Criar uma factura a partir de um orçamento é uma boa ideia porque está a copiar sobre os itens e custos que o seu cliente já aprovou, de acordo com o Houston Chronicle. Também torna a facturação muito mais simples, o que é importante porque as facturas são a chave para ser paga.
Converter um orçamento para uma factura não tem de ser um processo doloroso. O software de contabilidade torna-o simples. Você também pode copiar a informação manualmente usando os seguintes passos fáceis.
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Neste artigo, vamos cobrir:
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- Copiar Sobre a Informação
- Personalizar a Factura
- Explicar Quaisquer Alterações
Copiar Sobre a Informação
Criar uma Factura Usando Software de Contabilidade
Usualmente é bastante simples converter uma estimativa existente para uma factura usando um software de contabilidade.
No FreshBooks, entre na página de orçamentos através do menu, marque a estimativa que deseja converter e depois clique em “Converter em Factura”. Você pode então editar a nova factura de acordo com as suas necessidades e enviá-la online ou imprimi-la para enviar via snail mail.
Freshbooks também tem funcionalidades que lhe permitem fazer facilmente orçamentos e facturas usando modelos profissionais.
Criar uma factura manualmente
Copiar a informação do projecto do seu orçamento para um modelo de factura (pode fazer o download deste modelo de factura gratuito). Se você estiver usando faturamento progressivo, o que significa que você está faturando apenas parte de um projeto, copie apenas as partidas individuais e os custos que você deseja faturar agora mesmo.
Algumas pequenas empresas preferem faturar por uma porcentagem dos custos de mão-de-obra ou material. Mesmo que você esteja convertendo uma estimativa para uma fatura automaticamente usando um software de contabilidade, você pode precisar ajustar seus custos de trabalho ou material manualmente, de acordo com o Houston Chronicle.
Você também pode redirecionar sua estimativa existente para uma fatura. Use o formato que preferir, seja Word, Excel, Google Docs ou PDF. No próximo passo, vamos discutir quais campos você precisa alterar.
Personalizar a Fatura
Agora é hora de personalizar a informação do seu orçamento para torná-lo em uma fatura.
Salvar-se primeiro:
- Deixar qualquer um dos itens ou preços alterados?
- Você quer faturar por todo o projeto ou apenas parte dele? Se este último, utilize as técnicas de facturação progressiva no primeiro passo.
As seguintes informações permanecerão as mesmas:
- Informações de contato para você e seu cliente
- Seu logotipo
- Serviços e custos do seu orçamento que você deseja faturar
Você precisará alterar o seguinte:
- Mude a data para a data de hoje
- Mude o número do orçamento para um número de factura
- Inclua um pagamento (ou pagamentos) na data de vencimento
- Remova quaisquer prazos ou datas de conclusão do projecto
- Valorize duplamente os serviços e custos apropriados
- Eliminar quaisquer termos do orçamento, como por quanto tempo a estimativa foi válida
- Eliminar quaisquer notas sobre quais serviços e custos são excluídos da estimativa
- Dobrar verificar o imposto sobre vendas e o valor total devido
- Inclua as condições de pagamento (incluindo como você quer ser pago e quaisquer taxas atrasadas)
Ajude a completar sua fatura? Este artigo diz-lhe exactamente como escrever uma factura profissional.
Aqui está um exemplo de uma factura no FreshBooks que inclui todos os elementos chave:
Source: FreshBooks
Explicar quaisquer alterações
Todos os itens ou custos da factura que sejam diferentes do que está no seu orçamento devem ser previamente compensados com o cliente. Prepare um orçamento atualizado primeiro para a aprovação do cliente. A simples submissão de uma fatura com alterações não aprovadas prejudicará seu relacionamento com o cliente e tornará menos provável que você seja pago.
Após o cliente ter aprovado as alterações no escopo do projeto, inclua uma nota na sua fatura referenciando o número do orçamento atualizado. Inclua um item separado com custos adicionais, se apropriado.
Veja o seu trabalho e depois envie a fatura para o seu cliente. Envie a fatura por e-mail ou impressão e envie pelo correio, dependendo do que o seu cliente preferir. Coloque um lembrete no seu calendário na data de vencimento do pagamento (ou pagamentos) no caso de precisar de acompanhar o seu cliente.
Pessoas também perguntam:
- Como Você Converte um Orçamento em uma Proposta?
