Como um pequeno empresário, gerir os seus processos contabilísticos é uma parte necessária, mas complexa, das suas operações globais. No entanto, mesmo que você terceirize a sua contabilidade ou contabilidade empresarial para um profissional certificado, é importante compreender uma variedade de conceitos e relatórios contabilísticos chave, especialmente aqueles directamente relacionados com a análise do desempenho e saúde financeira do seu negócio.
Uma das demonstrações mais importantes a compreender é o seu balanço contabilístico. Este relatório é uma das principais demonstrações financeiras usadas por contabilistas, credores e financiadores para analisar o desempenho financeiro do seu negócio. Além disso, o balanço é usado para uma série de conceitos e fórmulas contabilísticas chave, tornando ainda mais significativo que o seu balanço seja preciso.
Para ajudá-lo a classificar através deste relatório contabilístico frequentemente ignorado, criámos este guia de balanço. Vamos responder à pergunta, “o que é um balanço”, quebrar um exemplo de balanço e explicar tudo o que você precisa saber sobre esta demonstração contábil integral do negócio.
O que é um balanço?
Um balanço é um relatório contábil que detalha os ativos, passivos e ações de uma empresa em um determinado momento. Portanto, as informações no seu balanço patrimonial devem refletir exatamente a seguinte fórmula:
Assets = Passivo + Capital Próprio
Como um resumo dos ativos e passivos do seu negócio, o balanço patrimonial mostra tanto o que o seu negócio possui quanto o que ele deve em um determinado momento. Em comparação com a demonstração de resultados, que mostra o desempenho do seu negócio num determinado período de tempo, o seu balanço mostra a situação financeira do seu negócio num determinado dia.
Por este facto, este relatório contabilístico específico é usado juntamente com a demonstração de resultados e a demonstração dos fluxos de caixa para analisar as finanças do seu negócio – e também é usado em outros cálculos contabilísticos, tais como o rácio de endividamento, rácio de volume de negócios de contas a receber e mais.
Formato de folha de balanço
Assets
Assets são o que o seu negócio possui ou tem o direito de receber – dinheiro, equipamento, contas a receber, adiantamentos de empregados, etc. Os ativos são listados em primeiro lugar em um balanço contábil e são divididos em ativo circulante e ativo fixo, como você verá abaixo.
Ativo circulante são aqueles itens que podem ser facilmente transformados em dinheiro. Estes são geralmente listados em primeiro lugar, pois no conjunto, os ativos são listados no balanço patrimonial em termos de liquidez, o que significa como eles podem ser facilmente convertidos em dinheiro. Além do dinheiro em sua conta bancária, os ativos circulantes também incluem:
- Equivalentes em dinheiro
- Contas a receber
- Inventário
- Investimentos
Após os ativos circulantes, seu balanço listará os ativos fixos, que incluem itens tangíveis que você usa em seu negócio, como equipamentos, terrenos ou edifícios para produzir renda para sua empresa. Você também pode ter ativos intangíveis. Este tipo de activos inclui itens não físicos, mas ainda relevantes para o seu negócio, como o domínio do seu website, direitos de autor, marcas registadas ou mesmo goodwill.
Se aplicável à sua empresa, estes activos estão incluídos abaixo dos activos fixos. Embora não mostrado em nosso exemplo, a combinação de ativos fixos e intangíveis é frequentemente referida pelo termo contábil ativo não circulante, também chamado de ativos de longo prazo.
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Passivo
Passivo é o que sua empresa deve ou tem uma obrigação de pagar, tais como contas a pagar, passivos de folha de pagamento, empréstimos a pagar e depósitos de clientes. Assim como os ativos, seus passivos serão divididos em duas categorias no seu balanço – passivo circulante e passivo de longo prazo.
O passivo circulante inclui contas a pagar e outras dívidas de curto prazo como pagamentos de cartão de crédito, impostos ou aluguel. Os passivos correntes são sempre pagos com ativos correntes, por isso é importante ter ativos suficientes para cuidar dos passivos. Uma dica contábil para pequenas empresas é ter duas vezes e meia mais ativos do que passivos.
Passivos de longo prazo, por outro lado, são obrigações que serão pagas em um prazo maior do que um ano. Estes passivos podem incluir obrigações emitidas, fundos de pensão e empréstimos.
Património
A parte final deste balanço contabilístico será o capital próprio, como se pode ver no exemplo do balanço abaixo. O patrimônio líquido, que é determinado pela subtração de suas obrigações de seus ativos, é, em essência, o dinheiro que é de propriedade dos acionistas da empresa. Assim como os ativos e passivos, o patrimônio líquido pode ser dividido em subcategorias, incluindo lucros acumulados, contribuições ou ações em tesouraria.
