Por Beth Buehler
Conhecer os distintos propósitos dos retiros de negócios e reuniões de negócios é muito importante para as pessoas a quem é atribuída a tarefa de planejar tais reuniões ou que fazem parte de uma equipe de planejamento maior. Os líderes de quatro empresas de gestão de destinos (DMCs) baseadas no Colorado ajudam a explicar a diferença.
Qual é a diferença entre um retiro de negócios e uma reunião de negócios?
Um retiro de negócios é focado muito mais na estratégia de alto nível, combinado com muito “tempo de espaço branco” para os participantes. Tipicamente, o objetivo de um retiro é tirar os pensadores de alto nível da sua agenda diária ocupada e para um ambiente íntimo que lhes permita realmente libertar o seu processo criativo de pensamento. Eu imaginaria um ambiente mais relaxado, muito tempo ao ar livre, reuniões informais de mesa redonda, caminhadas guiadas, etc. – tudo para inspirar um processo de pensamento mais estratégico. Uma reunião de negócios é tipicamente muito estruturada e focada em um departamento crítico dentro de uma organização. Em muitas reuniões que temos experimentado, os participantes ouvem mais do que participam e o conteúdo é conduzido por executivos da empresa ou do departamento. – Kathy Fort Carty, DSC, Allied PRA
Um retiro é geralmente uma reunião menor que se reúne em um destino fora do caminho; exemplos incluem ranchos de dude e propriedades experimentais que oferecem aos participantes um ambiente incomum que inspira networking orgânico e oportunidades de vínculo. Uma reunião de negócios geralmente acontece em um hotel não muito longe do aeroporto, com espaço para reuniões e suporte audiovisual para acomodar o tamanho e o escopo da reunião. Uma reunião de negócios é orientada pelo conteúdo, enquanto um retiro é focado nos participantes que experimentam o destino como um grupo. – Melissa Layton, Operação Altitude
É difícil vencer a aura de propriedades históricas como o Rancho C Lazy U, perto de Granby. Cortesia C Lazy U Ranch.
A principal diferença que experimentamos é que um retiro inclui mais elementos na agenda fora da reunião de negócios, tais como atividades em grupo, formação de equipe ou passeios para explorar o destino. Muitas vezes, há também elementos de rejuvenescimento ou relaxamento. – Nicole Marsh, Imprint Group
Uma reunião de negócios é focada nas necessidades imediatas de um negócio ou de um tópico específico que precisa ser abordado. Um retiro de negócios é um tempo de construção de equipe, reflexão e foco interno sobre as pessoas e como elas trabalham juntas para atingir os objetivos. – Deana Mitchell, Realize Colorado, uma Parceira Global DMC
Qual é a sua melhor dica para planejar um retiro de negócios?
Conheça um local atraente que atraia os convidados para assistir, relaxar e se conectar com os colegas. – Melissa Layton
Tenha a certeza de ter um bom equilíbrio de tópicos/sessões de reunião, bem como tempo para criar laços como uma equipe. – Nicole Marsh
Planeie um orador ou actividade que ligue o grupo, ajudando-os a conhecerem-se e a compreenderem-se melhor para que sejam mais produtivos como uma equipa a avançar. – Deana Mitchell
Escolha um local único no Colorado que permita aos participantes fazer muito exercício, tempo ao ar livre, refeições saudáveis e dormir. Deixe-os recarregar suas baterias enquanto participam de um evento de planejamento estratégico. – Kathy Fort Carty
Qual é a sua melhor dica para planejar uma reunião de negócios?
Selecione um local que seja propício para reuniões, incluindo facilidade de acesso, amenidades sólidas para reuniões e talvez não muitas distrações da agenda da reunião. – Nicole Marsh
Encontrar um espaço que seja propício para focar no tópico em questão, mas perto de algo divertido durante um intervalo ou para a noite. – Deana Mitchell
Certifique-se de que os objectivos da reunião estão bem integrados com as experiências de destino. Embora haja sempre objetivos de aprendizagem/ negócios que têm que ser cumpridos pela organização, você normalmente pode tirar os participantes de uma sala de reunião padrão para participar de atividades que lhes permitam colaborar, comunicar e resolver problemas em conjunto. Ao envolver os participantes e vivenciar situações em conjunto, irá criar uma cultura corporativa mais forte e encorajar a inovação e criatividade no trabalho. – Kathy Fort Carty
Selecionar um hotel de localização central com fácil acesso e espaço de reunião que favoreça a agenda e os requisitos específicos do grupo. Denver é um destino ideal para reuniões com fácil transporte aéreo do leste e oeste e opções ilimitadas de hotéis em 30 minutos do aeroporto. – Melissa Layton.
No Colorado, é possível desfrutar tanto da acção ao ar livre como da cidade. Cortesia: The Ritz-Carlton, Denver.
Como muda a sua abordagem à escolha do local e/ou destino quando planeia um retiro de negócios vs. uma reunião de negócios?
