Porque é que os seus profissionais de Recursos Humanos precisam de análises de RH

Não é segredo que as pessoas são o activo mais valioso (e caro) de todas as empresas.

Dos seus salários e benefícios, ao espaço de escritório em que se sentam e à tecnologia que utilizam. Para proteger este investimento massivo, os profissionais de recursos humanos recorrem à análise de RH para descobrir o que se passa na sua força de trabalho e qual a melhor forma de implementar recursos.

O que é análise de RH?

Análise de RH são os dados que as equipas de RH recolhem e analisam para compreender a força de trabalho da sua empresa. Inclui tudo desde headcount, remuneração, cargo e função, local de trabalho (por exemplo, no escritório ou remoto), contratação, onboarding, rotatividade, envolvimento dos funcionários, diversidade e inclusão, aprendizagem e desenvolvimento, e mais.

Estas análises são recolhidas a partir de múltiplas fontes, incluindo inquéritos aos funcionários, sistemas de acompanhamento de candidatos (ATS), sistemas de informação de RH (HRIS), gestão do capital humano (HCM), e sistemas de gestão de recursos humanos (HRMS).

Como um comerciante usaria dados para moldar uma campanha publicitária ou uma empresa usaria a análise para determinar onde abrir um novo escritório, as equipes de RH usam a análise de RH para:

• Compreender sua força de trabalho
• Eficientemente implementar recursos
• Planejar para o futuro

É especialmente crítico para grandes empresas com milhares de funcionários e múltiplas localidades. A análise de RH pode ajudar as equipes de RH a monitorar o desempenho e o engajamento dos funcionários para reduzir a rotatividade e construir uma força de trabalho mais produtiva.

As empresas são construídas com base na força e inovação de sua força de trabalho. Sem a análise de RH, os profissionais de recursos humanos correm o risco de perder tendências importantes, como maus gestores ou falta de desenvolvimento profissional. Empregados infelizes ou não cumpridos custarão caro a qualquer empresa em termos de perda de produtividade e dinheiro.

Que tipo de questões a análise de recursos humanos pode responder?

Como podemos acelerar o nosso processo de contratação? Quando é o momento certo para promover alguém? Como podemos garantir que a nossa força de trabalho seja diversificada e inclusiva? Estas são apenas algumas das muitas perguntas que a análise de RH foi projetada para responder. Desde o envio de uma candidatura até à reforma, a análise de RH oferece insights sobre toda a jornada de trabalho de um funcionário.

Recrutamento

Profissionais de recursos humanos trabalham arduamente para contratar as melhores pessoas para a posição certa no menor espaço de tempo possível. Para fazer isto eficientemente, os recrutadores frequentemente usam a análise de RH não só para encontrar talentos, mas também para avaliar o processo de recrutamento e a qualidade dos candidatos.

Como a análise de RH pode ajudar?

Recrutadores e gerentes de contratação usam a análise de RH para todo o processo de recrutamento. Por exemplo, ao escreverem ofertas de emprego, eles podem usar dados técnicos e de habilidades de RH para escrever melhores ofertas de emprego que atraiam as pessoas certas. Sem a análise de RH, é difícil saber qual o título, descrição, habilidades e experiência necessária para incluir em uma publicação de emprego.

análise de RH também pode ajudar os recrutadores e gerentes de contratação a descobrir onde eles devem estar recrutando para um determinado emprego. Por exemplo, se você quisesse contratar desenvolvedores web pelo melhor preço, você poderia usar dados de uma ferramenta técnica de RH para construir uma estratégia de recrutamento. Isso poderia incluir remuneração, oferta, demanda, concorrência, taxas de rotatividade, diversidade e muito mais – tudo para qualquer região.

Se sua organização recruta estagiários ou funcionários de nível básico, você provavelmente terá um plano de recrutamento universitário, também. A análise de RH pode ajudar os recrutadores a reduzir a lista de universidades a visitar ou com as quais estabelecer parcerias, de modo que eles só gastem tempo e dinheiro recrutando nas escolas mais produtivas.

