18 Estratégias de Comunicação Interna para 2021

Atualizado em janeiro de 2021.

Como comunicar uma mensagem é tão importante como a própria mensagem. Quando se trata de comunicações internas, isto certamente se aplica. A cultura da empresa pode dar à sua organização uma grande vantagem estratégica nestes tempos de mudança. Mas em que consiste a sua cultura – objectivos, valores e práticas – deve ser transmitida eficazmente de acordo com as melhores práticas para que os colaboradores possam compreendê-la e agir de acordo com ela. Portanto, é essencial focar não apenas no que você está comunicando, mas também como você está comunicando.

Em 2021 é hora de implementar novas táticas que possam melhorar sua estratégia de comunicação interna e colocar sua equipe conectada, engajada e motivada. As 18 melhores práticas de comunicação interna abaixo irão ajudá-lo a fazer exatamente isso.

Envision, strategize &planear comunicações

Bom ideias precisam de uma boa estratégia para realizar o seu potencial.

Reid Hoffman, Fundador, LinkedIn

O que quer que a comunicação interna faça pela sua equipa e pela sua empresa? Como você vai chegar lá? Onde está agora e o que precisa ser melhorado? Quando você gostaria de alcançar seus objetivos?

Antes de qualquer outra coisa, use suas respostas a este tipo de perguntas para criar uma estratégia e/ou plano de comunicação interna. A forma como você a apresenta é da sua responsabilidade – torná-la tão simples ou elaborada, geral ou específica quanto você gostaria. Uma estratégia bem formulada deve mantê-lo no caminho certo e torná-lo mais eficiente para alcançar o sucesso da comunicação interna. No mínimo, dar-lhe-á uma ideia de por onde começar.

Utilizar as ferramentas de comunicação certas

É um grande crente que qualquer ferramenta que melhore a comunicação tem efeitos profundos em termos de como as pessoas podem aprender umas com as outras.

– Bill Gates

Sua equipe está ocupada, então a última coisa que eles precisam é de um sistema de comunicação interna que seja incômodo e cheio de atrito. Felizmente, o foco crescente nas melhores práticas de comunicação interna trouxe inúmeros programas de software que o tornam simples e indolor. Mantenha-o assim para garantir que seus funcionários participem e realmente desfrutem dele.

Ferramentas que promovem melhores práticas de comunicação interna incluem:

• Implementar software de chat da empresa como Slack, Microsoft Teams ou Google Hangouts
• Usar tecnologia de nuvem como o Google Drive sempre que possível
• Usar uma plataforma para todos os seus e-mails, calendários, documentos, etc. (por exemplo, Google, Apple, Microsoft)
• Anular a sobrecarga de e-mails com comunicações visuais através de sinalização digital

Ser visual

Visuais expressam ideias de uma forma que pode ser lanchada.

Kim Garst, CEO, Boom Social

Uma estatística comumente citada diz que 65% da população é de aprendizes visuais, portanto, há muitas chances de que haja muitos deles no seu local de trabalho. Quando feito corretamente, o visual transmite informações de uma maneira fácil de digerir e tem uma impressão mais duradoura do que o texto. Em vez de imprimir cartazes, recomendamos que você entre na era digital: Monte TVs em seus escritórios e use-as para exibir uma seleção rotativa de mensagens visuais.

Considerando usando um software de sinalização digital baseado em nuvem – como o Enplug – para exibir imagens no seu escritório. Estas telas podem servir uma série de propósitos, como por exemplo:

• Informar sua equipe sobre anúncios da empresa, vagas de emprego, métricas de vendas e marketing ou informações não específicas da empresa, como notícias de última hora e o clima
• Inspirar sua equipe exibindo objetivos, realizações ou citações motivacionais
• Entreter a sua equipa com feeds de redes sociais, paredes de hashtag ao vivo ou fotos da equipa

Entretenimento das comunicações

A diversão está no centro da forma como gosto de fazer negócios, e tem sido a chave para tudo o que fiz desde o início.

Richard Branson

Eliminar é a noção de que é chamado de “trabalho” por uma razão e não é suposto ser divertido. Na verdade, uma pesquisa de 2013 da PGi descobriu que 88% dos milenares querem trabalhar em um “ambiente de diversão e trabalho social”. Da mesma forma, 90% dos locais de trabalho da Geração-Z valorizam os locais que oferecem oportunidades de ligação humana. O trabalho pode ser divertido mas também produtivo, e isso inclui comunicações internas.