Para uma reunião de negócios, você precisa da conectividade/tecnologia. Para um retiro de negócios, aproveite o excelente que o Colorado tem para oferecer ao ar livre e minimize a tecnologia! – Deana Mitchell.
Existem muitas opções para sair ao ar livre no Colorado. Cortesia Visite Vail Valley.
Comecemos ouvindo nossos clientes e os participantes da reunião para realmente entender os objetivos e prioridades do programa. Alguns clientes podem dizer que querem uma reunião de negócios, mas quando eles descrevem o “sentir” que querem para seus participantes, podemos direcioná-los para um local menos tradicional. O local para uma reunião de negócios é, na maioria das vezes, impulsionado pelo tamanho do grupo, acesso a um aeroporto e a um hotel e espaço de reunião de tamanho adequado. Se o grupo for pequeno, eles podem escolher um hotel butique hippie no centro de Denver em vez de um grande hotel corporativo com acesso ao Centro de Convenções do Colorado. Os retiros tendem a ser mais íntimos, portanto, a escolha do local é muitas vezes mais para encontrar o local/destino certo que ainda seja facilmente acessível, mas que permita o tipo de experiência que o cliente está procurando. Por exemplo, um retiro de yoga terá que reservar um local que ofereça acesso a espaço de yoga interno/externo e muito provavelmente um estilo saudável de comida. Um retiro de planejamento estratégico para executivos ainda pode querer um hotel/alojamento altamente acessível, mas talvez selecione um resort de montanha que realmente permita aos executivos relaxar, desconectar um pouco e se reunir em uma variedade de espaços íntimos dentro e ao redor da propriedade. – Kathy Fort Carty
Um local de retiro de negócios proporciona uma experiência única que mostra o destino. – Melissa Layton
Ao planejar um retiro de negócios, deve-se procurar um local ou destino com uma boa mistura de amenidades e opções para equilibrar trabalho e diversão. É importante permitir que a equipe se concentre em ambos e aproveite os momentos. Ao planejar uma reunião de negócios, é ótimo para os participantes experimentarem o destino durante o seu tempo livre, mas não é tão necessário atender às atividades e opções do tempo livre. – Nicole Marsh
Qual é uma razão de destaque para que o Colorado seja um bom lugar para uma reunião ou retiro?
Temos tanta diversidade em Colorado-de excepcionais hotéis de convenções em toda a cidade como o Hyatt Regency Denver no Colorado Convention Center e o novo Gaylord Rockies Resort & Convention Center-e ainda podemos oferecer uma incrível experiência de resort para um grande grupo no The Broadmoor. Como se trata de reuniões de pequeno a médio porte, temos hotéis em nossos resorts de montanha que variam em tamanho, estilo e preço para atender grupos que têm consciência de orçamento ou que são muito altos. – Kathy Fort Carty.
A Broadmoor em Colorado Springs oferece grandes opções tanto para reuniões de negócios como para retiros. Cortesia: The Broadmoor.
Colorado tem opções de hotéis ideais para reuniões de negócios, bem como locais de retiro fora do caminho, onde os participantes podem desconectar, unir-se e fazer brainstorm. – Melissa Layton
Colorado é um excelente local tanto para reuniões como para retiros. Para reuniões, estamos localizados centralmente, permitindo que os participantes entrem e saiam com facilidade, e temos uma abundância de vôos diretos. Para retiros, nossa cidade e destinos de montanha oferecem uma mistura inigualável de oportunidades para os participantes trabalharem e se divertirem. – Nicole Marsh
Colorado tem uma maneira de inspirar as pessoas e mudar suas perspectivas para pensar fora da caixa. Mesmo que o foco seja uma reunião de negócios, há muitas oportunidades de fazer um mini-refronto como um intervalo de 30 minutos ou um evento noturno de networking para vivenciar o ar livre e a natureza! – Deana Mitchell
Pensamentos adicionais …
Ao planejar uma agenda de retiro, é importante para a liderança sentir que há conteúdo e retorno sobre o investimento (ROI) suficiente de uma perspectiva de reunião para fazer com que as despesas (seja de tempo e/ou dinheiro) valham a pena. A agenda da reunião e o foco nos resultados é tão importante quanto o tempo para a equipe se unir e se sentir renovada e rejuvenescida após o retorno. É um equilíbrio delicado, mas quando planejado corretamente tem tremendos benefícios para a organização. Recentemente “rebatizamos” nossa própria viagem interna de incentivo para ser chamada e formatada como um retiro. Sentimos que o termo incentivo fugiu para pura diversão sem conteúdo e encontramos um bom equilíbrio com conteúdo de reunião e tempo livre. – Nicole Marsh
Colorado tem tanto a oferecer em múltiplos destinos! Como DMC, somos especializados em encontrar a localização e os espaços certos para que os clientes possam cumprir seus objetivos com o máximo impacto inspirador do nosso entorno. – Deana Mitchell
Beth Buehler é editora das revistas Colorado Meetings + Events e Mountain Meetings, tem planejado numerosas reuniões e eventos, e gosta de explorar o Colorado.