A análise de RH também ajuda as equipes de RH a determinar onde colocar seus empregos em aberto. Que conselhos de emprego eles devem usar? Onde devem gastar seu dinheiro para conseguir suas postagens na frente das pessoas certas? O acompanhamento do desempenho de postagens de empregos anteriores pode informar as futuras.

Finalmente, após a contratação de funcionários, os recrutadores e gerentes de contratação podem usar a análise de RH para avaliar a qualidade dessas contratações. Por exemplo, se houve alguma “demissão rápida” também conhecida como empregados que saíram nos primeiros seis ou 12 meses.

Time-to-hire

Tal como o nome sugere, o time-to-hire é uma métrica que as equipes de RH usam para medir o tempo que leva para conseguir alguém em uma função. Este processo inclui a aprovação da descrição da função, a publicação da função, a triagem dos candidatos, entrevistas, fazer uma oferta, verificações de antecedentes e, finalmente, assinar a papelada final.

Como a análise de RH pode ajudar?

As empresas perdem dinheiro e produtividade todos os dias que um trabalho fica por preencher. É por isso que é tão crítico que as equipas de RH mantenham o tempo de contratação o mínimo possível. A análise de RH pode acompanhar todo o fluxo de trabalho de tempo a contratar, observando o tempo que cada etapa do processo levou. Usando esses dados, as equipes de RH podem identificar atrasos (como desafios com agendamento de entrevistas com gerentes de contratação ocupados) e desenvolver uma solução.

Por exemplo, algumas empresas configuram e-mails automatizados para manter os candidatos engajados durante o processo. A análise de RH pode ajudar a informar o momento em que esses e-mails devem ser enviados. Quanto tempo após uma entrevista de triagem o candidato deve receber um e-mail de acompanhamento?

O processo de contratação pode deixar os novos funcionários com um mau gosto na boca ou pode criar candidatos felizes que estão animados para trabalhar para você. A análise de RH ajuda a manter o processo tranquilo e informado.

O funcionário a bordo

As novas contratações se instalam na sua empresa, eles precisarão se instalar com tecnologia e equipamentos, completar treinamentos, preencher papéis, conhecer seus colegas e se atualizar em suas funções. Como todos sabemos, este processo pode levar algum tempo. Na verdade, alguns profissionais de RH dizem que o embarque deve demorar pelo menos três meses. Com tanto tempo (e dinheiro) investido, faz sentido usar a análise de RH para garantir que é um processo eficaz.

Como a análise de RH pode ajudar?

Existem muitas formas de a análise de RH pode ajudar no onboarding, incluindo dashboards para ajudar os gestores a acompanhar o progresso de uma nova contratação. Mas uma cada vez mais popular é a análise de rede organizacional (ONA). A Deloitte define isso como “uma forma estruturada de visualizar como as comunicações, informações e decisões fluem através de uma organização”

Todos nós temos as nossas pessoas em cada departamento, aqueles que sabemos que terão as respostas. ONA ajuda as equipes de RH a rastrear essas interações. Eles têm uma idéia de como os funcionários interagem uns com os outros e quem são essas pessoas em cada departamento e em todos os níveis de gestão. Dessa forma, o RH sabe com quem ligar os novos funcionários para agilizar o seu processo de integração e aprendizagem.

Se você está se perguntando como as equipes de RH acompanham uma coisa tão nebulosa, há duas maneiras. Uma (a forma não-repugnante) geralmente envolve uma pesquisa de análise da rede. Os funcionários respondem perguntas sobre com quem falam mais frequentemente, quem conheceram na equipe, quem são suas pessoas, etc. Depois, o RH cria um mapa da rede com base nessas pesquisas.

