Avokado hittar alltid sin väg till rubrikerna.
I den senaste omgången av ”varför avokado är i nyheterna” återkallar Henry Avocado Corporation frivilligt avokado från Kalifornien som säljs i lösvikt i detaljhandeln på grund av potentiell listeriasmitta. Dessa avokados är visserligen avsedda för detaljhandeln, men det är lätt att se hur små förändringar i leveranskedjan kan påverka priserna allvarligt.
Vad som är mycket mer utmanande för restaurangföretagare är hur små ökningar av priset på dina ingredienser kan få konsekvenser för ditt resultat.
Tänk på följande scenario….
Du går igenom din vinst- &förlustredovisning (P&L) från den föregående perioden. När du ser att vinsten har sjunkit vill du naturligtvis veta varför.
Intäkterna verkar ligga i linje med förväntningarna. Arbetet ser bra ut… ja, inte bra… men normalt. Hyra & Nyttor förblir desamma varje månad. Ah…här är det…Mat & Bev är högre i förhållande till din försäljning. Men varför?
Svaret gömmer sig någonstans i den skrynkliga, vattenstänkta fakturastapeln i restaurangernas bakre kontor och källare överallt. Du skulle kunna gräva i den pappershögen för att ta reda på varför, men ingen har tid för det. Och dessutom är det ändå för sent. Perioden är över. Vi ska bara göra bättre ifrån oss den här månaden, tänker du för dig själv.
Scenarier som det ovan nämnda är alldeles för vanliga. Även de mest noggranna restaurangägare utmanas av processen att samla in, kategorisera och analysera data för att få en tydlig bild av vad som verkligen driver deras vinster (eller förluster).
Så, varför misslyckas restauranger? Det finns många anledningar till att restauranger misslyckas. En orsak som ofta förbises är att verksamhetsutövarna inte vet varför de misslyckas och därför inte kan göra något åt det.
Varför misslyckas restauranger?
Restauranger skiljer sig från andra företag.
Kärnprodukten är färskvara. Det finns ingen garanti för att kunder eller ens personal kommer in genom dörren. Fastigheter är dyra och det finns konkurrens intill, på andra sidan gatan, runt hörnet och i dina potentiella kunders skåp och kök. Priserna på dina råvaror ändras dagligen. För att inte tala om att din leveranskedja fortfarande är starkt beroende av gammaldags sätt att göra affärer med papper och penna.
Detta kan i slutändan översättas till ”det finns många sätt att förlora pengar”.
Under vissa omständigheter är det uppenbart. Om restaurangen är tom på den vanligtvis mest hektiska kvällen är det troligt att du förlorar pengar den här månaden.
Vad händer när affärerna går bra, men vinsterna är låga? Att ta reda på varför är en alldeles för stor uppgift för tidspressade restauratörer som inte har tillräckligt med resurser. Faktum är att en misslyckad restaurang ofta är en död genom 1 000 skärningar.
Prisförskjutningar och stegvisa ökningar av livsmedelskostnaderna går ofta obemärkt förbi och slutar med att överskugga marginalerna för en en gång så lönsam fläskfilé. Några missade pristoppar, felplacerade leverantörskrediter eller felberäknade fakturasummor kan innebära att du har missat dina mål för livsmedelskostnader och inte har någon aning om varför.
För att verkligen förstå hur och varför restauranger förlorar pengar måste man lätt kunna gräva ner sig i detaljerna, för det är i de detaljerna som restaurangvinsterna görs och förloras. Men det har varit svårt att få fram detaljerna eftersom de är begravda i papper eller svåranvänd äldre programvara. Även om du har uppgifterna kan de vara föremål för slarviga inmatningsfel eller redovisningssystem som endast ger analyser på hög nivå utan möjlighet att borra ner till detaljerna.
Det är den inte så goda nyheten.
Så, om du är mindre intresserad av att besvara frågan ”Varför misslyckas restauranger?” och mer intresserad av att veta vad de kan göra åt saken. Fortsätt läsa!