Por exemplo, Enplug tem um canal em Slack intitulado “aleatório” onde os membros da equipe podem compartilhar histórias malucas, vídeos engraçados do YouTube e qualquer outra coisa que eles achem engraçado. É uma forma divertida para os trabalhadores desabafarem enquanto constroem uma sensação de camaradagem.

Incluir métricas sempre que possível

Qualquer coisa que é medida e observada, melhora.

Bob Parsons, Fundador, GoDaddy

Ser capaz de quantificar e ver como a empresa está a actuar pode fazer maravilhas para a ética de trabalho da sua equipa. As métricas devem informar os funcionários sobre o desempenho atual e passado da empresa, tendências de desempenho, metas a serem alcançadas e progressos alcançados. Você pode usar a sinalização digital para exibir as métricas em todo o seu escritório. Motive sua equipe em diferentes níveis, mostrando métricas para a empresa, departamentos ou mesmo indivíduos.

Não perca de vista o grande quadro

Apegar a um propósito maior ajuda a todos a se unir e trabalhar melhor juntos.

Fran Maier, Fundadora, Match.com

Comunicar informações específicas e direcionadas é fantástico, mas pode vir às custas de falhar os objetivos gerais da sua empresa, missão e outros componentes culturais. Além dos assuntos diários, certifique-se de comunicar grandes idéias para que os funcionários sejam lembrados delas. Inclua sua visão em e-mails, displays digitais ou boletins informativos internos para lembrar sua equipe do panorama geral. Afinal, eles são uma parte importante de algo maior do que eles.

Prover canais para feedback e idéias

Nossa arma secreta para construir a melhor cultura está aberta & feedback honesto. Cada membro da equipa contribui para a nossa vida no HelloSign, todos os dias, por isso é crucial para nós saber o que está a funcionar e mais importante, o que não está a funcionar para que possamos melhorar constantemente.

Gina Lau, Team Operations, HelloSign

Sabia que “feedback” é a palavra mais curta da língua inglesa que contém as letras a-b-c-d-e-f? Além deste fato interessante, o feedback é vital para a sobrevivência e o sucesso de qualquer empresa. Isto inclui o feedback dos clientes, claro, mas também o feedback dos funcionários.

Qual é o valor de um pensamento ou ideia se nunca foi expresso? Certifique-se de fornecer canais para que sua equipe dê feedback e compartilhe idéias, seja em relação ao local de trabalho, ao produto atual, a potenciais produtos futuros ou à empresa como um todo. Pode ser um fórum da empresa, um canal designado dentro do software de chat da sua empresa, um quadro branco no escritório ou um serviço baseado na nuvem. Sem esses canais, idéias brilhantes e críticas úteis podem ser perdidas, o que nenhuma empresa deveria se dar ao luxo de perder.

Anime a comunicação e colaboração entre departamentos

A comunicação eficaz é um componente essencial do sucesso profissional, seja no nível interpessoal, intergrupo, intragrupo, organizacional ou externo.

Mike Myatt, Fundador e Presidente, N2Growth

Se um dos seus objectivos de comunicação interna é conseguir que os seus funcionários aprendam uns com os outros, então a comunicação interdepartamental é fundamental. Realize uma sessão Q&Uma sessão ou uma reunião especial entre diferentes departamentos para que eles se comuniquem, colaborem e compartilhem insights. O Enplug, por exemplo, realiza sessões regulares de Q&A, nas quais os funcionários podem fazer perguntas a uma equipe que não seja a sua. Além do que é aprendido, impede que os departamentos se sintam isolados uns dos outros.

Anular sobrecarga de comunicação

Comunicação interna eficaz não só conecta as pessoas umas com as outras, mas também com a informação certa no momento certo.

Marijn Deurloo, CEO, imgZine

A era da Internet deu-nos acesso a mais informação e correspondência instantânea do que nunca, o que pode ser tanto uma bênção como uma maldição. Com as comunicações internas, pensar menos é mais. Mantenha as coisas simples, breves e directas. Considere enviar o seu boletim interno com menos frequência ou mostrar menos métricas. Concentre-se em enviar as informações certas para as pessoas certas na hora certa. Sua equipe lhe agradecerá.

Não se limite a informar – inspire ação

As empresas que querem permanecer competitivas e bem-sucedidas precisam assegurar que elas envolvam, motivem e inspirem os colegas.

Viktoria Tegard, Chefe de Comunicação Interna, Virgin Atlantic Airways

É necessário informar sua equipe antes de tudo, mas suas práticas de comunicação interna devem, em última instância, levar à ação. Como Viktoria Tegard da Virgin Atlantic alude na citação acima, a comunicação interna deve envolver, motivar e inspirar sua equipe a ir além.

