O Guia Final para um Processo de Procura-a-Pagamento Verdadeiramente Eficaz

O fluxo do processo de Procura-a-Pagamento

Baseado na prática organizacional e no requisito em questão, os líderes de compras escolhem completar as etapas mais relevantes de um processo de Procura-a-Pagamento. Aqui estão nove etapas lógicas de um processo ideal de compra-a-pagamento.

Passo 1: Identificar necessidades

O primeiro passo de um processo de procurement-to-pay é determinar e definir os requisitos do negócio com a ajuda de partes interessadas inter-funcionais. Uma vez identificada uma necessidade válida, as equipes de compras esboçam especificações de alto nível para bens/produtos e termos de referência (TOR) para serviços e declarações de trabalho (SOW).

Passo 2: Criar requisições

Após finalizar as especificações/ TOR/SOW, é criada uma requisição formal de compra. Um requerente submete o formulário de requisição de compra preenchido depois de assegurar que todos os requisitos administrativos necessários são cumpridos. As requisições podem ser criadas para qualquer tipo de suprimento desde compras padrão até subcontratações e consignações.

Passo 3: Aprovação da requisição de compra

Requisições de compra submetidas são então revisadas pelos chefes de departamento ou pelos responsáveis pelo suprimento. Os aprovadores podem aprovar ou rejeitar uma requisição de compra após avaliar a necessidade, verificar o orçamento disponível e validar o formulário de requisição de compra. As requisições de compra incompletas são rejeitadas de volta ao iniciador para correção e reapresentação.

Passo 4: Criar um pedido/compra pontual

Se os bens/produtos solicitados tiverem características tais como compras não administradas por categoria, compras únicas ou mercadorias de baixo valor, então uma compra pontual pode ser realizada. Caso contrário, os pedidos de compra são criados a partir de requisições de compra aprovadas.

Passo 5: Aprovação do pedido de compra

Os pedidos de compra são agora enviados através de um loop de aprovação para garantir a legitimidade e precisão das especificações. Os pedidos de compra aprovados são então despachados aos fornecedores. Depois de rever os pedidos de compra, os fornecedores podem aprovar, rejeitar ou iniciar uma negociação. Quando um oficial aprova um pedido de compra, um contrato legalmente vinculativo é ativado.

Junte-se a nós para saber como a aquisição digital pode proporcionar eficiência e economia de custos. Registre-se agora!

Passo 6: Entrada de mercadorias

Após o fornecedor entregar as mercadorias/serviços prometidos, o comprador inspeciona os produtos ou serviços entregues para garantir que ele cumpra os termos do contrato. A entrada de mercadorias é então aprovada ou rejeitada com base nas normas especificadas no contrato de compra ou ordem de compra.

Passo 7: Desempenho do fornecedor

Baseado nos dados obtidos no passo anterior, o desempenho do fornecedor é avaliado. Uma série de fatores como qualidade, pontualidade na entrega, serviço, cumprimento do contrato, capacidade de resposta e Custo Total de Propriedade (TCO). O não-desempenho é sinalizado em listas e sistemas de informação existentes para referência futura.

Passo 8: Aprovação da fatura

A partir do momento em que uma entrada de mercadorias é aprovada, uma correspondência de três vias entre o pedido de compra, a fatura do fornecedor e a entrada de mercadorias é realizada. Se não forem encontradas discrepâncias, a fatura é aprovada e encaminhada para a equipe financeira para desembolso do pagamento. No caso de imprecisões, a fatura é rejeitada de volta ao fornecedor com um motivo de rejeição.

Passo 9: Pagamento ao fornecedor

Ponto recebendo uma fatura aprovada, a equipe financeira processará os pagamentos de acordo com os termos do contrato. Quaisquer alterações contratuais ou revisões de garantias financeiras liquidadas serão levadas em conta. Um pagamento feito a um fornecedor cairá em um dos seguintes cinco tipos: adiantamento, parcial, progresso ou parcelamento, final e pagamentos de retenção/retenção.>

• Implementar software procure-to-pay
• Manter o processo transparente
• Melhorar o envolvimento do fornecedor
• Optimizar o inventário
• Agelar a gestão de contratos

Como o software procure-to-pay pode trazer eficiência nas compras?

