O que é uma Linha Telefónica Virtual?

• Um número de telefone virtual oferece economia de custos e flexibilidade para pequenas empresas.
• Você pode obter um número virtual sozinho ou como parte de um pacote de telefone virtual.
• Muitos provedores de telefones virtuais permitem que você porta seu número de telefone tradicional para um número virtual.
• A economia de um número de telefone virtual pode torná-lo acessível por telefone em qualquer lugar, a qualquer momento, enquanto mantém a privacidade do seu número pessoal.

Um sistema de comunicação telefónica fiável é uma ferramenta que todas as empresas devem ter. Tradicionalmente, porém, um bom sistema telefônico comercial era caro e poderia ser difícil de implementar em pequenas empresas.

Hoje, um número de telefone virtual é uma solução simples e acessível que pode ajudar a expandir o seu negócio para além dos limites de uma linha telefónica tradicional. Aqui está tudo o que você precisa saber sobre linhas telefônicas virtuais.

O que é uma linha telefônica virtual?

Um número de telefone virtual, ou discagem direta para dentro (DID), é um número de telefone que não está ligado a um dispositivo telefônico específico ou linha e permite ao usuário redirecionar e encaminhar chamadas de um número para outro número, endereço IP, ou dispositivo. As linhas telefônicas virtuais também podem ser referidas como números online.

Tradicionalmente, os números de telefone foram projetados para funcionar através de uma única linha telefônica que estava fisicamente conectada da companhia telefônica à sua casa ou empresa, e quaisquer chamadas feitas para esse número só poderiam ser enviadas para esse local físico específico. Os telefones celulares, embora mais móveis que os telefones fixos, ainda dependem de torres de celular para oferecer cobertura. Um número virtual dá a uma empresa maior controle e flexibilidade na forma como ela recebe chamadas, removendo essas limitações físicas.

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Como funcionam os números de telefone virtuais?

Números de telefone virtuais dependem da Internet em vez de uma companhia telefónica ou torre de telemóvel para fornecer cobertura, o que permite que os utilizadores sejam contactados por telefone ou computador. Também lhe permite mudar o dispositivo que utiliza em tempo real. Por exemplo, se você só quer estar disponível no seu celular em determinados horários, você pode encaminhar todas as chamadas recebidas durante o horário de trabalho para uma linha telefônica virtual.

Como obter um número de telefone virtual

Números de telefone virtuais podem ser adquiridos de várias maneiras. Se a sua empresa já tem um sistema VoIP (Voice over Internet Protocol), pode adicionar números virtuais ao seu pacote actual através do seu fornecedor VoIP. Isto geralmente custa de $5 a $10 por mês por número.

Se você quiser comprar um sistema de telefone virtual, você pode obter um pacote que inclui um número virtual e um certo número de extensões e minutos. Os minutos são incorridos, dependendo de quanto tempo você fala na “linha de negócios”. Os custos de um plano de sistema telefônico virtual começam em $10 a $12 por mês para um ou dois números virtuais com 300 a 500 minutos, indo até $25 a $50 para dois números virtuais com 2.000 a 3.000 minutos.

Se você ainda não tem um sistema de telefone virtual, você pode passar por um provedor que só vende números virtuais. Estes são alguns dos mais populares fornecedores de linhas telefónicas virtuais:

• Google Voice fornece aos utilizadores individuais um número de telefone virtual gratuito que pode ser usado para chamadas, mensagens de texto e voicemail. Possui um aplicativo fácil de usar para smartphones ou computadores, e você pode vincular o número virtual a um número de celular ou telefone fixo. Os planos de negócios começam em $10 por mês por usuário.
• MightyCall é um sistema de telefone virtual baseado em nuvem que oferece chamadas telefônicas, mensagens de texto e correio de voz, bem como o encaminhamento e gravação de chamadas inteligentes. Planos múltiplos de assinatura estão disponíveis, a partir de $19.99 por mês.
• Grasshopper suporta chamadas, textos e voicemail. Ele oferece três planos de serviço diferentes, a partir de $26 por mês, permitindo que você escolha o que funciona melhor para o seu negócio.
• 8×8 é um sistema de comunicações unificadas VoIP baseado em nuvem que possui um serviço altamente confiável, chamadas de três vias, correio de voz online, encaminhamento de chamadas e grupos de toque entre suas muitas características. Também se integra com programas de escritório como Salesforce e Slack. Os planos começam em $12 por mês por usuário.

