uppgifter om succession, löne-/bonusplanering, belöningssystem osv. HCM omfattar också vanligtvis talanghanteringssystemet, som samlar in uppgifter om anställdas färdigheter, mål, yrkesmässig utveckling osv.
• Human Resources Management System (HRMS). HRMS rymmer allt som finns i HRIS och HCM, plus löner och tids- och arbetsspårning.

Mätning och analys av data

HR-team använder ofta en ETL-process (extrahera, omvandla, ladda) för datahantering för att extrahera data från HR-systemen och lägga in dem i ett datavisualiseringsverktyg. På så sätt blir det lättare att analysera.

Vissa större företag har dataanalytiker som särskilt ägnar sig åt att hitta insikterna i siffrorna. Medan mindre företag kanske har en eller två personer som hanterar HR-systemen och gör dataanalysen och rapporteringen. Ju fler anställda och system ni har, desto fler HR-specialister behöver ni.

Vilka viktiga HR-mätetal övervakas?

De viktigaste HR-mätvärdena och rapporteringsstrategierna varierar mellan företagen, beroende på deras storlek, mål och HR-team. Här är några allmänna mätvärden som kan följas via HR-analyser.

Rekrytering och onboarding

• Antal anställda: Detta är det totala antalet anställda i din organisation. Antalet anställda kan också delas upp efter avdelning, team, arbetsuppgifter med mera, beroende på vilken rapportering ditt team arbetar med.
• Demografi: Detta är egenskaperna hos din personal, inklusive ålder, kön, etnicitet, utbildningsnivå, anställningstid, civilstånd med mera.
• Time-to-hire: Time-to-hire är den genomsnittliga tiden det tar att anställa en ny anställd, från det att jobbet läggs ut till dess att kandidaten accepterar ditt erbjudande.
• Time-to-productivity: Time-to-productivity mäter hastigheten i onboarding-processen och spårar hur lång tid det vanligtvis tar för en nyanställd att sätta sig in i sin roll och börja arbeta med full kapacitet.
• Snabba uppsägningar/omsättning av nyanställda: ”Quick quits” spårar antalet nyanställda som lämnar företaget inom en viss tid, vanligtvis sex månader till ett år.

Performance

• Employee performance: HR-team kan spåra de anställdas prestationer på flera olika sätt, bland annat genom självbedömningar, bedömningar av chefer och kamratbedömningar. Vissa företag använder också programvara för övervakning av anställda och/eller projektledningssystem.
• Intäkter per anställd: Intäkter per anställd beräknas genom att dividera företagets totala intäkter med det totala antalet anställda. Detta är ett bra sätt att grovt mäta hur mycket intäkter varje anställd genererar.
• Uppföljning av mål: Anställda kan lägga in sina mål i talanghanteringsmodulen i ett HRIS. HR-grupperna kan sedan jämföra dessa mål med företagets övergripande mål, spåra en anställds framsteg med sina mål och hitta sätt att stödja de anställdas mål (t.ex. professionell utveckling).
• Tidsuppföljning (frånvaro/övertid): Tidsuppföljning mäter inte bara hur många ordinarie timmar en anställd arbetar per tidsperiod, utan också hur ofta de missar arbetet (frånvaro) och hur många övertidstimmar de arbetar.

Operations

• Anställdas tillfredsställelse och engagemang: Detta mäter hur sannolikt det är att dina anställda rekommenderar ditt företag som en bra arbetsplats att arbeta på. Detta mäts vanligtvis på två sätt: Employee Net Promoter Scores (eNPS) eller undersökningar om medarbetarnas tillfredsställelse.
• Medarbetarnas rörlighet: Medarbetarnas rörlighet spårar hur och när de anställda flyttar inom organisationen. Detta hjälper företag att se vilka delar av företaget de anställda flyttar från och till, hur länge de var i sin roll innan de flyttade och om de flyttade uppåt, lateralt eller nedåt.
• Bibehållningsgrad: Retention rate mäter hur väl en organisation behåller sina anställda. Den mäts vanligen genom att dividera antalet anställda som stannade kvar i organisationen under en viss tidsperiod med det totala antalet anställda.
• Omsättningsgrad: Omsättningsgrad är motsatsen till bibehållande av personal. Den beräknas genom att dividera hur många anställda som lämnar din organisation varje år med det genomsnittliga antalet anställda. Multiplicera sedan med 100.
• Utbildning och utveckling: Detta mäter den totala kostnaden, tiden och effektiviteten för utbildning och utveckling för organisationens anställda. Du kan mäta utbildningskostnader per anställd, slutförandefrekvens och tid till slutförande samt administrera tester för att mäta effektiviteten.

Slutsats

HR-analyser hjälper HR-teamen att sätta upp mål, mäta framgångar och optimera processer så att företaget kan fokusera på att öka intäkterna. När HR-analyser används på ett ansvarsfullt och effektivt sätt ger de insikter som företagen behöver för att ta itu med svåra utmaningar som bristande mångfald eller hög personalomsättning. Data tar bort gissningar från HR och gör det möjligt för HR-teamen att bli sakkunniga experter som har förtroende hos cheferna i ledningen.