5 sätt att undvika att bli överrumplad av stigande matkostnader
1. Upprätta en budget
För att nå mål måste du sätta upp mål. Att bygga upp en budget för din restaurang är ett bra första steg.
xtraCHEFs vd Andy Schwartz var nyligen med i Business Chef Podcast och förklarade vikten av att mäta det som är viktigt för ditt företag och hur xtraCHEF gör det enkelt för restaurangföretagare att göra just det.
Om kocken och cheferna vet vad de kan spendera och att din kostnad för sålda varor (COGS) bör vara 30 %, bör du spåra och mäta det antalet under hela månaden.
2. Följ upp målen under perioden, inte först efter perioden
Om du upptäcker att matkostnadssiffrorna inte stämde när du tittar på en rapport i slutet av månaden eller flera veckor efter det att perioden avslutades, är det för sent.
Du måste hantera och övervaka dina framsteg i realtid. Att ha en budget som minskar och som jämför dina inköp med din försäljning ger dig insikter i realtid om hur du följer och utvecklas mot dina mål.
3. Bli mer granulär
Oavsett om du använder QuickBooks eller något annat bokföringsprogram för restauranger, måste du ställa in din kontoplan och tilldela en huvudbokskategori (GL) till dina utgifter. På så sätt kan du se exakt var du spenderar pengar.
Ofta tilldelar restaurangföretagare och bokförare sina utgifter för matkostnader till en klumpsumma som kallas ”Food & Bev.”
En del tar det ett steg längre och kategoriserar matkostnaderna i fyra grundläggande kategorier:
- mat och alkoholfria drycker
- vin
- öl
- öl
- sprit
Detta är ett bra steg mot att bli mer granulärt, men för att verkligen veta varför och hur dina matkostnader utvecklas måste du gå bortom GL-koden.
Det finns betydande variationer inom var och en av dessa kategorier – särskilt livsmedel. Om kostnaden för pilgrimsmusslor ökade med 1 dollar per pund, men nötköttet sjönk, kommer du då att veta vad som påverkar vinstmarginalerna om du till slut säljer färre mariscos än köttfärslimpa? Du kanske betonar specifika rätter som du säljer med förlust.
xtraCHEF låter dig skapa dina egna matkostnadskategorier och låter dig borra ner från GL-kategorinivån hela vägen till posten på dina fakturor.
4. Övervaka priserna på de mest inköpta varorna
Det kan vara överväldigande att tänka på alla de olika varor och ingredienser som krävs för att driva en restaurang och genomföra ett koncept. Håll i stället 80/20-regeln i åtanke. Fokusera på det som är viktigast för din verksamhet.
Om du köper en stor volym av en viss vara eller spenderar en stor del av din budget på en viss vara, gör det till en prioritet att övervaka just priserna på dessa varor. Det är inte bara där som den största delen av din budget spenderas, utan det är med dessa artiklar som små prissvängningar kan ha störst inverkan på din lönsamhet.
xtraCHEF gör det möjligt för dig att övervaka alla dina poster, men att fokusera din energi där det är viktigast kan vara skillnaden mellan framgång och misslyckande.
5. Automatisera allt det ovanstående
xtraCHEF gör det enkelt att automatisera AP-processen för restauranger för att stödja allt det ovanstående – från inmatning av uppgifter om fakturaposter till spårning av din budget, matkostnadskvoter och de mest inköpta varorna. Genom att helt enkelt ta ett foto av dina fakturor tar xtraCHEF hand om allt det tunga arbetet och de tråkiga, tidskrävande uppgifterna för att samla in den information som är viktig för ditt företag.
Fakturaposterna digitaliseras, kodas och kategoriseras noggrant och grupperas i rapporter och instrumentpaneler som gör det möjligt för dig att borra ner i var du spenderar dina pengar och vilka av de tidigare ouppnåeliga detaljerna som styr dina vinster och förluster.
Låt inte krypande matkostnader krossa din restaurangverksamhet. Och låt definitivt inte datainmatning eller pappersarbete stå i vägen för din lönsamhet.
Är du redo att ta reda på områden där din restaurang förlorar pengar?
xtraCHEF erbjuder alla de ovan nämnda fördelarna och mycket mer. Begär en demo för att komma igång eller titta på den här korta videon som förklarar hur vi hjälper restaurangföretagare i alla former och storlekar.