Você pode fazê-lo por:

• Incluindo chamadas para ação em mensagens
• Partilhar citações motivacionais, a missão e os objetivos de sua empresa, etc.
• Oferta para recompensar indivíduos ou equipes por certas realizações

Abra as linhas de comunicação

Comunicação nem sempre pode seguir o modelo top-down. Com a fluidez da informação nos negócios de hoje, os líderes precisam ser mestres ouvintes; eles precisam ser capazes de receber assim como enviar.

Joseph Badaracco, Professor de Ética Empresarial, Harvard Business School

Não limite sua “política de porta aberta” ao seu espaço físico de escritório. Seu sistema de comunicação interna deve facilitar o contato de qualquer funcionário com outro na empresa, incluindo a alta administração. Quando você abre as linhas de comunicação desta forma, os membros da equipe se sentirão bem-vindos para conversar uns com os outros em vez de se intimidarem. Quer você seja uma grande corporação ou uma start-up, esta prática de comunicação interna preenche lacunas e ajuda a construir relações receptivas e honestas entre os funcionários.

Manter a transparência

“A transparência começa como uma mudança de mentalidade”

– Kevan Lee, Content Crafter, Buffer

Como Kevan Lee em Buffer afirma acima, a transparência é mais do que apenas uma política, é uma mentalidade. A transparência é crucial para suas comunicações internas porque gera confiança, responsabilidade e diálogo aberto. Se a sua equipa sente que está a ser deixada às escuras em certos assuntos, pode ter medo de fazer perguntas e partilhar os seus pensamentos sobre esses assuntos. Nem toda informação pode ser disponibilizada a todos, é claro, mas manter pelo menos alguma transparência pode ter efeitos tremendos na harmonia e no relacionamento dentro da sua empresa.

Encorajar o uso das mídias sociais relacionadas à empresa

Não usar as mídias sociais no local de trabalho, na verdade, está começando a fazer tanto sentido quanto não usar o telefone ou e-mail.

Ryan Holmes, fundador e CEO, Hootsuite

Sabemos o que você pode estar pensando: “As redes sociais não têm lugar no local de trabalho.” No entanto, e se lhe disséssemos que deve ser encorajado de alguma forma? Faça sua equipe compartilhar fotos de si mesma trabalhando e se divertindo no escritório no Facebook, Twitter, Instagram, etc., e marque a página oficial da empresa. Não só é ótimo para o engajamento e moral dos funcionários, mas também para a exposição da empresa e colocar um rosto em quem você é e o que faz.

Compartilhar notícias, tendências e insights da indústria

Se você não der informações às pessoas, elas vão inventar algo para preencher o vazio.

Carla O’Dell, CEO, American Productivity and Quality Center

Sua equipe não é apenas parte de uma empresa, eles são parte de um setor. Todos os membros da equipe devem se manter atualizados sobre as últimas novidades da indústria, desde o seu CEO até o seu web designer. Incentive-os a compartilhar notícias, tendências de mercado, artigos de opinião e outros assuntos relacionados à indústria uns com os outros. Similar ao #6, você quer que sua equipe se sinta como se estivesse contribuindo para algo maior do que eles mesmos e que eles são agentes de mudança, que são poderosos motivadores.

Utilizar comunicações internas para reconhecer e elogiar o sucesso

Recognição não é um recurso escasso. Você não pode usá-lo ou ficar sem ele.

Susan M. Heathfield, HR Expert, About.com

A menor quantidade de elogios pode ir muito longe, especialmente em uma idade em que os funcionários querem se sentir valorizados e apreciados. Uma pesquisa de 2012 da Associação Psicológica Americana descobriu que os funcionários que se sentem valorizados relatam “níveis mais elevados de envolvimento, satisfação e motivação”, por isso é definitivamente algo em que vale a pena investir. Pode ser tão simples como anunciar sucessos individuais ou departamentais através do seu software de chat, newsletter interna ou outros canais. Esta melhor prática é benéfica não só para a moral dos funcionários, mas também para a produtividade e crescimento da sua empresa.

Criar uma equipa centrada no cliente com personas

A melhor forma de ajudar os membros da equipa a concentrarem-se nos clientes? Dê vida aos clientes.

Alison Davis, CEO & Fundadora, Davis & Empresa

Alison sugere o uso das melhores práticas de comunicação interna para alinhar seus funcionários com os clientes. Crie “perfis de clientes típicos, completos com fotos, demografia, gostos e aversões – incluindo quais programas de TV eles assistem (Walking Dead ou Downton Abbey?) e lanches que eles preferem (edamame ou beef jerky?). Dessa forma, os clientes tornam-se vívidos, tangíveis e no topo da cabeça”. Partilhe estas pessoas frequentemente com a sua equipa – em conversas, newsletters, ou mesmo usando sinalização digital nos seus escritórios.