A segunda (forma significativamente mais assustadora) envolve equipes de RH rastreando calendários de funcionários para ver com quem eles estão se encontrando e com que freqüência. Apenas mais um lembrete de que nada é realmente privado.

Retenção e padrões de rotatividade

Posto que o pessoal é a maior despesa da maioria das empresas, é importante rastrear quanto tempo os funcionários permanecem na sua empresa. E se eles partem, porquê? A análise de RH pode ajudar as equipes de RH a responder essas perguntas e criar estratégias para melhorar a retenção e diminuir a rotatividade.

Como a análise de RH pode ajudar?

Com as ferramentas do SIHR, as equipes de RH podem rastrear o movimento de cada funcionário em sua organização. Quando são contratados, se são promovidos ou se mudam para um departamento diferente, quanto tempo estiveram na sua função, qual foi a sua classificação de desempenho e quando deixam a empresa. Usando a análise de RH (em conjunto com entrevistas de saída), as equipes de RH podem avaliar todos esses padrões para identificar os motoristas da rotatividade.

Por exemplo, se os funcionários deixam uma equipe de forma consistente, isso pode indicar um gerente ruim ou uma carga de trabalho despropositada. Se as pessoas saem consistentemente após um ou dois anos, a equipe de RH pode precisar olhar para o ajuste das taxas de remuneração, ambiente de trabalho, desenvolvimento profissional e oportunidades de promoção.

A rotatividade é cara. Não só por causa da perda de produtividade, mas também pela perda de conhecimento institucional. A análise de RH pode ajudar as equipes de RH a identificar problemas e intervir adequadamente.

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Desempenho e capacitação necessários

Desenvolvimento profissional é uma das melhores formas de construir e reter grandes funcionários. Empregados que não sentem que estão a subir ou a progredir em direcção aos seus objectivos de carreira acabarão por sair. Mas que tipo de desenvolvimento profissional as empresas devem oferecer? E a quem? E quando?

Como a análise de RH pode ajudar?

A maioria das empresas tem algum tipo de sistema de análise de desempenho, seja anual, bianual ou trimestral. As equipes de RH podem usar essas revisões para rastrear quais funcionários estão tendo um bom desempenho. E se eles não estão tendo um bom desempenho, as equipes de RH podem tentar descobrir porque.

As revisões de desempenho também são uma chance para a empresa aprender sobre os objetivos de seus funcionários. Como a empresa pode ajudá-los a se destacarem em seu papel e carreira? Será que eles precisam de mais habilidades e desenvolvimento profissional? Muitas empresas utilizam sistemas de gestão de talentos (muitas vezes módulos incorporados em um HRIS ou em uma solução LMS ou HCM separada) para abrigar recursos de aprendizagem e desenvolvimento.

Algumas organizações irão construir seu próprio conteúdo de aprendizagem e cursos internos. Outras ligam-se a cursos online abertos como Coursera, Udemy e edX ou fazem parcerias com fornecedores de educação, faculdades e universidades, bootcamps, etc.

Empresas que analisam as competências actuais da sua força de trabalho e fornecem recursos para os funcionários desenvolverem mais competências terão melhores taxas de retenção. Além disso, este tipo de desenvolvimento e análise também ajuda no planejamento da sucessão. Quem pode estar pronto para a gestão? Quando um funcionário de longa data se aposenta, quem pode tomar o seu lugar? A análise de RH ajuda as equipes de RH a planejar estas grandes mudanças.

Diversidade e inclusão

Não é apenas construir uma equipe diversificada a coisa certa a fazer, mas também é a coisa lucrativa a fazer. De acordo com um relatório McKinsey de 2018:

“As empresas no primeiro quartil para a diversidade de gênero nas equipes executivas tinham 21% mais probabilidade de superar a rentabilidade e 27% mais probabilidade de ter uma criação de valor superior”. E “as empresas do escalão superior para a diversidade étnica/cultural nas equipas executivas tinham 33% mais probabilidades de ter uma rentabilidade líder na indústria”

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A maioria das empresas tem iniciativas de diversidade e inclusão (D&I) para aumentar a diversidade na sua força de trabalho, particularmente com raça e género. A análise de RH desempenha um papel fundamental em D&I, permitindo que as equipes de RH estabeleçam metas e acompanhem o progresso.