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Ultimamente, a forma como um balanço patrimonial é formatado e as partidas individuais específicas que são incluídas podem variar de negócio para negócio e, se você usar um software de contabilidade, pode depender da forma como esse sistema rastreia suas informações e produz esse relatório em particular. Dito isto, mais uma vez, para que um balanço seja preciso, o seu activo total deve ser igual ao seu passivo total mais o seu capital próprio total.
Exemplo de Balanço
Com esta definição de balanço em mente, vamos discutir as diferentes peças que compõem um balanço contabilístico preciso. Como mencionamos, seu balanço patrimonial consiste de ativos, passivos e ações – e um balanço patrimonial preciso deve refletir a fórmula acima: Activo = Passivo + Capital Próprio. Você pode ver esta decomposição em nosso exemplo de balanço abaixo.
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Você também pode se referir ao nosso modelo de balanço, caso decida não começar a construir um balanço do zero.
Por que o seu balanço é importante
Agora temos uma melhor compreensão das diferentes partes que compõem um balanço contábil, vamos falar sobre o porquê deste relatório em particular é tão importante. Essencialmente, uma vez que cada transacção que o seu negócio faz afecta este balanço, o seu balanço ilustra a posição financeira global do seu negócio, o que significa que é uma ferramenta eficaz para ser usada em conjunto com outras demonstrações financeiras para mostrar uma imagem mais completa do desempenho financeiro do seu negócio.
Plus, porque o balanço reflecte todas as transacções que o seu negócio faz no dia-a-dia, é usado para calcular outros rácios financeiros, como o volume de negócios de contas a receber, dívida para capital próprio, volume de capital de giro, etc. – cada um dos quais pode também fornecer uma visão específica sobre diferentes partes do desempenho financeiro do seu negócio. Além disso, uma vez que a informação contida nesta declaração é utilizada numa variedade de outros cálculos contabilísticos, é ainda mais significativo que seja precisa.
Todos estes aspectos, ao mesmo tempo, é também importante lembrar que este relatório contabilístico mostra um instantâneo de um período de tempo específico e, portanto, deve ser utilizado como uma ferramenta de comparação, com balanços de outros períodos de tempo, ou como acabamos de mencionar, em conjunto com outros relatórios contabilísticos, para compreender mais completamente o estado da saúde financeira da sua empresa.
Analisando o seu Balanço
Cuidado nas possíveis limitações do seu balanço contabilístico, vale a pena considerar as diferentes perguntas que pode fazer e as comparações que pode fazer para obter uma visão particular sobre as finanças do seu negócio.
Por exemplo, usando a divisão de ativos, passivos e ações, no seu balanço você pode perguntar:
- O seu negócio tem ativos líquidos suficientes para cobrir despesas operacionais?
- Você tem flexibilidade com seus ativos para permitir mudanças no negócio, tais como uma despesa inesperada?
- Os seus números têm uma certa tendência para cima ou para baixo – e que medidas pode tomar para corrigir a situação, se necessário?
- Pode o seu caminho actual ser sustentado para promover o crescimento do seu negócio?
Uma grande forma de responder a algumas destas questões é comparar o seu balanço actual com um de um período anterior. Portanto, se você quisesse comparar as finanças deste mês com as do mês passado, seu relatório poderia se parecer com o exemplo do balanço abaixo.
Você pode notar três mudanças importantes, designadas pelos números vermelhos neste exemplo:
- Seu ativo líquido (conta corrente do negócio) aumentou, porque
- Você foi capaz de cobrar em muitos de seus recebíveis, e
- Você pagou a dívida do seu cartão de crédito.
Ao fazer este tipo de comparação, você pode ver como as partes únicas das finanças do seu negócio estão funcionando, e assim determinar, o que, se algo, precisa ser alterado ou ajustado a fim de atingir seus objetivos de negócio.
O resultado final
Embora algumas vezes negligenciado, o seu balanço é uma declaração central dentro da contabilidade do seu negócio. Como já discutimos, este relatório é particularmente significativo porque mostra a situação financeira do seu negócio em qualquer momento dado. Além disso, ao decompor as partidas individuais específicas que compõem seus ativos, passivos e ações, você pode ver como seu negócio está se saindo e identificar áreas que podem precisar ser melhoradas.
Mais ainda, uma vez que cada transação que você faz influencia este relatório, é uma ferramenta essencial usada por credores e financiadores para determinar se eles devem emprestar crédito ao seu negócio. Portanto, é ainda mais importante que você mantenha a sua contabilidade atualizada e precisa e assegure que qualquer relatório de balanço que você criar esteja correto.