O que deve incluir o seu kit de contratação (e porque deve oferecer um)?

É o primeiro dia no seu novo emprego. Ao passar pela porta de correr e em direção à recepção para avisá-los que você chegou, você não pode tirar o sorriso do rosto. Esta é exatamente a oportunidade de carreira que você estava esperando.

O seu novo gerente é a primeira pessoa a lhe dar as boas-vindas, e eles parecem entusiasmados em vê-lo. (Não subestime o poder de conhecer o seu manager no seu primeiro dia.) Mas depois é apresentado à equipa, mostrado à sua secretária e entregue o seu cartão de acesso. E a excitação que você estava sentindo se transforma em tédio e nervosismo. Você está torcendo os polegares e se perguntando porque você não se sente parte da equipe.

Questões correm pela sua cabeça. Vai precisar de fazer treino? Existe um kit de indução para novos funcionários que você ainda precisa receber? Aonde você irá almoçar? De repente você começa a se arrepender das três xícaras de café que tomou antes e pensa, onde fica o banheiro? Você está muito envergonhado para perguntar.

Uma falta de orientação e direção nos primeiros dias de um novo emprego pode ser frustrante e desanimador. Não é exatamente o melhor começo para o que deveria ser uma relação longa e próspera. É por isso que onboarding novos funcionários de uma forma divertida e informativa, começando com um novo pacote de contratação, é tão importante.

Por que o seu kit de onboarding para novos funcionários importa

De acordo com o relatório SHRM Human Capital Benchmarking Report, as empresas gastam uma média de 4.129 dólares em cada nova contratação, e levam 42 dias para encontrar o ajuste certo. Isto significa que cada vez que um funcionário sai, é um custo bastante grande substituí-los.

Então, como você garante que os funcionários permaneçam leais desde o início? Você cria um kit de onboarding para novos funcionários que os faz sentir confortáveis em seu ambiente de trabalho, positivos sobre a empresa, parte da equipe e confiantes de que eles podem realizar seu trabalho a partir do Dia 1.

Desmarcar seu processo de onboarding com um novo pacote de funcionários também não ajuda apenas nas novas contratações. A empresa também se beneficia de funcionários que se tornam jogadores produtivos da equipe mais rapidamente. E quem não iria querer isso? A questão é, o que o conteúdo de um kit de onboarding deve incluir?

Uma lista completa do essencial do kit de onboarding

O moderno kit de onboarding é muito mais do que um monte de formulários e políticas. Hoje, kits de onboarding para novos funcionários são práticos, motivadores e divertidos. Claro, eles ainda incluem informações importantes sobre o trabalho e o escritório. Mas eles também incluem conteúdos para ajudar as novas contratações a entender a cultura da empresa, valores e visão estratégica.

Então, antes de chegarem ao trabalho, envie um e-mail de boas vindas aos novos funcionários para explicar o código de vestimenta da empresa, arranjos de estacionamento, instruções, horário de início e quem eles devem pedir na recepção. Em seguida, quando chegarem, monte-os com um kit de bordo que inclua alguns ou todos os seguintes conteúdos.

Documentos práticos sobre o local de trabalho físico

Existem alguns fatos básicos sobre o local de trabalho que os novos funcionários vão querer saber. Por exemplo, um mapa do escritório ajuda as novas contratações a encontrar os banheiros, refeitório, saídas de segurança e membros-chave da equipe sem ter que sentir que estão incomodando os colegas com muitas perguntas.

Aqui estão alguns dos factos essenciais do escritório a incluir no seu kit de bordo:

• Mapa do escritório
• Tempos de abertura e fecho do escritório
• Opções de estacionamento

Contratos e papelada

Todos os novos trabalhos têm um pouco de papelada envolvida. É difícil de evitar, mas é fácil de simplificar. Usando uma ferramenta online como BambooHR pode tornar o processo de preenchimento de formulários e assinatura de contratos rápido e conveniente. É claro que isso também economiza algumas árvores!

Certifique-se de incluir estes documentos essenciais no seu kit de bordo para novos funcionários:

• Cópia do contrato de trabalho
• Termos e condições de emprego
• Acordos de confidencialidade
• Contactos de emergência

Políticas e directrizes

Embora isto possa não parecer o conteúdo ‘divertido’ que estava à espera, os novos funcionários precisam de estar familiarizados com as políticas e directrizes da empresa. Se eles não conhecem as regras, também não saberão quando as quebrarem.

A maior parte das seguintes informações podem ser combinadas em um manual do funcionário, completo com uma página de conteúdo que torna a informação relevante fácil de encontrar. O seu manual do funcionário deve incluir:

• Regras de escritório sobre código de vestuário, horário de trabalho, uso de telemóveis e recursos da empresa, Tabagismo e conduta
• Políticas de recursos humanos
• Padrão de desempenho e expectativas
• Expectativas de treinamento e desenvolvimento – não se esqueça de introduzi-las no Learning Management System (LMS) da empresa ou na biblioteca de recursos online se você tiver estes

Abrir suas novas contratações com o TalentLMS
O LMS embarcado que é fácil de configurar, fácil de usar e fácil de personalizar.