Como a análise de RH pode ajudar?

As equipes de RH usam a análise de RH para acompanhar os dados de diversidade, para que saibam quantas mulheres e minorias se candidatam a empregos em suas empresas, sejam entrevistadas e contratadas. E uma vez contratadas, quantas mudam para a gerência ou liderança executiva? Quanto lhes é pago? Com que frequência são promovidas ou recebem um aumento?

A preservação destes dados mantém as empresas responsáveis e ajuda as equipas de RH a tornar todos os processos, avaliações e sistemas tão inclusivos quanto possível, quer se trate de lidar com preconceitos implícitos no processo de contratação ou de eliminar qualquer desigualdade salarial.

A maioria das empresas começa por estabelecer objectivos de diversidade baseados na demografia da região em que estão a recrutar. Utilizando seus dados de diversidade, as equipes de RH também podem sinalizar códigos de empregos que são tipicamente sub-representados por minorias. Em seguida, eles tomarão medidas para diversificar o grupo de candidatos, colocando empregos em conselhos de empregos voltados para minorias, como a National Black MBA Association ou Women Who Code.

Compreendendo o processo analítico de RH

Agora falamos sobre as diferentes formas como as equipes de RH podem usar a análise de RH, vamos caminhar através de cada etapa do processo de coleta e análise de dados.

Coletando dados

A maior parte dos dados analíticos de RH é coletada através de três camadas de sistemas de RH. Aqui está uma decomposição:

• Sistema de informação de recursos humanos (SIHR). O SIHR coleta e armazena dados sobre os funcionários de uma empresa, incluindo nome, idade, endereço, salário, benefícios, presença, avaliações de desempenho, entre outros. Normalmente também abriga o sistema de acompanhamento de candidatos (ATS), que é construído para agilizar o processo de contratação de uma empresa. Um ATS aloja todos os dados dos candidatos, incluindo suas candidaturas, currículos, cartas de apresentação, notas de entrevista e feedback dos membros da equipe.
• Gestão do capital humano (HCM). Uma solução de HCM incluirá tudo no HRIS, além de onboarding, desempenho, controle/treinamento de posição, dados de sucessão, planejamento de salários/bônus, sistemas de recompensas, etc. O HCM também inclui normalmente o sistema de gestão de talentos, que recolhe dados relativos às competências dos colaboradores, objectivos, desenvolvimento profissional, etc.
• Sistema de Gestão de Recursos Humanos (HRMS). O HRMS aloja tudo no HRIS e HCM, mais folha de pagamento e acompanhamento de tempo e mão-de-obra.

Medição e análise de dados

Equipas de RH frequentemente utilizam um processo de gestão de dados ETL (extrair, transformar, carregar) para extrair os dados dos sistemas de RH e colocá-los numa ferramenta de visualização de dados. Dessa forma, é mais fácil de analisar.

Algumas empresas maiores têm analistas de dados especificamente dedicados a encontrar os insights nos números. Enquanto as empresas menores podem ter uma ou duas pessoas gerenciando os sistemas de RH e fazendo a análise de dados e relatórios. Quanto mais empregados e sistemas você tiver, mais especialistas de RH você precisará.

Que métricas chave de RH são monitoradas?

As métricas-chave de RH e as estratégias de relatórios variarão entre empresas, dependendo do seu tamanho, objectivos e equipa de RH. Aqui estão algumas métricas gerais que são rastreáveis através da análise de RH.