- Como converter um orçamento em um pedido de compra?
- Como converter uma fatura em um orçamento?
Como converter um orçamento em uma proposta?
Você não pode converter um orçamento em uma proposta. No entanto, você poderia converter uma estimativa em uma proposta.
Que dito isto, os termos “proposta” e “oferta” são frequentemente usados de forma intercambiável, de acordo com ThoughtBubble.
Por definição, uma proposta é um documento produzido por uma empresa (o comprador). Ele descreve o projeto e solicita propostas de fornecedores.
- Por exemplo, uma agência governamental envia uma proposta a três empreiteiros solicitando propostas para renovar seu escritório. Cada um dos empreiteiros escreve uma proposta que detalha o quanto eles vão cobrar para completar o projeto. A agência então escolhe um vencedor entre as três propostas.
Para converter uma estimativa em uma proposta, faça o seguinte:
- Reveja a proposta do comprador (também chamada de pedido de propostas ou “RFP”). Você pode ter preparado uma estimativa geral antes de olhar para os requisitos específicos do comprador. A proposta deve incluir como os custos devem ser discriminados e escritos, de acordo com a Info Entrepreneurs.
- Adicionar uma discriminação detalhada, se a proposta for de um. Isto pode incluir tempo e custos de pessoal/gestão/administração, estimativas de despesas reembolsáveis e custos em cada fase do projecto (semanal ou mensal, por exemplo).
- Reavalie o custo total do seu projecto. Se a sua proposta for aceita, você terá que se comprometer com este custo (ao contrário de uma estimativa que é apenas isso, uma aproximação).
- Verificação dupla você incluiu impostos sobre vendas, mencionou a moeda que você está usando e escreveu o custo total do seu projeto em palavras e números.
- Diga por quanto tempo os seus preços são válidos.
- Adicione um aviso de isenção de responsabilidade contabilizando os potenciais custos surpresa ou trabalho adicional e detalhe porque você está incluindo isto.
Você pode aprender mais sobre a diferença entre orçamentos, cotações, ofertas e propostas no blog FreshBooks.
Como converter um orçamento em um pedido de compra?
Vamos dizer que o seu orçamento é aprovado pelo seu cliente. Você precisa comprar materiais ou suprimentos listados no orçamento de um dos seus fornecedores.
- Por exemplo, um pintor inclui em seu orçamento que ele precisará comprar dois galões de tinta para completar o trabalho. O cliente aprova o orçamento. O pintor então emite um pedido de compra para a sua loja de hardware local para os dois galões de tinta.
O software de contabilização permitirá que você crie automaticamente um pedido de compra a partir de um orçamento.
Você também pode fazer isso manualmente a partir de um documento Word, Excel ou PDF. Um pedido de compra precisa incluir vários elementos críticos, de acordo com o InTouch Manufacturing Services, que estão descritos abaixo.
Para converter uma estimativa em um pedido de compra:
- Mude as informações do seu cliente para as do seu fornecedor
- Editar a data de emissão para a data de hoje
- Mude o número do orçamento para um número de pedido de compra (PO)
- Adicionar um endereço de envio para os produtos ou bens
- Eliminar qualquer item, excepto os itens que deseja comprar
- Dobrar o imposto sobre vendas e total
- Inclua as condições de pagamento (como e quando pagará pelos bens)
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Como se transforma uma factura numa estimativa?
Talvez você tenha feito uma fatura em vez de uma estimativa por engano. Você quer transformar a fatura em uma estimativa. Isso geralmente é difícil de fazer automaticamente no software de contabilidade. Você pode ter que copiar e colar as informações da fatura em um modelo de estimativa.
FreshBooks facilita a produção e o envio rápido de estimativas profissionais.
Para transformar uma fatura em um orçamento manualmente, edite sua fatura usando os seguintes passos:
- Mude o título de “factura” para “estimativa”
- Editar a data
- Mude o número da factura para um número de estimativa
- Adicionar qualquer cronograma e uma data de conclusão esperada
- Editar os serviços, se necessário
- Editar os custos, se necessário
- Comencione quaisquer exclusões (o que o projeto não incluirá)
- Dobrar o imposto sobre vendas e o total
- Inclua quaisquer termos e condições (por exemplo, como os custos adicionais serão cobrados)
Para saber mais sobre como escrever uma grande estimativa, confira o blog FreshBooks.
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