Quais são os benefícios de um número de telefone virtual?

Sem estar ligado a uma localização física, você pode receber chamadas em qualquer lugar, a qualquer hora e no seu dispositivo preferido. Por exemplo, se alguém na sua empresa vai estar fora e precisa ser contactável por telefone mas não quer dar o seu número de telemóvel, você pode atribuir um número virtual ao seu telemóvel.

Números de telefone virtuais também são benéficos para empresas com múltiplas localizações de escritório. Ao invés de um telefone tocar em um escritório, as chamadas recebidas podem ser enviadas para telefones em cada escritório. Você pode fazer isso fazendo do destino da sua linha telefônica virtual uma fila de chamadas ou grupo de toques, que irá tocar os telefones de qualquer funcionário designado como parte da fila ou grupo, simultânea ou sequencialmente, dependendo de suas preferências.

Se o seu escritório está localizado numa área diferente da sua base de clientes, pode atribuir um código de área local à sua linha telefónica. Isto ajuda-o a estabelecer uma presença numa área chave e reduz os custos nas chamadas recebidas. Os clientes são mais propensos a ligar e atender chamadas de um número local do que de um número com um código de área que não reconhecem.

Você também pode rastrear as métricas chave do cliente através da sua linha telefônica virtual. Muitos sistemas permitem atribuir um número único a uma campanha específica, por exemplo, para que você saiba se alguém está ligando para essa campanha apenas com base no número. Estes dados podem ser úteis na avaliação da eficácia de uma campanha.

As linhas telefónicas virtuais podem poupar milhares de dólares ao seu negócio em custos telefónicos e de equipamento. Por serem 100% digitais, as linhas telefônicas virtuais não requerem hardware, equipamento, instalação ou manutenção.

Quando procurar um provedor de telefonia virtual, veja se a empresa que você está considerando oferece recursos de texto e correio de voz além do serviço telefônico. Planos mais caros e complexos normalmente oferecem recursos como chamadas de três vias, grupos de toque, identificação de chamadas, chamada em espera e encaminhamento, gravação de chamadas e transferências de chamadas. Você também deve verificar quão confiável o serviço é em termos de tempo de atividade e ver se o suporte ao cliente está incluído em seu plano.

Quais são os inconvenientes?

Os benefícios das linhas telefônicas virtuais superam amplamente os inconvenientes, mas há alguns inconvenientes potenciais. A principal preocupação é o seu efeito no equilíbrio trabalho-vida, disse Matt Schmidt, CEO da Diabetes365.

“O lado negativo, na minha opinião, é que você está acessível quase sempre que está acordado”, disse ele. “A maioria das pessoas são workaholics, para começar, e têm a capacidade de fazer outra ligação de sua casa ou de qualquer lugar que possa levar ao esgotamento”.

Outra desvantagem é a inconstante confiabilidade da chamada. Como um número de telefone virtual é puramente baseado na Internet, a qualidade da chamada só será tão forte quanto a sua ligação à Internet. Certifique-se de que você tem um sinal forte e confiável e que o seu provedor tem um bom programa de atendimento ao cliente.

Se você está em um plano que usa minutos, você deve estar consciente de como você está usando esses minutos, garantindo que você não os desperdiça em spam ou chamadas não comerciais. Caso contrário, corre o risco de aumentar os seus custos acima do seu orçamento.

Perguntas frequentes sobre o número de telefone virtual

Como posso obter um número de telefone virtual grátis?

Fornecedores de número de telefone virtual grátis estão disponíveis online, como o Google Voice para uso pessoal. Basta escolher o seu fornecedor preferido e abrir uma conta, escolher o código de área desejado e começar a usar o seu número de telefone virtual. Muitos provedores de telefones virtuais oferecem um número de telefone gratuito para indivíduos, mas têm opções pagas para empresas.

Pode um número de telefone tradicional tornar-se seu número de telefone virtual?

Sim, você pode converter seu número de telefone tradicional existente para um número virtual. Este processo é chamado “porting” e está disponível através da maioria dos provedores de números de telefone virtuais.

Em que países você pode obter um número de telefone virtual?

Você pode obter um número de telefone virtual na maioria das partes do mundo, embora os países específicos possam variar de acordo com o provedor. A maioria dos serviços dos provedores estão disponíveis em 50 ou mais países, com alguma disponibilidade em mais de 100 países.