Um relatório recente do Gartner afirma que até 2025, mais de 50% das organizações em todo o mundo terão uma suíte “procure-to-pay” baseada em nuvem. Ferramentas de aquisição baseadas na nuvem como o Kissflow estão ganhando força, à medida que as organizações aprendem mais sobre os benefícios e oportunidades de economia de custos do uso de software de aquisição.

O software de aquisição para pagamento integra requisições de compra, pedidos de compra, recibos de mercadorias e faturas em uma única interface. A automação de compras a pagar pode simplificar o processo, otimizar os gastos, melhorar a conformidade, reduzir custos e mitigar riscos.

Soluções abrangentes de compras a pagar como o Kissflow Procurement Cloud oferecem uma série de funcionalidades incluindo:

1. Requisição e aprovação de compra

Uma pessoa que envia um pedido de compra simplesmente introduz os detalhes apropriados na sua ferramenta de compras, selecciona o produto/serviço requerido e escolhe o fornecedor preferido a partir de uma base de dados principal.

Uma suíte digital procure-to-pay também encaminha o pedido de compra para todos os interessados e aprovadores, na ordem certa, sem nenhum deles, tanto quanto o envio de um e-mail referente ao pedido.

2. Gerenciamento do pedido de compra

Soluções de pós-produção auto-criar pedido de compra a partir de requisições de compra aprovadas e iniciar o processo de despacho do pedido. Qualquer coisa desde enviar vários pedidos em lote a um único fornecedor até criar vários pedidos a partir de um único pedido de compra pode ser feita.

3. Gerenciamento digitalizado de fornecedores

A digitalização com gerenciamento de fornecedores muda a forma como sua equipe de compras mede e avalia o desempenho do fornecedor. Ao invés de um esperançoso “Eu acho que o fornecedor de hardware que usamos em 2013 ofereceu alguns grandes descontos, mas eu esqueci o nome deles”, você pode depender de dados de fornecedores convenientemente acessíveis e confiáveis do seu sistema de compras.

Com a sua ferramenta de procurement-to-pay crunching os dados sobre o desempenho do fornecedor – preços, descontos, cumprimento de prazos de entrega, cumprimento de políticas e mais – você pode escolher o melhor fornecedor para qualquer negócio, sempre que precisar fazer essa escolha.

3. Correspondência de faturas

O software de procurement-to-pay permite que as organizações confirmem o recebimento de mercadorias e capturem informações de faturas. As organizações podem aprovar facturas, gerir excepções, realizar o ajuste de pedidos e integrar-se com pagamentos electrónicos ou sistema de contas a pagar.

4. Percepções sobre compras

Uma das melhores partes sobre como digitalizar as compras, relatórios e análises ajudam-no a compreender o que está a correr bem e que ineficiência do processo está a custar-lhe dinheiro.

Desde que as compras são um departamento pesado, é bom ter transparência e visibilidade do processo em cada processo, desde os pedidos de compra até à aprovação das facturas. Você pode puxar o status de qualquer tarefa instantaneamente, analisar métricas de desempenho do fornecedor e muito mais através de relatórios e análises personalizadas.

Recommended Reading:

• Desafios em Compras e Como Superar Aqueles
• 5 Avanços na Tecnologia que as Compras Precisam Adotar Agora
• Como os Processos Manuais Estão Matando seus Esforços de Compras

Atualize todo o potencial do seu processo de compras a pagar com Kissflow

Soluções de compras a pagar que conectam digitalmente os fornecedores, organizações, políticas e processos estão desenterrando novas oportunidades de economia. Desde impedir a entrada manual de dados até melhorar a visibilidade dos gastos, o software de aquisição automatizado aborda todas as lacunas existentes nos processos.

Kissflow’s Procurement Cloud alavanca o poder dos fluxos de trabalho, formulários digitais, tecnologia de nuvem, processos inteligentes e análises detalhadas para ajudá-lo a obter mais valor do fluxo do processo de aquisição para pagamento. Ele cobre tudo, desde pedidos de compra e pedidos até o pagamento. Ele também se integra perfeitamente com qualquer software de contabilidade ou ERP que você possa estar usando, também.

Com Kissflow, você pode digitalizar todo o ciclo de compra-para-pagar, melhorando de forma abrangente todos os processos de compra. Diga olá a um processo digitalizado de procurement-to-pay com Kissflow Procurement Cloud para descobrir porque é a melhor opção para transformar o seu processo de compras.