Como reclamar quilometragem nos impostos americanos

Despesas

É importante compreender que tipos de condução o IRS permite que os empregados e os que trabalham por conta própria deduzam na sua declaração de impostos. Nós compilamos o guia abaixo para ajudá-lo a ter certeza de que você está descontando milhas de acordo com as últimas regras do IRS.

Track Your Business Mileage

Para reclamar a dedução de milhas, você deve primeiro manter registros precisos da sua quilometragem. Durante décadas, as pessoas têm rastreado as suas milhas comerciais com caneta e papel.

Por sorte, a tecnologia avançou e agora existem aplicações Mileage Tracker que tornam a gravação de milhas comerciais mais fácil do que nunca. Everlance é a solução de rastreamento de milhas top de linha, pois rastreia automaticamente e de forma confiável as milhas comerciais, e compila todos os seus dados em relatórios compatíveis com o IRS.

Se você é dono de uma empresa, também é uma boa idéia ter requisitos específicos para os registros de quilometragem dos seus funcionários. Você pode baixar um modelo gratuito de registro de milhas do Excel para distribuir aos seus funcionários, para que eles estejam cientes do que é esperado de seus relatórios se estiverem rastreando suas milhas manualmente.

IRS Taxa de milhagem padrão

A taxa de milhagem padrão do IRS é a taxa de reembolso de milhas padrão definida pelo IRS a cada ano, para que funcionários, empreiteiros e empregadores possam usá-la para fins fiscais. Esta taxa flutua de ano para ano e aplica-se a veículos incluindo carros, caminhões e vans.

Para o ano fiscal de 2020, estas taxas são:

• 57,5 centavos de dólar por milha percorrida em negócios (-0.5 centavos a partir de 2019)
• 17 centavos por milha percorrida para fins médicos ou de mudança (-3 centavos a partir de 2019)
• 14 centavos por milha percorrida em serviço para uma organização beneficente (atualmente fixada pelo Congresso)

A maioria das empresas estrutura suas políticas de reembolso de funcionários em torno da dedução padrão de 58 centavos de milhas comerciais do IRS, enquanto outras empresas optam por implementar uma taxa mais alta ou mais baixa para reembolsar seus funcionários.

Por exemplo, se uma empresa opera em uma área que tem custos de combustível mais altos, então eles podem usar uma taxa de reembolso maior do que a taxa padrão do IRS.

Se uma empresa não tiver um programa de reembolso de funcionários em vigor, então os funcionários podem ser capazes de deduzir suas despesas de milhagem empresarial – usando a taxa de milhagem padrão do IRS – de sua renda bruta.

Como reclamar quilometragem nos impostos

Os funcionários podem acompanhar a quilometragem de e para as obrigações de trabalho, enquanto também documentam o propósito de cada viagem, e reclamar a sua quilometragem de acordo com a sua declaração de impostos, mas exceções se aplicam. De acordo com o IRS:

“O contribuinte não pode utilizar a taxa de quilometragem padrão empresarial para um veículo depois de utilizar qualquer método de depreciação ao abrigo do Sistema Modificado de Recuperação Acelerada de Custos (MACRS) ou depois de reclamar uma dedução da Secção 179 para esse veículo. Além disso, a taxa de quilometragem padrão empresarial não pode ser usada para mais de quatro veículos usados simultaneamente”

Embora isso possa ser um dado adquirido, os funcionários não podem deduzir o seu trajecto, por mais maravilhoso que isso seja.

É também importante observar a regra de propinas da FLSA, que é uma exceção relativa ao reembolso de milhas que as empresas precisam aderir se seus funcionários estão ganhando perto ou com o salário mínimo.

De acordo com a Lei de Corte de Impostos e Empregos (TCJA), os contribuintes não podem mais solicitar uma dedução discriminada para despesas de viagem de funcionários não reembolsados. Esta dedução foi eliminada do Anexo A juntamente com deduções semelhantes. Entretanto, isso não afeta as deduções que são apropriadamente reivindicadas no Cronograma C para aqueles que são autônomos ou contratados independentes.

Se você é autônomo ou contratado independente, estas são as regras para a dedução de milhas e para o deslocamento de ida e volta. As suas milhas dedutíveis dependem do local onde se encontra o seu local de negócio principal. Se você trabalha a partir de sua casa, todas as suas milhas são normalmente dedutíveis a qualquer momento que você entrar em seu carro e dirigir para qualquer finalidade relacionada ao seu negócio.

De acordo com a Receita Federal, se você dirigir para se encontrar com um cliente, então volte diretamente para casa, toda a viagem é relacionada a negócios e, portanto, dedutível. Você também pode deduzir os custos de condução do seu local de negócio para actividades relacionadas com o trabalho, mesmo que seja apenas entregar pacotes nos correios.

Se você opera o seu negócio a partir de outro lugar que não a sua casa, você não pode deduzir as milhas que você dirige para esse local, porque isso é considerado deslocar-se.

Claiming Mileage: Business vs. Personal

É evidente que apenas as milhas utilizadas para fins comerciais podem ser reclamadas nos seus impostos, não as milhas utilizadas para viagens pessoais. A ida e volta ao seu escritório é considerada uma viagem pessoal, assim como aquela xícara de café que você parou no caminho, mesmo que muitos de nós possam precisar de uma dose diária de cafeína para fazer o nosso trabalho.

Isso pode tornar as coisas complicadas quando se trata de rastreamento de quilometragem, já que muitos de nós fazemos recados pessoais, como pegar nossa limpeza a seco ou fazer uma parada na mercearia, ao mesmo tempo podemos estar dirigindo por razões de negócios.

Everlance oferece uma solução fácil para distinguir entre viagens de negócios e viagens pessoais, mesmo que elas sejam misturadas na mesma unidade. Cada vez que entrar no seu carro para o seu próximo destino, abra a aplicação Everlance.

Se estiver a caminho de uma reunião com um cliente no seu escritório, basta deslizar para a direita para negócios. Se estiver a caminho de uma reunião com um amigo para jantar depois de uma reunião com um cliente, é só deslizar para a esquerda para ir pessoalmente. Desta forma, toda a sua milhagem comercial é registada separadamente, e o Everlance irá mesmo calcular a sua dedução imediatamente, com base na taxa de milhagem padrão.

Everlance também lhe permite acompanhar outros tipos de despesas comerciais. Basta tirar uma foto do seu recibo e o aplicativo irá armazená-lo com segurança na nuvem. Pode até ligar o seu cartão de crédito ou conta bancária directamente para acompanhar as despesas dessa forma.

Conclusion

Quando chegar a altura de preparar os seus impostos, basta descarregar os seus relatórios de quilometragem e de acompanhamento de despesas do Everlance e enviá-los para o seu contabilista. Everlance tem estado a pavimentar o caminho para poupar tempo, dinheiro e trabalho quando se trata de acompanhar a quilometragem e despesas da sua empresa.

Se é um empresário com vários empregados, ou se é um trabalhador independente, Everlance oferece planos personalizados para escolher com base nas necessidades da sua própria empresa. Explore as suas opções de acompanhamento de quilometragem e despesas e racionalize a sua contabilidade, ao mesmo tempo que elimina as adivinhações e erros que, muitas vezes, acompanham a sua actividade.