Recrutamento e onboarding

• Contagem de pessoal: Este é o número total de funcionários na sua organização. O número de funcionários também pode ser discriminado por departamento, equipe, funções e muito mais, dependendo do relatório em que sua equipe estiver trabalhando.
• Demografia: Estas são as características da sua força de trabalho, incluindo idade, sexo, etnia, nível educacional, tempo de serviço, estado civil, e mais.
• Time-to-to-hire: Time-to-to-hire é o tempo médio que leva para contratar um novo empregado, desde o lançamento do trabalho até ao candidato que aceita a sua oferta.
• Time-to-productivity: O tempo para a produtividade mede a velocidade do processo de contratação, acompanhando o tempo que normalmente leva para que um novo empregado se atualize e comece a trabalhar em sua capacidade total.
• Demissões rápidas/nova rotatividade de contratação: “Quick quits” acompanha o número de novas contratações que deixam a empresa dentro de um determinado período de tempo, geralmente de seis meses a um ano.

Performance

• Performance dos funcionários: As equipes de RH podem acompanhar o desempenho dos funcionários de várias maneiras, incluindo auto-avaliações, avaliações de gestores e revisões pelos pares. Algumas empresas também utilizam software de monitoramento de funcionários e/ou sistemas de gerenciamento de projetos.
• Receita por funcionário: A receita por empregado é calculada dividindo a receita total da sua empresa pelo número total de empregados. Esta é uma ótima maneira de medir aproximadamente quanto de receita cada funcionário gera.
• Rastreamento de metas: Os colaboradores podem ligar os seus objectivos ao módulo de gestão de talentos num SIHR. As equipas de RH podem então comparar estes objectivos com os objectivos gerais da empresa, acompanhar o progresso de um colaborador com os seus objectivos e encontrar formas de apoiar os objectivos dos colaboradores (por exemplo, desenvolvimento profissional).
• Rastreio de tempo (taxas de ausência/ horas extraordinárias): O acompanhamento do tempo mede não só quantas horas regulares um empregado trabalha por período de tempo, mas também a freqüência com que ele perde o trabalho (absenteísmo) e quantas horas extras ele trabalha.

Operações

• Satisfação e engajamento do empregado: Isto mede a probabilidade dos seus empregados recomendarem a sua empresa como um bom local para trabalhar. Isto geralmente é medido de duas maneiras: Resultados de Promotores da Rede de Colaboradores (eNPS) ou pesquisas de satisfação dos colaboradores.
• Mobilidade dos colaboradores: A mobilidade dos funcionários acompanha como e quando os funcionários se movimentam por toda a organização. Isto ajuda as empresas a ver de e para que partes da empresa os funcionários estão se movendo, quanto tempo eles estavam em suas funções antes de se mudarem, e se eles se moveram para cima, lateralmente, ou para baixo.
• Taxa de Retenção: A taxa de retenção mede o quão bem uma organização se agarra aos seus empregados. Geralmente é medida dividindo o número de funcionários que permaneceram na organização durante um determinado período de tempo dividido pelo número total de funcionários.
• Taxa de rotatividade: A taxa de rotatividade é o oposto de retenção. É calculada dividindo o número de funcionários que deixam a sua organização a cada ano pelo número médio de funcionários. Em seguida, multiplique por 100.
• Formação e desenvolvimento: Isto mede o custo global, tempo e eficácia da formação e desenvolvimento dos colaboradores da sua organização. Você pode medir os custos de treinamento por funcionário, taxas de conclusão e tempo até a conclusão, e administrar testes para medir a eficácia.

Conclusão

Análises de RH ajudam as equipes de RH a estabelecer metas, medir o sucesso e otimizar processos para que a empresa possa se concentrar na geração de receita. Quando utilizada de forma responsável e eficaz, a análise de RH fornece os conhecimentos de que as empresas necessitam para enfrentar desafios difíceis, como a falta de diversidade ou uma elevada taxa de rotatividade. Os dados retiram as conjecturas dos RH, permitindo que as equipas de RH se tornem especialistas na matéria de que a Suíte C confia.