“Devemos baixar o preço dos bilhetes para o nosso evento?” é a pergunta que me tem sido feita repetidamente por clientes e colegas este ano. Minha resposta é um enfático NÃO!
Existem duas razões principais: Primeiro, há pessoas que têm a capacidade de continuar a pagar o preço normal do bilhete (ou nível de patrocínio). Ao baixar os preços dos bilhetes (e os níveis de patrocínio), você está deixando dinheiro na mesa. Segundo, está a baixar as expectativas para os anos seguintes.
Então, se alguns indivíduos e empresas não puderem participar nos seus níveis habituais devido à economia, o que é que você faz? Chame-os. Fale com eles. Diga-lhes o quanto você aprecia o apoio passado deles ao seu evento. Explique que você notou que eles não se renovaram para este ano, e pergunte se foi um lapso (para o caso de ter sido). Caso contrário, pergunte em que nível eles poderiam participar novamente este ano. Dê-lhes as boas-vindas em qualquer nível, e ofereça-lhes os benefícios e regalias do seu nível normal, mais elevado, com a expectativa de que possam voltar a níveis mais elevados nos anos futuros. Faça isso com empresas e indivíduos, para patrocínios e ingressos individuais.
Meu conselho: Não deixe dinheiro em cima da mesa ou expectativas mais baixas para o seu evento. Não baixe os preços dos ingressos este ano.
Por que ter eventos?
Os eventos são o tipo de angariação de fundos mais caro e intensivo em tempo, então por que os temos? Os eventos são uma oportunidade para:
- Mostrar a sua organização aos seus actuais apoiantes e membros da comunidade,
- Fazer muito dinheiro de empresas e pessoas que de outra forma poderiam não dar,
- Buscar a sua base de dados, e
- Aumentar dólares sem restrições, que são difíceis de angariar de outras formas.
Eu acredito que toda pequena loja de desenvolvimento deveria ter eventos, mas apenas um anual, ou dois no máximo. (Planejar mais de dois eventos por ano não deixará tempo para outros componentes importantes de captação de recursos, tais como cultivo e solicitação individual, redação de subsídios, correio em massa, etc.) Apesar dos inconvenientes dos eventos, se você tiver a capacidade de organizar um evento (ou dois,) deve valer bem a pena o esforço.
Event Committees are for Fundraising, Not for Planning
Quando planejar seu evento, o primeiro passo é formar um comitê de diretoria e não diretoria para servir como seu comitê de eventos. Idealmente, você deve ter muitas pessoas no seu comitê com vários cargos, títulos e conexões na comunidade. Deixe cada membro do comitê saber de antemão que você espera que ele compre ou venda pelo menos uma mesa, como condição para servir no comitê. Exponha expectativas adicionais, como participar de reuniões ocasionais e enviar convites com notas pessoais para amigos e colegas.
Um comitê de eventos é um comitê de arrecadação de fundos, e não se deve esperar (ou esperar) que os detalhes do evento sejam planejados. A primeira vez que organizei um grande evento, cometi o erro de incluir o comitê em decisões como cores de toalhas de mesa e seleção do menu do jantar. Embora você possa ter um membro do comitê que queira se envolver com os detalhes do evento, (e você pode precisar deixá-lo, por razões políticas) este não deve ser o foco principal do comitê. O comitê existe para ajudá-lo a arrecadar fundos!
Os membros do comitê de eventos têm quatro responsabilidades-chave:
- Determinar o tipo de evento,
- Selecionar homenageados e palestrantes,
- Definir níveis de patrocínio, e
- Vender ingressos e mesas.
Tempre tomar decisões importantes, tais como selecionar homenageados e níveis de patrocínio, como um comitê, (com recomendações e sugestões da equipe, é claro). Isto assegurará o envolvimento dos membros do comitê e o “buy-in”
Configurando o Estágio para o Fundraise: Colocar o seu comité a trabalhar
Determinar o tipo de evento
Desde que o comité do evento seja formado, a primeira ordem de trabalho é seleccionar o tipo de evento. A equipe deve ter uma ou duas sugestões em mente para ajudar a orientar a conversa. Você pode querer iniciar a conversa via e-mail antes da primeira reunião, para que os membros do comitê possam ter idéias quando chegarem, e você pode avançar rapidamente.
Um dos eventos mais comuns entre as organizações sem fins lucrativos é o jantar de premiação do evento. Funciona bem, porque serve como um evento de angariação de amigos e de angariação de fundos. Há muitos outros eventos populares, como saídas de golfe e jantares de dança ou galas.
Embora haja uma variedade de tipos de eventos para escolher, concentre-se em eventos que facilmente se prestam a oportunidades de patrocínio. Acredito que qualquer angariação de fundos onde se vende coisas uma de cada vez, são más angariações de fundos. Por exemplo, a venda de biscoitos (excepto no caso das escuteiras). Da mesma forma, a venda de revistas, venda de papel de embrulho, venda de bolos, lavagem de carros, etc., são maus eventos de angariação de fundos para qualquer pequena organização. (As escolas são talvez a excepção a esta regra, porque têm enormes reservas de mão-de-obra – alunos – para fazer a venda). Patrocínios são a chave para o sucesso dos eventos de angariação de fundos, e você deve ficar longe de eventos onde as coisas são vendidas uma de cada vez (seja um bilhete, ou uma caixa de biscoitos).