Estrutura de gestão e informação da equipa

Antes de os novos funcionários se sentirem parte da equipa, precisam de compreender onde se encaixam na gestão e na estrutura da equipa. Eles também precisam saber quando, onde e como eles podem se comunicar com os membros de sua equipe.

Então, certifique-se de incluir esta informação no seu kit de bordo para novos funcionários:

• Um diretório de perfis de funcionários incluindo nomes, detalhes de contato e nomes de usuários em aplicações de mensagens da empresa como Slack ou IM
• Um organograma
• Informação do mentor (se um mentor ou amigo for designado para novos funcionários)
• Locais preferidos pelos funcionários, como cafés, restaurantes e ginásios

Recursos e ferramentas

Almost every job requires a few key tools and resources. Assegure-se de que as suas novas contratações estão preparadas com tudo o que precisam para serem produtivas a partir do Dia 1. Isto pode incluir qualquer um dos seguintes:

• Configuração do computador, incluindo desktop, laptop, etc.
• Estacionário, como canetas e notebooks
• Software relacionado ao trabalho; por exemplo, MS Project para um novo gerente de projeto
• O software de treinamento online onboarding da empresa que inclui manuais, vídeos e gráficos para ajudar as novas contratações a se familiarizarem com a empresa e o trabalho

Logins e acesso

Não há nada mais frustrante do que querer trabalhar, mas não poder fazê-lo por causa de problemas de acesso. Ajudar os novos funcionários a começar a trabalhar, dando-lhes todas as informações necessárias para começar a trabalhar e aprender.

Isso inclui:

• Informações de login WiFi
• URLs, nomes de usuário e senhas para o e-mail da empresa, LMS, aplicativos de acompanhamento de projetos, etc.
• Itens de acesso ao escritório, como cartões de acesso ou IDs, chaves e cartões de estacionamento

Cultura da empresa essentials

Próximo, vamos ao conteúdo inspirador do seu kit de bordo para novos funcionários. O seguinte conteúdo irá pintar uma imagem do propósito da empresa:

• Documentos estratégicos explicando a visão, missão e objetivos da empresa
• Uma descrição e exemplos da cultura e valores da empresa, como a última newsletter da empresa ou vídeos dos funcionários atuais descrevendo o que eles gostam em trabalhar na empresa
• Orientações comportamentais, como a visão da empresa sobre horários de trabalho flexíveis
• Links para o site da empresa, páginas de mídia social e blog
• A proposta de valor dos funcionários da empresa

Itens de boas-vindas personalizadas

Finalmente, seja criativo com seu kit de bordo, incluindo conteúdos personalizados que fazem com que os novos funcionários se sintam parte da equipe. Não há uma lista certa do que você deve incluir. Portanto, escolha qualquer um dos conteúdos abaixo que funcionariam bem para a sua empresa:

• Uma carta de boas vindas do funcionário – Para um toque mais pessoal, tenha esta carta manuscrita e assinada pelo novo gerente, equipe ou pelo CEO
• Um pequeno questionário sobre seus hobbies, interesses e os valores da empresa com os quais eles mais se relacionam. Isto mostra novas contratações que você está interessado em saber mais sobre elas
• Uma agenda para o primeiro dia e semana do novo emprego, incluindo treinamento de bordo
• Fornecimento, como uma caneca de café, camiseta, etc. (porque todos gostam de presentes!)
• Um pacote de seus próprios cartões de visita faz com que as novas contratações se sintam parte da equipe do Dia 1
• Um livro relevante para a indústria ou motivacional para inspirar novos funcionários, ou um conjunto de ferramentas digitais no seu LMS onboarding que inclui artigos inspiradores, vídeos e manuais

Over para você

Esperamos que estas idéias o inspirem a criar o seu próprio kit de boas-vindas de contratação. Mas lembre-se, o melhor kit de bordo para novos funcionários é diferente para cada empresa. Portanto, não tenha medo de experimentar suas próprias idéias de kit de boas-vindas, e apresente sua empresa de uma maneira única.

Por exemplo, Ogilvy & A caixa de indução da Mather é inspirada nos oito hábitos de David Ogilvy de pessoas eficazes. A empresa diz: “Estes hábitos formaram a ideologia O&M foi construída em todos aqueles anos atrás e com um item representando cada hábito, a caixa de indução torna estes hábitos mais tangíveis e lúdicos para novos funcionários”.

Então, e quanto ao processo de integração da sua empresa? Adoraríamos ouvir o que torna o seu novo kit de bordo eficaz.