No processo de folha de pagamento da sua empresa, você pode ocasionalmente ter um empregado que quer reclamar isenção de retenção. Ter os factos irá ajudá-lo a lidar com este processo.
O processo de retenção na fonte
A retenção na fonte é um termo geral para os montantes retirados do pagamento do imposto de renda federal e estadual pelo empregado e para os impostos FICA (Segurança Social e Medicare). Alguns empregados podem não ser obrigados a ter o imposto de renda federal retirado de seu salário se sua renda estiver abaixo de um determinado nível.
O IRS permite que os empregados reivindiquem a isenção da retenção na fonte do imposto de renda em um ano específico, se ambas as situações se aplicarem:
- No ano anterior, eles tinham direito à restituição de todo o imposto de renda retido na fonte por não terem obrigações fiscais
- Para o ano corrente, eles esperam a restituição de todo o imposto de renda retido na fonte por não terem obrigações fiscais
Alguns tipos de empregados podem ser isentos: estudantes, trabalhadores em tempo parcial, aqueles com mais de 65 anos e empregados cegos.
A qualquer isenção de retenção aplica-se apenas ao imposto de renda federal, não aos impostos estaduais ou FICA (Previdência Social/Medicare).
Requerimento de isenção de retenção a partir de 1º de janeiro de 2020
Um novo formulário W-4 está agora em vigor, a partir de 1º de janeiro de 2020, para todas as novas contratações e empregados que queiram alterar seus formulários W-4. Se um empregado quiser pedir isenção, deve escrever “Isento” no formulário W-4 no espaço abaixo do Passo 4(c) e completar os Passos 1 e 5.
Um empregado que queira uma isenção por um ano deve dar-lhe o novo W-4 até 15 de Fevereiro desse ano. Se um empregado que está actualmente a receber uma isenção de impostos espera ficar a dever impostos para o ano seguinte, deve alterar o seu W-4 até 10 de Dezembro do ano corrente.
Como saber se um empregado está isento de retenção na fonte
Só pode alterar a retenção na fonte com base na documentação que o empregado lhe der. Até o funcionário lhe fornecer o formulário ou formulários corretos, você deve continuar a reter o imposto de renda federal, estadual e local com base nos formulários mais recentes preenchidos pelo funcionário. Você não pode aceitar a palavra do empregado sobre a reivindicação de isenção.
Se o empregado está reivindicando uma isenção, aqui está como o formulário W-4 deve ficar:
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- Linha 5 – Número total de isenções – ficará em branco
- Linha 6 – Valor adicional a ser retido – ficará em branco
- Linha 7 – A reivindicação de isenção – mostrará a palavra “Isento”
Você (o empregador) pode precisar enviar o W-4 para a Receita Federal para sua revisão da reivindicação. Você não precisa enviar o formulário a menos que a Receita Federal lhe envie especificamente uma carta exigindo que você faça isso.
Mais Sobre Isenções na Retenção de Impostos
Um pedido de isenção de retenção não isenta o empregado de pagar sua parte dos impostos do FICA, incluindo o imposto adicional do Medicare. Todos os impostos do FICA devem ser pagos tanto pelo empregador como pelo empregado. O empregado que retém para a Segurança Social pára no máximo da Segurança Social, mas a sua contribuição à Segurança Social como empregador continua para todos os pagamentos.
Se você acha que a isenção de retenção na fonte do W-4 de um empregado está incorreta, você não pode mudá-la, mas você pode avisar o empregado que a isenção pode ser questionada pelo IRS. Não importa o que o empregado alega, você deve usar apenas o formulário W-4 assinado para reter o pagamento do empregado.
A reivindicação de isenção do imposto de renda federal não tem nada a ver com o imposto de renda estadual do empregado e com a retenção de imposto local. O empregado terá que verificar com os órgãos fiscais estaduais e locais para saber como funciona essa isenção nessas jurisdições. Como mencionado acima, até que o empregado lhe forneça os documentos assinados para a solicitação de isenção de impostos estaduais ou locais, você deve continuar a reter esses impostos.
Se o empregado quiser pedir isenção de retenção mas já tiver tido a retenção do seu salário durante o ano, não poderá restituir-lhes este dinheiro. No momento do imposto, você notificará o empregado sobre a retenção na fonte em seu formulário W-2 para o ano. O empregado pode então reclamar o montante retido.
Por exemplo, Carlton vem até você em fevereiro e diz que quer reclamar a isenção da retenção para este ano. Ele completa um novo formulário W-4 solicitando isenção, mas você já reteve $276 em impostos federais de renda do seu salário em janeiro. Ele terá que esperar para apresentar sua declaração de impostos e reclamar os $276,
Não assuma que um estudante, trabalhador a tempo parcial ou trabalhador sazonal vai ser isento da retenção. Todos os empregados devem preencher um formulário W-4 no momento da contratação, e este formulário é o que o empregado deve usar para solicitar uma isenção.
O seu advogado irá dizer-lhe para não ajudar os empregados a preencher formulários. Mas se um empregado pedir, você pode dar-lhes informações para ajudá-los a tomar a decisão por conta própria. A Publicação 505 do IRS tem um fluxograma (Página 8) que pode ajudar o funcionário a ver se ele pode pedir isenção de retenção.
Se Receber uma Carta de Isenção do IRS
Não tem de entregar os formulários W-4 ao IRS, mas podem rever o pedido de isenção de um funcionário e podem pedir-lhe que apresente o formulário W-4 de um funcionário. Em alguns casos, se o IRS achar que o pedido de isenção não é válido, pode enviar uma “carta de bloqueio” à sua empresa, juntamente com uma cópia para o funcionário. Uma carta de “lock-in” bloqueia a retenção do funcionário com base na revisão do IRS.
Esta carta especifica o número máximo de retenções permitidas para o empregado. Uma vez recebida esta carta de retenção, você deve começar a utilizar esta informação para reter o imposto de renda federal da remuneração do empregado, a partir da data estabelecida pelo IRS. O usuário não pode modificar o montante da retenção até receber permissão da Receita Federal; não pode aceitar um novo W-4 do empregado para modificar o montante da retenção.
Receberá também uma cópia desta carta para o funcionário, explicando como dar ao IRS informação adicional. Você pode incentivar o funcionário a entrar em contato com o IRS para solicitar uma alteração na retenção.
Se você não alterar a retenção do funcionário com base na retenção na carta de retenção, sua empresa é responsável pelo pagamento do valor adicional de imposto que deveria ter sido retido.