Selecting Honorees
Se você estiver tendo um jantar ou gala de premiação, selecionar os homenageados certos é um passo crítico, porque os homenageados podem comprar e vender patrocínios para você. Faça uma lista de empresas, indivíduos, fundações e grupos que apóiam a sua organização. Que você gostaria de homenagear, e ter a capacidade, e ter a capacidade de comprar e vender patrocínios. Utilize os contatos dos membros da sua comissão na comunidade para garantir os melhores homenageados possíveis.
A maioria das organizações opta por ter mais de um homenageado, para alavancar o maior número possível de patrocínios e mesas. Minha regra geral é não mais do que três a quatro homenageados. Se você tiver mais de quatro, dilui o significado da honra, tanto no convite quanto no evento. Ter muitos homenageados também cria um programa longo e chato.
Apenas uma nota: ter um político como homenageado é sempre uma boa idéia (assumindo que você está tendo mais de um homenageado), mas raramente (quase nunca) ele irá gerar qualquer venda de ingressos ou patrocínios.
Definir níveis de patrocínio
A chave para um evento de sucesso é vender patrocínios, não (apenas) ingressos. Eu sempre tenho um preço de ingressos para os poucos indivíduos que vão querer comprá-los, mas o foco principal deve ser a venda de mesas ou pacotes de patrocínio. A receita do evento é arrecadada em uma pirâmide tradicional de arrecadação de fundos (dez por cento das pessoas dão noventa por cento dos presentes, e noventa por cento das pessoas dão dez por cento dos presentes). Então comece onde está o dinheiro e solicite patrocínios.
No ano passado, fui contratado por uma organização para ajudar a arrecadar mais dinheiro em seu evento anual. Depois de rever os níveis de patrocínio do evento, recomendei que eles os elevassem significativamente de um nível superior de $5.000 para um nível superior de $15.000. Houve uma grande resistência da diretoria e do diretor executivo, mas eu os convenci a darem uma chance. Criamos níveis de $15.000, $10.000, e tivemos $5.000 como nível inferior (que tinha sido o nível superior no ano anterior). Com os novos níveis de patrocínio em vigor, eles levantaram três patrocínios de topo (15.000 dólares cada um) e dois patrocínios de 10.000 dólares. Dos cinco maiores doadores, eles arrecadaram mais dinheiro do que jamais haviam arrecadado neste evento em anos anteriores, e isso foi antes de terem vendido um único bilhete, anúncio de jornal ou itens de leilão. Escusado será dizer que eles arrecadaram mais do dobro do que haviam arrecadado anteriormente neste evento, simplesmente por terem os níveis de patrocínio apropriados.
Essa história não quer dizer que $15.000 seja um nível apropriado para todas as organizações, e é por isso que é fundamental que o seu comitê ajude a determinar os níveis de patrocínio. As tabelas devem ser de $1.000? $5.000? $25.000? Esta decisão dependerá da sua organização e do seu conselho. Você tem algum CEO ou VP corporativo no seu comitê ou no seu conselho? Pergunte se eles estariam dispostos a patrocinar o jantar por $25.000 – ou o mais alto nível que o seu comitê possa conceber. Se estiverem, então outros também estarão – e isso estabelecerá um alto padrão para os anos futuros. Não venda a sua organização por pouco. Se você estabelecer preços de patrocínio baixos, será difícil aumentar significativamente os preços após o ano um.
É importante ter aproximadamente três níveis de patrocínio, e você pode chamá-los como quiser (benfeitor, amigo, patrocinador de mesa – o que quiser). Defina o nível superior suficientemente alto para que não haja problema se você não conseguir nenhum, e se você conseguir um, você ficará encantado.
Sejam quais forem os níveis que você escolher, você deve ser capaz de conseguir 3-5 patrocínios de nível médio (se você não conseguir, seus níveis talvez sejam muito altos, e inversamente, se você conseguir mais de 2 no nível superior, seus níveis podem ser definidos muito baixos). Obtenha compromissos de membros de comitês e membros do conselho para níveis nos quais eles possam patrocinar antes de anunciá-los ao público em geral.
Patrocínios e Venda de Ingressos de Solicitações
Gerar apoio para o evento e para a sua organização é a responsabilidade mais importante do comitê. Após os membros do comitê se comprometerem a patrocinar sua própria mesa, eles devem ajudá-lo a solicitar seus contatos (amigos e colegas). Os membros da equipe devem ajudar neste processo, gerando todas as cartas, envelopes e completando as correspondências. Os voluntários (membros do comitê) devem ser solicitados a enviar convites para uma lista de pessoas e encorajados a escrever notas pessoais sobre o convite em si ou em uma carta de apresentação. Eles também devem ser solicitados a fazer telefonemas pré e pós-convite para encorajar a participação da sua lista.
Convidados em si mesmos realmente geram muito poucos patrocinadores. Antes dos convites saírem, é quando a solicitação de patrocínio realmente ocorre. Eu sempre tenho um pré-convite, formulário de patrocínio e carta de apresentação para os membros do comitê enviarem aos seus contatos. Estes formulários incluem apenas os dois primeiros níveis de apadrinhamento. Os membros do comitê podem resistir a esta estratégia, mas ao incluir níveis inferiores no formulário, você está dando às corporações uma “saída fácil”. Se eles recusarem os níveis superiores, volte para eles com o nível inferior de apadrinhamento. Novamente, os membros do comitê devem enviar e-mails de acompanhamento e fazer chamadas de acompanhamento para seus contatos.