17. Promover recursos e formação dos funcionários

Os funcionários querem saber que a sua empresa está tão investida no seu desenvolvimento pessoal e profissional como eles estão. Comunique quais recursos sua empresa fornece para que os funcionários não percam oportunidades fantásticas.

Belén Alemán, Learning &Gerente do Programa de Desenvolvimento, Meltwater San Francisco

Sua comunicação interna deve transmitir de forma consistente quais benefícios e recursos estão disponíveis para os funcionários. Isto pode envolver tudo, desde seguros de saúde básicos e planos 401K até seminários patrocinados pela empresa, oportunidades de treinamento fora do local e workshops de construção de carreira. Use uma combinação de e-mail, chat, sinalização digital, blogs internos ou reuniões presenciais da equipe para divulgar a palavra. Ao encorajar os funcionários a investir em seu próprio desenvolvimento pessoal e profissional através de sua empresa, todos se beneficiam a longo prazo.

As metas de aprendizagem também podem ser formalizadas por indivíduos com a ajuda de seus gerentes. A partir daí, atividades como casas abertas ou sincronia de aprendizagem regular podem ser estabelecidas. As sincronizações de aprendizagem acontecem com qualquer pessoa que possa oferecer algo para os seus objectivos de aprendizagem. Como gerente, você pode apresentar os membros de sua equipe àqueles que podem oferecer algum treinamento informal ou mentor nessas sincronicidades. Estas sincronizações de aprendizagem também podem tomar a forma de algo como um clube de leitura. Tenha uma lista corrente de livros e tópicos úteis nos quais as pessoas estão interessadas e documente os aprendizados para compartilhar com um público maior da empresa.

As casas abertas também podem ser ótimas para discussões informais, especialmente se as equipes estiverem distribuídas em diferentes geografias. SoundCloud tem casas abertas que qualquer pessoa pode anunciar e montar na intranet da empresa. O formato é flexível onde as equipes podem comunicar insights com outras equipes com as quais podem não interagir com frequência. As equipas de design podem partilhar protótipos com os quais estão entusiasmadas com a equipa de marketing que podem ser úteis para um próximo lançamento, ou talvez a equipa de dados tenha descoberto algumas qualidades interessantes sobre um segmento pode realmente ajudar a equipa de produto.

18. Pense como um comerciante

“É hora dos comunicadores dos funcionários começarem a pensar como comerciantes, entregando a informação certa ao funcionário certo no momento certo através do canal certo”

– Shel Holtz, diretor de comunicação interna e defensor

-Às vezes a comunicação dos funcionários parece um pensamento posterior – obter as migalhas do orçamento deixadas para trás pela publicidade, marketing e RP. Um dos exemplos mais gritantes é a falta de ferramentas sofisticadas para as comunicações internas. Nossos colegas de marketing são capazes de direcionar mensagens e informações para indivíduos com base em uma variedade de critérios, mas a maioria do que vai para os funcionários é de um só tamanho.

Como Dan Woods, o CEO da Evolved Media diz, “Spotify sabe o que ouvimos”. A Netflix pode prever o que vamos assistir. Uber sabe exatamente quando e onde nos apanhar. Todas estas ferramentas tornam a nossa vida sem trabalho mais fácil. Então por que ainda contamos com métodos antiquados para nos comunicarmos com os empregados?”

Temos que usar dados para saber o que os empregados precisam e quando eles precisam. Pelo menos há uma década, a página inicial da intranet da IBM apresentava informações sobre o que o funcionário estava fazendo naquele dia e links para recursos para ajudar o funcionário a fazer isso. Hoje, esse tipo de comunicação deve ser fácil de ser feito em muitos canais – com os dados que nos permitem direcionar conteúdo relevante para os funcionários certos.

Precisamos vender o conceito à liderança, no entanto, se quisermos obter o orçamento necessário para entregar esse tipo de experiência aos funcionários. Relançar a antiga intranet não vai cortar. Temos de nos comprometer a ter a mesma abordagem à comunicação personalizada dos funcionários que os nossos amigos do marketing levam com os clientes.

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Sobre o Enplug

Os comunicadores internos em todo o mundo estão a usar o Enplug para transformar as telas de TV nos seus escritórios em ferramentas de comunicação visual e interactiva. Desde anúncios e reconhecimento de funcionários a mídia social e feeds de notícias, painéis de métricas e calendários de salas de conferência, o Enplug é poderoso o suficiente para qualquer empresa e fácil de usar.